KSeF tuż. Czy w ogóle wiece, co was czeka?
Już od lutego 2026 roku pierwsze przedsiębiorstwa będą musiały obowiązkowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Z badań Asseco wynika, że prawie połowa firm jest już gotowych na KSeF, a 30 proc. jest w trakcie wdrożenia. A co jest największym wyzwaniem dla firm? Brak ekspertów i konieczność modyfikacji systemów ERP.
Ponad 42 proc. przedsiębiorstw twierdzi, że już dziś jest w pełni gotowych na obsługę faktur w KSeF, podczas gdy 30 proc. wciąż jest w trakcie procesu wdrożenia. Co istotne, niemal co druga firma skorzystała ze środowiska testowego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. To wyraźny sygnał, że biznes poważnie traktuje nadchodzące zmiany.
Deklaracje gotowości to jedno, a codzienna praktyka – drugie. Im większa firma, tym bardziej złożone procesy i więcej wyjątków do obsłużenia. Dlatego ważną rolę we wdrożeniu KSeF pełnią testy, które pozwalają sprawdzić w praktyce działanie poszczególnych mechanizmów – mówi Dawid Baranowski, zastępca dyrektora pionu sprzedaży i wdrożeń systemów ERP w Asseco Business Solutions.
Baranowski podkreśla, że Asseco Business Solutions już od 2023 roku korzysta z KSeF. To pozwoliło nie tylko przygotować ich organizację, ale również sprawdzić systemy, które oferujemy klientom.
Jak wynika z badania Asseco „Gotowość polskich firm na KSeF”, aż 69 proc. respondentów korzysta ze wsparcia dostawców ERP lub integratorów. Jednocześnie 39 proc. przyznaje, że pomoc ta ma charakter częściowy, a 18 proc. nie ma jeszcze wiedzy o pełnym wachlarzu dostępnych możliwości. To dowód na to, jak istotna jest rola partnerów technologicznych i jak duże znaczenie ma dziś edukacja w tym obszarze.
Brak narzędzi do autoryzacji w KSeF to problem aż 12 proc. firm
Ważnym elementem przygotowania organizacji na KSeF jest wdrożenie rozwiązań z zakresu autoryzacji. Najczęściej wybierane są:
- podpis kwalifikowany (42 proc.),
- profil zaufany (33 proc.),
- pieczęć kwalifikowana (9 proc.),
- token autoryzacyjny (4 proc.).
Co niepokojące, aż 12 proc. firm nie posiada jeszcze żadnych narzędzi do autoryzacji.
Na szczególną uwagę zasługuje pieczęć kwalifikowana, która pomimo niezbyt wysokiego udziału w zestawieniu, jest najbardziej uniwersalnym narzędziem autoryzacji w KSeF – tłumaczy Paweł Wojtaszyk, kierownik produktu w Asseco Data Systems.
Jego zdaniem pieczęć może być przypisana do podmiotu, a nie do konkretnej osoby, co czyni ją idealnym rozwiązaniem dla firm, które chcą zautomatyzować procesy poprzez integrację swoich systemów z użytkowanym oprogramowaniem, a także ograniczyć zależność od indywidualnych użytkowników.
Więcej wiadomości na temat KSeF można przeczytać poniżej:
Jak przygotować firmę do KSeF od strony technicznej
Najpoważniejszym wyzwaniem organizacyjnym dla badanych firm jest brak zasobów i ekspertów w obszarze KSeF. Aż 48 proc. przedsiębiorstw wskazało ten aspekt jako znaczącą barierę w przygotowaniu organizacji na nowe wymagania. Na kolejnym miejscu znalazła się potrzeba podniesienia świadomości procesów cyfrowych.
Niejednoznaczne przepisy dotyczące KSeF stanowią poważne wyzwanie organizacyjne jedynie w opinii 1/3 respondentów. Mniej istotne okazały się również kwestie budżetowe czy opór pracowników wobec cyfryzacji. Eksperci zauważają, że z perspektywy technologicznej największą trudnością jest modyfikacja procesów księgowych i finansowych w systemach ERP. Wyzwanie to określiła jako istotne ponad połowa badanych firm (53 proc.).
Kolejnymi kluczowymi obszarami wymagającymi zaadresowania są zapewnienie bezpieczeństwa danych cyfrowych oraz obsługa wyjątków i błędów. Natomiast dostosowanie formatu danych oraz archiwizacja faktur nie są postrzegane jako bariera, co może sugerować, że większość przedsiębiorstw poradziła sobie już z tymi wyzwaniami.
Praktyczne korzyści kontra oczekiwania
Przedsiębiorstwa, które wzięły udział w badaniu Asseco, były zgodne i wysoko oceniły potencjalne korzyści wynikające z wdrożenia KSeF. Najważniejszą z nich jest redukcja kosztów wynikająca z braku konieczności przechowywania faktur w formie papierowej.
Kolejno respondenci wymienili korzyści, które przyczynią się do optymalizacji codziennej pracy:
- łatwiejsze rozliczenia z kontrahentami,
- przyspieszenie wymiany dokumentów księgowych,
- bezpieczeństwo transakcji,
- eliminacja błędów.
Mniej oczywistymi atutami, które respondenci wskazali jako ważne, są: ochrona środowiska i bezpieczeństwo dokumentacji przechowywanej w formie cyfrowej. Krajowy biznes w umiarkowanym stopniu wierzy natomiast, że wdrożenie KSeF przyczyni się do cyfryzacji obiegu dokumentów czy ograniczenia opóźnień w płatnościach faktur.
Choć wiele firm jest już dobrze przygotowanych na zmiany regulacyjne, przed polskim biznesem pozostaje kilka miesięcy intensywnej pracy. Ministerstwo Finansów zapowiedziało udostępnienie nowego środowiska testowego KSeF 2.0, które wymaga sprawdzenia i zapewniania zgodności z wykorzystywanymi do tej pory systemami.
Wyniki badania Asseco wskazują, że przedsiębiorcy podchodzą do KSeF bardzo pragmatycznie, dostrzegają zarówno ryzyka, jak i szanse. Jak wskazują eksperci Asseco, o sukcesie KSeF będzie można mówić wtedy, gdy przedsiębiorstwa nie tylko spełnią założenia regulatora, ale również usprawnią codzienne procesy wymiany dokumentów.
Pełny raport „Gotowość polskich firm na KSeF” prezentuje aktualny obraz przygotowań biznesu w Polsce i wskazuje, jakie korzyści mogą płynąć z cyfrowych faktur.
