Wystawiasz fakturę poza KSeF-em? Nie zapomnij o tych oznaczeniach
Od lutego firmy muszą oznaczać faktury bez numeru z KSeF specjalnym kodem w przypadku JPK_VAT. Dotyczy to także przedsiębiorców, którzy obowiązkowy KSeF będą mieli dopiero w kolejnych latach.
Ministerstwo Finansów ogłosiło wyjaśnienia dotyczące nowych oznaczeń w pliku JPK_VAT, które obowiązują od 1 lutego. Resort Andrzeja Domańskiego potwierdził, że przy każdej fakturze trzeba teraz wskazać numer identyfikacyjny z systemu KSeF albo specjalne oznaczenie wyjaśniające, dlaczego faktura tego numeru nie posiada.
Nowe zasady wystawiania faktur
Nowe zasady wynikają z zasad dotyczących powszechnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W systemie KSeF faktury otrzymują specjalny numer, który identyfikuje dokument w bazie Ministerstwa Finansów. Jeśli faktura została wystawiona w tym systemie, przedsiębiorca musi wpisać właśnie ten numer w ewidencji JPK_VAT przekazywanej fiskusowi.
MF wskazuje, że jeżeli faktura nie ma numeru z KSeF, nie można zostawić tego pola pustego. W takiej sytuacji trzeba użyć jednego z nowych oznaczeń: OFF, BFK albo DI. Każde z nich informuje urząd skarbowy o przyczynie braku numeru KSeF. Dzięki temu administracja podatkowa od razu widzi, dlaczego dany dokument nie został wystawiony w systemie.
Symbol OFF stosuje się wtedy, gdy faktura została wystawiona w czasie potwierdzonej awarii KSeF lub w okresie niedostępności systemu. W praktyce chodzi o sytuacje, gdy przedsiębiorca nie mógł skorzystać z systemu i wystawił dokument w inny sposób. Jeśli do momentu wysyłki JPK_VAT faktura nadal nie ma numeru KSeF, w ewidencji należy wpisać właśnie oznaczenie „OFF”.
Więcej w Bizblogu o KSeF
Drugim ważnym oznaczeniem jest BFK. W praktyce oznacza ono fakturę papierową lub elektroniczną wystawioną poza Krajowym Systemem e-Faktur. Dotyczy to np. dokumentów zapisanych jako PDF lub XML, które powstały poza systemem. Kod BFK informuje urząd, że faktura jest zwykłym dokumentem sprzedaży, ale nie została utworzona w KSeF-ie.
Jesteś poza KSeF-em? Nieważne
Co ważne, obowiązek stosowania BFK dotyczy także tych firm, które dopiero w przyszłości będą musiały korzystać z KSeF-u. Większość przedsiębiorców wejdzie do systemu w kwietniu, a część dopiero w styczniu 2027 r. Mimo to już od rozliczenia za luty 2026 r. muszą w JPK_VAT oznaczać swoje tradycyjne faktury symbolem BFK.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca wystawiający fakturę papierową lub zwykłą elektroniczną nadal robi to tak jak dotychczas, ale podczas przygotowania ewidencji JPK_VAT musi dodać odpowiedni kod. Jeśli faktura nie ma numeru KSeF i nie wynika to z awarii systemu, należy wpisać właśnie oznaczenie „BFK”.
Trzecie oznaczenie, czyli DI, stosuje się w sytuacjach, gdy dokument nie jest typową fakturą. Chodzi np. o paragony z NIP-em uznawane za faktury uproszczone, bilety czy inne dowody księgowe. MF wyjaśnia, że nowe oznaczenia mają przede wszystkim przygotować system podatkowy na obowiązkowe e-faktury i pozwolić urzędom łatwo sprawdzić, dlaczego dany dokument nie znajduje się w KSeF-ie.
