Nota korygująca czy faktura korygująca – czym się różnią i kiedy je stosować
Jaki dokument wystawić, gdy trzeba skorygować fakturę? Notę korygującą czy fakturę korygującą? To zależy, o jakie elementy chodzi i kto wprowadza poprawki. Sprawdź, czym różnią się te dwa dokumenty i jakie mają zastosowanie w obrocie gospodarczym.
Nota korygująca a faktura korygująca
Na wstępie określmy jasno – nota korygująca nie jest tym samym, co faktura korygująca. O ile przedsiębiorcom zdarza się stosować te dwa pojęcia zamiennie, o tyle doświadczony księgowy z pewnością ich nie pomyli.
Jedyną cechą wspólną ww. dokumentów (poza występującym w nazwie określeniem „korygująca”) jest to, że zarówno nota, jak i faktura korygująca dotyczą faktur pierwotnych zakupu lub sprzedaży.
Za pomocą noty korygującej można poprawić drobne błędy w opisie faktury, takie jak np. adres kontrahenta, literówka w nazwie firmy, nieprawidłowy termin płatności. Notę korygującą co do zasady może wystawić odbiorca faktury pierwotnej, który następnie powinien przekazać ją sprzedającemu.
Faktura korygująca służy natomiast do poprawy poważniejszych błędów, takich jak cena, kwota VAT czy kwota brutto. Uprawnionym do jej wystawienia jest wyłącznie sprzedawca. Dokument ten może zastąpić notę korygującą. Jeśli w fakturze sprzedaży znalazły się błędy dotyczące kwoty i np. adresu firmy, to dokumentem, który poprawia wszelkie niedociągnięcia, jest faktura korygująca.
Jakie elementy musi zawierać nota, a jakie faktura korygująca?
Kształt obu dokumentów korygujących określa ustawa o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 106k ust. 3 nota korygująca powinna zawierać:
- określenie „Nota korygująca”,
- kolejny numer,
- datę wystawienia,
- określenie wystawcy faktury i noty, ich adresy i numery NIP,
- dane zawarte w oryginalnej fakturze,
- treści informacji błędnej i skorygowanej.
Natomiast faktura korygująca musi zawierać następujące elementy:
- datę wystawienia,
- kolejny numer,
- numer identyfikujący fakturę, której dotyczy faktura korygująca,
- oznaczenia sprzedawcy i nabywcy,
- numery NIP podatników,
- dane zawarte w fakturze pierwotnej,
- kwotę korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego (jeśli korekta wpływa na podstawę opodatkowania),
- prawidłową treść pozycji korygowanych (jeśli korekta nie wpływa na zmianę podstawy opodatkowania).
Akceptacja dokumentów przez kontrahenta – kiedy jest konieczna?
Nota korygująca, którą wystawi nabywca, wymaga akceptacji ze strony kontrahenta. Przepisy nie określają, w jaki sposób musi on potwierdzić przyjęcie dokumentu, dlatego można przesłać go w formie elektronicznej.
Akceptacja jest także wymagana w przypadku faktury korygującej. Tutaj jednak regulacje są nieco bardziej restrykcyjne. Jeśli faktura podwyższa podstawę opodatkowania, wystarczy zaksięgować ją w okresie, w którym ujęto fakturę pierwotną lub w okresie bieżącym. Natomiast w przypadku, gdy faktura korygująca obniża podstawę opodatkowania, sprzedawca można ją zaksięgować, ale musi posiadać warunki korekty. Są to dokumenty poświadczające, że obie strony akceptują zmienione okoliczności transakcji.
Więcej poradników znajdziesz na Bizblog.pl:
Nota korygująca czy faktura korygująca?
Jeśli samodzielnie prowadzisz księgowość firmy, wybór między fakturą korygującą a notą może być trudny. Gdy nie masz pewności, który dokument będzie odpowiedni, wystaw fakturę korygującą. Możesz to zrobić jednak wyłącznie w sytuacji, w której występujesz po stronie sprzedającego. Jako kupujący musisz zgłosić błąd sprzedawcy, który zobowiązany jest wystawić fakturę korektę (o ile błąd w fakturze pierwotnej dotyczy danych liczbowych).
Pracownik księgowości nie powinien mieć problemu z wyborem rodzaju dokumentu, ale kłopotliwe może okazać się rozliczenie faktury korygującej „in minus”, czyli zmniejszającej podstawę opodatkowania. Pamiętaj, że nie wystarczy potwierdzenie odbioru faktury korygującej – musisz posiadać warunki korekty zaakceptowane zarówno przez ciebie, jak i kontrahenta. Dopiero pełen pakiet dokumentacji uprawnia cię do umieszczenia stosownych zapisów w księgach rachunkowych.
