Fundusz reprezentacyjny. Poradnik dla przedsiębiorcy

Mianem funduszu reprezentacyjnego określa się odrębny rachunek bankowy, na którym firma gromadzi środki pieniężne przeznaczone na cele reprezentacyjne. Przepisy nie przewidują obowiązku prowadzenia osobnego konta bankowego, jednak przedsiębiorcy decydują się na takie rozwiązanie z kilku powodów. Rachunek ten pozwala z góry wyodrębnić środki, które firma przeznaczy w danym okresie na cele reprezentacyjne. Ponadto wyznaczone są osoby, które będą mogły korzystać z pieniędzy w określony sposób. Wydatki związane z reprezentacją co do zasady nie są kosztami uzyskania przychodu, dlatego z nie ma większego problemu z ich ewidencją księgową.

Choć w języku potocznym pojęcia „reprezentacja” i „reklama” używane są zamiennie, z podatkowego punktu widzenia są czymś zupełnie innym. Reprezentacja ma na celu:

Ponadto, jak czytamy w wyroku NSA z 25 stycznia 2012 roku (sygn. akt II FSK 1445/10), koszty reprezentacji to wszystkie wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia. Koszty reklamy związane są natomiast z promowaniem firmy, a ich ponoszenie ma na celu zwrócenie uwagi potencjalnych klientów. Ze względu na to, że mają one na celu pozyskanie źródła przychodu, przepisy nie zabraniają ujmowania ich w kosztach podatkowych. W praktyce rozróżnienie reklamy i reprezentacji może okazać się problematyczne, dlatego podatnicy coraz częściej wnioskują o indywidualną interpretację podatkową.

Koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, ale w większości przypadków można odliczyć od nich podatek VAT. Takie stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 6 marca 2012 r., nr IPTPB3/423-319/11-2/GG. Wyjątek stanowią usługi noclegowe niepodlegające refakturowaniu oraz usługi gastronomiczne, od których, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie przysługuje prawo odliczenia podatku VAT.

Więcej o podatku VAT czytaj na Bizblog.pl:

Fundusz reprezentacyjny najczęściej zakładany jest w dużych firmach, które prowadzą księgi rachunkowe. W tym celu należy prowadzić osobny rachunek bankowy, a także osobne konto księgowe. Odpisu na fundusz dokonujemy zwykle raz lub dwa razy w roku, jednak przepisy nie określają częstotliwość, zatem każdy przedsiębiorca może podjąć decyzję w tym zakresie samodzielnie. Ze względu na to, że koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, nie możemy do nich zaliczyć również odpisu na fundusz. Warto pamiętać, że fundusz reprezentacyjny nie jest tym samym, co Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, który funkcjonuje na podstawie odrębnych przepisów.

Środki pieniężne zgromadzone na rachunku funduszu reprezentacyjnego mogą być przekazane nie tylko członkom zarządu, ale i pracownikom. Jeśli przeznaczone są do wykonania powierzonych obowiązków służbowych (na przykład odbycie spotkania z klientem w ekskluzywnej restauracji), nie stanowią przychodu pracownika, nie podlegają też oskładkowaniu. W sytuacji, gdy środki te zostaną przekazane na cele prywatne, zachodzi konieczność odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy i składek ZUS. Wydatkom ponoszonym z funduszu reprezentacyjnego przyglądamy się więc nie tylko pod kątem kosztów, ale również ewentualnych przychodów i składek ubezpieczeniowych.