KSeF bez NIP-u nie zadziała. Faktury trafią w próżnię
Od 1 lutego 2026 r. odbiór e-faktur stanie się dla przedsiębiorców obowiązkiem. Należy jednak pamiętać, że kluczowy jest tu numer NIP. Eksperci ostrzegają: niepoprawny NIP skutkuje brakiem skutecznego doręczenia faktury i ryzykiem utraty uprawnień.
Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt potwierdza, że od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie odbierał e-faktury w KSeF. Tego samego dnia obowiązek wystawiania obejmie największe firmy, czyli te z obrotem powyżej 200 mln zł za 2024 rok.
Od 1 kwietnia 2026 roku dołączają pozostali, niezależnie od formy prawnej. Do końca 2026 roku działa okres przejściowy, można wystawiać poza KSeF, o ile w danym miesiącu łączna sprzedaż na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. zł brutto. Po przekroczeniu limitu dokumenty wystawia się już w KSeF – mówi Piotr Juszczyk.
Główny doradca podatkowy inFakt twierdzi też, że e-faktura w KSeF to nie PDF, tylko plik XML w odpowiedniej strukturze. Kluczowym zdarzeniem, które potwierdza, że faktura powstała i została udostępniona nabywcy, jest nadanie numeru KSeF. Dodatkowo system wystawia UPO – urzędowe poświadczenie przyjęcia dokumentu. W praktyce to numer KSeF staje się punktem odniesienia do płatności czy odpowiedniej ewidencji.
Poprawny numer decyduje o doręczeniu i dostępie do systemu
To, czy faktura pojawi się po stronie kontrahenta, zależy przede wszystkim od poprawnych danych na e-fakturze. Najważniejszy jest NIP nabywcy wpisany we właściwe pole. To w KSeF odpowiednik adresu doręczenia, na jego podstawie system przypina dokument do konta klienta. Jeśli NIP zostanie pominięty albo trafi do złego pola, faktura nie będzie widoczna po stronie odbiorcy – tłumaczy Piotr Juszczyk.
Jego zdaniem dane dodatkowe takie jak nazwa, adres, są istotne dla kompletności, ale to NIP decyduje o doręczeniu w KSeF. Gdy NIP jest błędny, właściwym działaniem jest korekta, wyzerowanie błędnej faktury i wystawienie nowej z prawidłowym numerem. W skrócie, poprawny NIP nabywcy jest warunkiem skutecznego doręczenia faktury w KSeF.
NIP pełni też rolę klucza po stronie sprzedawcy. Jest potrzebny do uwierzytelnienia w systemie oraz do nadawania uprawnień innym osobom. Przykładowo, w jednoosobowej działalności gospodarczej pełnomocnik, który ma odbierać faktury w imieniu przedsiębiorcy, loguje się, wskazując NIP mocodawcy, a następnie potwierdza tożsamość (np. Profilem Zaufanym) – zauważa Piotr Juszczyk.
I dodaje, że w spółkach ustanawia się administratora KSeF na formularzu ZAW-FA. Wyznaczona osoba loguje się, podając NIP spółki i potwierdzając swoje dane jednym z dostępnych sposobów. Bez poprawnego NIP-u po stronie wystawcy nie zadziała ani wystawianie, ani administracja uprawnieniami.
Brak NIP-u nabywcy lub błąd blokuje doręczenie e-faktury w systemie
Gdy wystawiamy fakturę konsumentowi, który nie ma NIP-u, dokument może trafić do KSeF po stronie sprzedawcy, ale nie zostanie przypisany do konta odbiorcy. Konsument nie odbierze jej w KSeF, trzeba mu przekazać wizualizację (PDF lub wydruk). Wizualizacja powinna mieć odpowiedni kod QR – komentuje główny doradca podatkowy inFakt.
I wyjaśnia, że analogicznie wygląda sytuacja przy podmiotach zagranicznych bez polskiego NIP. Fakturę można wystawić w KSeF, ale dokument trzeba przekazać kontrahentowi poza systemem.
Kluczem do KSeF jest NIP, zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Dla sprzedawcy oznacza możliwość wystawiania faktur czy też uwierzytelniania. Sprzedawca posiadający odpowiedni NIP nabywcy będzie mógł zamieścić ja w KSeF na jego koncie, a nabywca ją odebrać – podsumowuje Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt.
I zaznacza, że w przypadku pomyłki w NIP nabywcy należy wykonać korektę faktury, poprzez jej wyzerowanie i wystawienie ponownie poprawnej faktury.
Więcej wiadomości na temat KSeF można przeczytać poniżej:
