Księgowość uproszczona. Jak stosować metodę memoriałową i kasową?
W księgowości uproszczonej wyróżniamy dwie metody ujmowania kosztów: memoriałową i kasową. Każda z nich przynosi różne skutki i wiąże się z innymi wyzwaniami. Sprawdź, jak stosować je w praktyce.
Metoda memoriałowa ewidencjonowania kosztów
Zacznijmy od metody memoriałowej, która jest bliższa większości podatników, ponieważ stosują ją na co dzień. Ponadto jest to pierwsza zasada, na której opierała się rachunkowość w dawnych czasach. Zakłada, że przychody i koszty należy ewidencjonować w okresie, którego dotyczą, bez względu na termin płatności. W praktyce oznacza to oddzielnie przepływów pieniężnych od operacji realizowanych przez przedsiębiorcę.
Poniższe przykłady pokazują, jak metoda memoriałowa wygląda w praktyce. Pozycje takie jak:
- wynagrodzenia za grudzień wypłacone w styczniu,
- usługi wykonane w grudniu i opłacone w lutym (60-dniowy termin płatności),
- niezapłacone odsetki naliczone w grudniu,
- dostawa towarów zrealizowana w grudniu i opłacona w styczniu,
powinny zostać przyporządkowane do grudnia. Dzieje się tak, mimo iż termin płatności wypada dopiero w nowym roku.
Wady i zalety stosowania metody memoriałowej
Teoria rachunkowości uznaje metodę memoriałową za istotną, ponieważ odzwierciedla ona rzeczywisty stan finansów przedsiębiorstwa. W ten sposób daje pełny obraz aktywów i pasywów, pozwala analizować zapisy księgowe i zwiększa skuteczność kontroli. To właśnie dlatego Międzynarodowe Standardy Rachunkowości promują metodę memoriałową. Nie jest ona jednak wolna od wad. Po pierwsze ze względu na stopień skomplikowania, po drugie – przez obciążenie bilansu nieopłaconymi fakturami i podatkami.
Metoda kasowa - co warto o niej wiedzieć?
Metoda kasowa nakazuje ujmowanie wydatków i wpływów dopiero w momencie otrzymania zapłaty lub uregulowania zobowiązań. Nie ma natomiast znaczenia okres, w którym miały miejsce operacje gospodarcze.
Zaletą metody kasowej jest prostota i wgląd w aktualną sytuację pieniężną podmiotu. Wadą – brak możliwości oceny realnej kondycji finansowej. Sprawdza się głównie w przypadku małych działalności, w których najważniejsza z punktu widzenia właściciela jest ocena płynności finansowej krótkoterminowej. Natomiast w przypadku większych przedsiębiorstw metoda kasowa na ogół nie znajduje zastosowania.
Metoda kasowa a podatek VAT
Powyższe zasady dotyczące metody memoriałowej i kasowej miały odniesienie do prowadzenia podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Jednak metoda kasowa znajduje zastosowanie również w podatku od towarów i usług. Zgodnie z nią, obowiązek podatkowy powstaje dopiero z dniem otrzymania całości lub części zapłaty od podatnika, który jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. W transakcjach z innymi podatnikami obowiązek zapłaty powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, ale nie później, niż 180. dnia licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Metoda kasowa w podatku VAT ma zastosowanie przede wszystkim w firmach, które udzielają długoterminowych kredytów kupieckich. Jeśli termin płatności przypada za 60, 90 czy 120 dni, nie ma obowiązku rozliczania VAT ze środków bieżących.
Z metody kasowej VAT mogą skorzystać:
- podatnicy, których wartość sprzedaży w roku poprzednim nie przekroczyła 2 000 000 euro,
- prowadzących działalność maklerską, zarządzających funduszami inwestycyjnymi, będących agentami, zleceniobiorcami lub innymi osobami świadczącymi usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 45 000 euro.
Przedsiębiorca korzystający z metody kasowej VAT rozlicza się kwartalnie.
Więcej o VAT przeczytasz na Bizblog.pl:
Obowiązek stosowania wybranej metody przez cały rok
Wybraną metodę memoriałową lub kasową, a także kasową w VAT, podatnik ma obowiązek stosować przez cały rok. Zmiana możliwa będzie dopiero po jego zakończeniu. Warto pamiętać, że metoda memoriałowa w PIT może iść w parze z metodą kasową w VAT. To przedsiębiorca dobiera ją do specyfiki swojej działalności i swoich potrzeb, uwzględniając obowiązujące ograniczenia.