KSeF komplikuje rozliczenia. Firmy muszą pilnować terminów
Krajowy System e-Faktur (KseF) już za kilka miesięcy stanie się rzeczywistością. Wpłynie nie tylko na procedurę fakturowania, ale też moment powstania obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT.
KSeF – podstawowe informacje
Od 1 lutego 2026 roku KseF będzie obowiązkowy dla podmiotów dużych, a od 1 kwietnia 2026 roku będą musieli do niego przystąpić pozostali przedsiębiorcy. Choć wydaje się, że to jeszcze sporo czasu, do zmian warto przygotować się już teraz. Chodzi nie tylko o sposób wystawiania faktur, ale także nowe przepisy dla podatku VAT.
W ramach systemu KSeF ustawodawca wprowadził pojęcie faktury ustrukturyzowanej, czyli takiej, która została wystawiona przy użyciu KSeF z nadanym numerem identyfikującym. Jest ona uznawana za wystawioną z chwilą przesłania do KSeF, zatem data rzeczywistego jej wystawienia w programie księgowym może być inna.
Wpływ KSeF na moment powstania obowiązku podatkowego VAT
Zarówno przepisy, jak i pierwsze interpretacje organów podatkowych mówią jasno: dniem wystawienia faktury jest dzień jej przesłania do KSeF. Co to oznacza dla podatników? Generalnie dla czynności objętych zasadą ogólną moment powstania obowiązku podatkowego nie zmienia się wyłącznie ze względu na zastosowanie zintegrowanego systemu. W tym przypadku obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi lub dokonania dostawy.
Jeśli chodzi o sytuacje, w których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, faktura ustrukturyzowana wpływa bezpośrednio na moment tego powstania. To nie data wpisana w dokumencie będzie decydowała o rozliczeniu podatku, a data przesłania go do KSeF. Jest to szczególnie istotne dla podmiotów świadczących usługi budowlano-montażowe, telekomunikacyjne, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób i mienia. To w tym branżach moment powstania obowiązku podatkowego w VAT powstaje w dniu wystawienia faktury.
Co ważne, faktura musi zostać przyjęta przez KSeF, zatem dopiero jej poprawna wersja będzie decydowała o dacie powstania obowiązku podatkowego. Może okazać się, że dokument zostanie przez system odrzucony i będzie trzeba wysłać go jeszcze raz – wtedy też do rozliczeń należy wziąć pod uwagę późniejszą datę. Takie rozwiązanie jest szczególnie uciążliwe na przełomie miesiąca, gdy trzeba dokładnie zweryfikować datę wystawienia faktury.
Czytaj więcej o KSeF na Bizblog.pl:
KSeF a prawa odliczenia podatku VAT
W odniesieniu do nabywcy to data otrzymania faktury decyduje o momencie, w którym może on rozliczyć VAT naliczony. Przy czym za datę otrzymania po wejściu w życie nowych przepisów będziemy uważać datę nadania numeru KSeF. W ten sposób część podatników uzyska prawo do odliczenia w terminie późniejszym, zwłaszcza na przełomie miesięcy.
KSeF a VAT – na co uważać?
KSeF to dla księgowych i przedsiębiorców rewolucja na miarę JPK_VAT. W okresie adaptacyjnym, gdy fakturowanie ustrukturyzowane w KSeF było dobrowolne, kwestia ustalania momentu wystawienia była bardziej elastyczna. Ale już od 1 lutego to się zmieni. Ze względu na to, że data wystawienia faktury ustrukturyzowanej może być inna niż data jej wytworzenia w systemie księgowym, przedsiębiorcy muszą dostosować swoje programy do prawidłowego odczytu dat. Ponadto mają obowiązek monitorowania momentu, w którym faktura została wysłana i przyjęta przez KSeF. Oczywiście, nowe przepisy będą utrudnieniem głównie dla tych podmiotów, które obowiązują zasady szczególne. Przedsiębiorcy muszą też pamiętać o terminowym przesyłaniu faktur do KSeF. Najlepiej zrobić to od razu po wystawieniu, aby do minimum ograniczyć rozbieżność terminów.
