Księga Przychodów i Rozchodów. Od nowego roku podatników czekają zmiany
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to forma uproszczonej księgowości, którą mogą prowadzić niektóre podmioty. Jak funkcjonuje w praktyce? Sprawdź.
Czym jest Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR)?
Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to forma prowadzenia ewidencji księgowej. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, spółki jawne, partnerskie i cywilne (których właścicielami są osoby fizyczne), których przychody netto nie przekroczyły w poprzednim roku 2 000 000 euro, mogą prowadzić księgowość w formie uproszczonej. Oczywiście, mają też prawo prowadzić pełne księgi rachunkowe, jednak ze względu na ich złożoność i koszty z nimi związane, większość wybiera KPiR.
Jak prowadzić KPiR?
Na chwilę obecną można jeszcze prowadzić KPiR w formie papierowej, jednak od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani przejść na formę elektroniczną. Nie będzie to jednak duże zaskoczenie, ponieważ od kilku lat wersja tradycyjna nie cieszy się dużą popularnością.
Księga składa się z 17 kolumn:
- liczba całkowita – dozwolony jest podział na miesiące lub prowadzenie numeracji ciągłej,
- data księgowania wydatku – najczęściej wynika ona z dokumenty będącego podstawą wpisu,
- numer dowodu – dotyczy księgowanego dokumentu,
- nazwa podmiotu gospodarczego – w przypadku firmy jest to nazwa firmy, w przypadku osoby fizycznej – imię i nazwisko,
- adres kontrahenta – kolumnę pozostawia się pustą w przypadku zapisów sprzedaży wynikających z zestawień,
- rodzaj przychodu lub wydatku – w tej kolumnie powinno znaleźć się zwięzłe określenie przychodu/wydatku,
- wartość sprzedaży towarów handlowych i usług – dla podmiotów prowadzących tego rodzaju działalność,
- pozostałe przychody – np. odsetki od lokat bankowych lub dodatnie różnice kursowe,
- suma dwóch poprzednim kolumn,
- wartość zakupionych towarów i materiałów – wg cen zakupu,
- koszty uboczne związane z zakupem – np. koszty transportu,
- wartość wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom – wynikające z listy płac,
- pozostałe koszty nieujęte w poprzednich kolumnach – np. związane z użytkowaniem samochodu do celów prowadzenia działalności gospodarczej,
- suma dwóch poprzednich kolumn,
- kolumna wolna – podatnik może wpisać w niej to, czego nie umieścił w poprzednich kolumnach,
- koszty działalności badawczo-rozwojowej – należy zsumować je po zakończeniu roku i uwzględnić w deklaracji podatkowej,
- uwagi – informacje dodatkowe dotyczące wpisu w danym wierszu.
KPiR jako narzędzie informacyjne
KPiR warto traktować nie tylko jako uproszczoną rachunkowość, ale przede wszystkim narzędzie informacyjne. Rzetelnie prowadzona ewidencja umożliwia ustalenie przychodów i kosztów, a także ich późniejszą analizę. KPiR nie jest tak szczegółowa, jak pełna księgowość, ale przy wykorzystaniu narzędzi analitycznych można z niej sporo wyciągnąć. Służy nie tylko do celów podatkowych, lecz również porównywania wydatków poniesionych w danych okresach czy cen towarów. Trudno byłoby to zrobić wyłącznie na podstawie dokumentów źródłowych, dlatego warto skrupulatnie i w sposób czytelny ewidencjonować operacje gospodarcze.
Więcej poradników znajdziesz na Bizblog.pl:
Zmiany w KPiR od 2026 roku
W 2026 roku podatników prowadzących KPiR czekają pewne zmiany. Pierwsza z nich dotyczy wspomnianego wyżej obowiązku przejścia z formy tradycyjnej na elektroniczną. Kto jeszcze tego nie zrobił, już teraz powinien wybrać odpowiednie oprogramowanie. Ponadto od 2026 zmienia się wzór dla KPiR. Kolumna 3 będzie odtąd zawierać numer faktury KSeF, natomiast kolumna 5 – identyfikator podatkowy (NIP) podatnika.
Kolejnym nowym obowiązkiem będzie przekazanie KPiR w formie elektronicznej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Podatnik będzie miał na to trzy miesiące od zakończenia roku podatkowego.
Od 2026 roku w jednostkach handlu detalicznego nie będzie można dokumentować zakupu materiałów pomocniczych na podstawie dowodów wewnętrznych. Konieczna będzie faktura VAT lub paragon z numerem NIP.
To oczywiście nie wszystkie nowości – ustawodawca przygotował ich sporo, a połowa roku to odpowiedni moment, by rozpocząć przygotowania do nich.
