Delegacja - jak rozliczyć wyjazd służbowy
Zasady dotyczące rozliczania delegacji zagranicznych i krajowych nie uległy zmianie w 2025 roku. Ustawodawca nie wprowadził ani nowych stawek, ani też nowych definicji. Jak prawidłowo rozliczyć wyjazd służbowy w 2025 roku?
Dieta krajowa – kiedy i w jakiej wysokości przysługuje?
Od 1 stycznia 2023 roku obowiązuje nowa kwota diety za dobę w krajowej podróży służby, która wynosi 45 zł. Przy czym, jeśli podróż trwa:
- do 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- 8-12 godzin – przysługuje 50 proc. diety,
- powyżej 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeśli delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdy kolejny dzień przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za rozpoczętą, niepełną dobę – do 8 godzin – przysługuje 50 proc. diety.
Dieta ulega pomniejszeniu, jeśli pracownikowi przysługuje wyżywienie:
- śniadanie – obniża dietę o 25 proc.,
- obiad – obniża dietę o 50 proc.,
- kolacja – obniża dietę o 25 proc.
Jeśli pracownik ma zapewnione pełne wyżywienie, ni przysługuje mu dieta.
W delegacji krajowej pracownik może też otrzymać zwrot za nocleg, jednak w kwocie nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 900 zł. W sytuacji, gdy nie przedstawi on stosownego rachunku, otrzyma ryczałt za nocleg w wysokości 150 proc. diety.
Pracownik będący w delegacji krajowej ma również prawo do ryczałtu za dojazdy w kwocie 20 proc. diety.
Więcej poradników znajdziesz na Bizblog.pl:
Dieta w zagranicznej podróży służbowej 2025
Stawka diety za zagraniczną podróż służbową zależy od kraju, do którego udaje się pracownik. Ostateczna kwota uzależniona jest od czasu trwania podróży i wynosi:
- 1/3 diety – jeśli podróż trwa krócej niż 8 godzin,
- 50 proc. diety – jeśli podróż trwa od 8 go 12 godzin,
- 100 proc. diety – jeśli podróż trwa powyżej 12 godzin.
Przykładowe stawki w 2025 roku dla poszczególnych krajów wynoszą:
- Austria – 57 EUR,
- Hiszpania – 50 EUR,
- Kanada – 71 CAD,
- Niemcy – 49 EUR,
- Turcja – 53 USD,
- Wielka Brytania – 45 GBP.
Kilometrówka 2025
Kilometrówka przysługuje pracownikom, którzy do celów służbowych używają pojazdów prywatnych. Stawki od 17 stycznia 2023 roku wynoszą:
- 0,89 zł/km – dla samochodów do 900 cm3 pojemności silnika,
- 1,15 zł/km – dla samochodów powyżej 900 cm3 pojemności silnika,
- 0,69 zł/km – dla motocykli,
- 0,42 zł/km – dla motorowerów.
Opodatkowanie podróży służbowych
W 2025 roku nie zmienia się sposób opodatkowania podróży służbowych. Diety i dodatki wypłacane pracownikom są zwolnione zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek ZUS, o ile mieszczą się w limicie ustawowym, odpowiednim dla jednostek budżetowych.
Pracodawca ma natomiast możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwot wynikających z odrębnych przepisów, a więc tych, które nie są opodatkowane ani nie podlegają składkom ZUS. Co ważne, do KUP można zaliczyć wyłącznie wydatki związane z podróżą służbową pracownika, a nie przedsiębiorcy, zleceniobiorcy czy osoby współpracującej.
Nowe podejście do podróży służbowych w 2025 roku
Choć w nowym roku nie wprowadzono zmian w rozliczaniu delegacji, można je dostrzec w podejściu firm i samych pracowników, zwłaszcza z pokolenia Z. Raport „The Value of Business Travel” przygotowany przez Travel Perk wykazuje, że aż 79 proc. pracowników z pokolenia Z czerpie satysfakcję z podróży służbowych. Blisko połowa pracodawców planuje zwiększyć budżet na podróże, zastępując nimi popularne dotychczas spotkania zdalne.
Nowe podejście odzwierciedla się również we wprowadzaniu dodatkowych benefitów dla pracowników odbywających podróże służbowe. Aby do nich zachęcić, firmy oferują wyższą dietę lub inne dodatki. Kwota diety, zwłaszcza krajowej, niedostosowana do realiów gospodarczych. Trzeba jednak pamiętać o ich opodatkowaniu i odprowadzeniu od nich składek ZUS. Przepisy umożliwiają zwiększenie diety poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów do regulaminu zakładowego, jednak zwolnione z opodatkowania i składek są tylko kwoty wynikające z Rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
