Koniec PDF-ów. Za dwa tygodnie KSeF obowiązkowy dla wszystkich
Zbliża się koniec tradycyjnego fakturowania. Od kwietnia system KSeF stanie się standardem niemal dla całego biznesu. Tradycyjne faktury PDF i papierowe zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane w formacie XML.
KSeF z zasady działa już od 1 lutego 2026 roku, jednak w pierwszym etapie obowiązek obejmował głównie większe podmioty. Aczkolwiek wiele firm pomimo braku obowiązku, jednak zdecydowała się na wcześniejsze wystawianie e-faktur.
Od kwietnia koniec faktur w PDF i papierowych
Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt wskazuje, że od kwietnia system stanie się standardem dla praktycznie wszystkich firm. W praktyce oznacza to koniec wystawiania zwykłych faktur w PDF czy papierze pomiędzy przedsiębiorcami. Dokumentem księgowym stanie się faktura w formacie XML przesłana do KSeF i oznaczona unikalnym numerem identyfikującym ją w systemie.
W mojej ocenie przedsiębiorcy już zauważają korzyści płynące z KSeF. Jasnym jest, że system głównie ma służyć fiskusowi, ale skutkiem ubocznym, tym pozytywnym jest fakt, że jednak jest szybszy obieg dokumentów - mówi Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt.
Doradca przypomina też, że istotne jest także to, że o obowiązku korzystania z KSeF decyduje data wystawienia faktury, a nie moment wykonania usługi czy sprzedaży.
W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorca wykona usługę w marcu, ale fakturę wystawi dopiero w kwietniu, dokument musi już zostać wystawiony w KSeF. A warto przypomnieć, że fakturę można wystawić do 15 dnia miesiąca po miesiącu wykonania usługi lub sprzedaży towaru - wyjaśnia główny doradca podatkowy inFakt.
Zdaniem Juszczyka KSeF to niewątpliwie rewolucja, faktura przestaje być plikiem wysyłanym na przykład PDF, a staje się zapisem w systemie Ministerstwa Finansów. Moment nadania numeru KSeF oznacza jednocześnie jej wystawienie i doręczenie nabywcy.
Więcej wiadomości o KSeF można przeczytać poniżej:
Trzy najważniejsze zmiany w KSeF
Nowy system zmienia wiele dotychczasowych zasad funkcjonowania faktur w obrocie gospodarczym:
- Po pierwsze, faktury w KSeF nie można usunąć ani anulować – jeżeli pojawi się błąd, konieczna jest faktura korygująca.
- Po drugie, każda faktura otrzymuje unikalny numer KSeF, który pozwala jednoznacznie zidentyfikować dokument w systemie i będzie wykorzystywany m.in. przy płatnościach czy w plikach JPK.
- Po trzecie, do wizualizacji faktury dodawany jest kod QR prowadzący bezpośrednio do faktury w systemie i umożliwiający jej weryfikację.
W praktyce KSeF oznacza największą zmianę w obiegu faktur od wielu lat. Administracja skarbowa będzie miała dostęp do faktur w czasie rzeczywistym, a przedsiębiorcy zyskają centralne miejsce ich przechowywania przez 10 lat - podsumowuje Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
I dodaje, że dla firm oznacza to jednak również konieczność dostosowania systemów księgowych i procesów wystawiania dokumentów. Warto upewnić się przed 1 kwietnia, czy używany program księgowy jest zintegrowany z KSeF i czy nadane zostały odpowiednie uprawnienia osobom wystawiającym faktury.
