Przedsiębiorcy mają czas do lutego 2026 r. Fiskus zmusza firmy do zmian
Już od lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy będą musieli odbierać faktury przez KSeF, choć obowiązek ich wystawiania w systemie ma być wprowadzany stopniowo. Sejm przyjął ustawę wprowadzającą obowiązkowe faktury elektroniczne, ale nowe przepisy budzą wiele wątpliwości ekspertów.
Aktualizacja: 1 września 2025 r. 11:32
Przyjęta przez Sejm nowelizacja ustawy o VAT wprowadza obowiązek korzystania przez przedsiębiorców z Krajowego Systemu e-Faktur, czyli platformy do wystawiania i odbierania faktur w ściśle określonej formie cyfrowej.
Nie wszyscy podatnicy będą zobowiązani do korzystania z KSeF – wyjątkiem są między innymi podmioty zagraniczne i konsumenci, którym faktury można przekazywać w formie papierowej lub PDF. System będzie wdrażany etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm z obrotami powyżej 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,
- od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników.
Ci, którzy nie korzystają z KSeF, mogą odbierać faktury na trzy sposoby – poprzez skanowanie kodu QR, za pomocą bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów lub poprzez dostęp przyznany księgowemu. Takie rozwiązania mają zapewnić płynne przejście na system e-faktur i ułatwić obsługę dokumentów.
Przedsiębiorcy muszą być gotowi w lutym 2026 r.
Choć mniejsze firmy mają więcej czasu na wystawianie faktur w KSeF, to i tak muszą wcześniej wdrożyć system, by odbierać faktury od większych kontrahentów, takich jak dostawcy energii czy operatorzy komórkowi. Już w lutym 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy, nawet ci najmniejsi, będą musieli umieć posługiwać się nową platformą.
Więcej wiadomości na temat KSeF można przeczytać poniżej:
Pojawiły się też niejasności wokół limitu 10 tys. zł, który zwalnia mikrofirmy z obowiązku KSeF do 2027 r. Nie wiadomo, czy chodzi tylko o sprzedaż między firmami, czy także na rzecz konsumentów. Ministerstwo Finansów twierdzi, że przepisy obejmują tylko faktury B2B, ale wielu doradców podatkowych uznaje to za zbyt ryzykowną interpretację.
Limit 10 tys. zł, który zwalnia mikrofirmy z obowiązku KSeF do 2027 r., dotyczy faktur wystawionych dla podmiotów gospodarczych (B2B) – zapewnia resort finansów.
Wątpliwości wokół KSeF
Wprowadzono też tryb offline, który pozwala wystawić fakturę bez dostępu do KSeF – rozwiązanie ważne np. dla stacji paliw czy hoteli. Jednak i tu eksperci wskazują na brak precyzyjnych zasad działania i obawiają się, czy faktura wystawiona w ten sposób będzie uprawniała do odliczenia VAT-u. MF zapewnia, że tak, ale wielu przedsiębiorców woli złożyć wniosek o interpretację indywidualną.
Ministerstwo przekonuje, że prawo do odliczenia VAT-u pozostaje bez zmian i przysługuje w okresie powstania obowiązku podatkowego, ale nie wcześniej niż w momencie otrzymania faktury. Tłumaczy, że w przypadku faktur ustrukturyzowanych datą ich otrzymania jest moment nadania numeru KSeF po pozytywnej weryfikacji pliku. Resort podkreśla, że dzięki temu system ogranicza ryzyko opóźnień w odliczeniach i chroni dokumenty przed zagubieniem lub zniszczeniem.
Zastrzeżenia ekspertów budzi też zgodność przepisów z unijną dyrektywą VAT, zwłaszcza jeśli chodzi o sposób przekazywania faktur wystawionych poza systemem. Niektórzy wskazują, że regulacje mogą wykraczać poza zgodę udzieloną Polsce przez Komisję Europejską. To potencjalne pole do dalszych sporów prawnych, także na poziomie unijnym.
Obowiązkowy KSeF zgodny jest z prawem unijnym, wdrażany jest na podstawie decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (tzw. decyzja derogacyjna KE). Sposób przekazywania faktur wystawionych poza systemem ma charakter techniczny – zapewnia MF.
Dlaczego wprowadzenie obowiązkowego KSeF-u jest takie ważne? Oznacza to daleko idące zmiany w funkcjonowaniu nawet najmniejszych firm. Faktury będzie można wystawiać wyłącznie w formacie XML, a dotychczasowe formy papierowe i elektroniczne będą niedozwolone. Do lamusa odejdą nie tylko faktury w formie papierowej, ale także te elektroniczne, ale bez ściśle określonego formatu.
Po co właściwie wchodzi ten cały KSeF?
Wprowadzenie nowego systemu ma przyczynić się do skuteczniejszego zwalczania oszustw na VAT i uchylania się od płacenia tego podatku. Dla wielu przedsiębiorców złą wiadomością jest nie tylko to, że znikną faktury uproszczone, ale także noty korygujące. Znikną też duplikaty faktur – każda faktura będzie istniała w formie elektronicznej w KSeF-ie, więc nie będzie potrzeby tworzenia duplikatów.
KSeF wspiera proces wystawiania faktur. Digitalizacja procesu wystawiania faktur uczyni go prostszym. Brak not korygujących zapewni funkcjonalność KSeF w zakresie bardziej skutecznego i jednoznacznego korygowania danych, natomiast brak duplikatów jest również formą ułatwienia dla podmiotów wystawiających faktury w KSeF. System zabezpiecza dokumenty (również przed zmianą treści) oraz zapewnia ich przechowywanie przez 10 lat – tłumaczy resort finansów.
