Fundusz reprezentacyjny. Te wydatki nie wejdą w koszty
Dla przedsiębiorców kreowanie marki własnej jest niezwykle istotne, ale jednocześnie pociąga za sobą duże koszty. Dlatego w wielu firmach wyodrębnia się specjalny fundusz zwany funduszem reprezentacyjnym. Sprawdź, czym jest i jak go ustanowić.
Fundusz reprezentacyjny – aspekty prawne i księgowe
W przepisach na próżno szukać definicji funduszu reprezentacyjnego. Niektórzy określają go jako budżet, który są w stanie przeznaczyć na reprezentację firmy. Inni wyodrębniają środki na specjalnym koncie bankowym i księgowym. Drugie podejście znacznie ułatwia zarządzanie pieniędzmi, jednak nie jest obligatoryjne. Nie ulega natomiast wątpliwości, że fundusz reprezentacyjny związany jest z kosztami reprezentacji. A te z mocy prawa nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Dlatego osobna ewidencja może pomóc zarówno przedsiębiorcom, jak i księgowym.
Jak zorganizować fundusz reprezentacyjny?
Przedsiębiorca może we własnym zakresie zadecydować, jaką formę przybierze fundusz reprezentacyjny w jego firmie. Co więcej, w ogóle nie ma obowiązku, by go tworzyć, jednak nie warto rezygnować z tego przywileju. Przede wszystkim należy zastanowić się, czy fundusz reprezentacyjny będzie miał formę odrębnego konta bankowego, a jeśli tak, to powinien mieć także osobne konto w księgach rachunkowych. Ważne, aby odpisów na fundusz reprezentacyjny nie zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Cała procedura wygląda podobnie, jak w przypadku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), ale w tej sytuacji istnieje możliwość zaliczenia odpisu do KUP.
Jak zarządzać funduszem reprezentacyjnym?
Kwestia tego, w jaki sposób będą wydatkowane środki z funduszu reprezentacyjnego, powinna zostać określona w budżecie. Zwykle dostęp do nich ma właściciel firmy, ewentualnie także uzyskują go wybrani pracownicy. Przy czym trzeba pamiętać, że pieniądze przekazywane pracownikom na cele służbowe nie stanowią ich przychodu ani nie podlegają składkom ZUS. Natomiast, jeśli zostaną wydatkowane na potrzeby własne, należy je opodatkować i ozusować.
Jeśli chodzi o rozliczenie podatkowe wydatków z funduszu, to jak już wiadomo, nie mogą one stanowić KUP. Od tej zasady istnieją co prawda pewne wyjątki, ale jeśli chcesz uznać tego rodzaju wydatek za koszt podatkowy, najlepiej uzyskać indywidualną interpretację podatkową. Przedsiębiorca może natomiast odliczyć VAT od niektórych zakupów. Wyłączone są jednak usługi gastronomiczne i noclegowe, które noszą znamiona reprezentacji.
Czy warto tworzyć w firmie fundusz reprezentacyjny?
Fundusz reprezentacyjny z jednej strony umożliwia uporządkowanie wydatków i zwiększa kontrolę nad nimi, z drugiej – samo zarządzanie nim może okazać się problematyczne. Na tym tle brakuje jednoznacznych regulacji ustawowych, przez co przedsiębiorca musi we własnym zakresie stworzyć regulamin i pilnować wszelkich procedur. Ponadto, jeśli wydatki finansowane są środkami z funduszu reprezentacyjnego, to niemal na pewno nie będą mogły zostać uznane za koszt podatkowy.
Jeśli fundusz nie podlega ścisłej kontroli, łatwo ulec pokusom i wydatkować środki na cele inne niż pierwotnie wyznaczono. Taka sytuacja może też doprowadzić do bałaganu zarówno w ujęciu księgowym, jak i finansowym. Dlatego konieczne jest regularne prowadzenie audytów, dzięki którym zostaną wykryte ewentualne nieprawidłowości. Jeśli fundusz rozliczany jest zgodnie z przyjętymi zasadami, to zwykle okazuje się doskonałym wsparciem dla przedsiębiorcy, dyrektora finansowanego i osób odpowiedzialnych za planowanie działań reprezentacyjnych.
