Czy do paragonu bez NIP-u można wystawić fakturę? Ten wyrok zamyka sprawę

Do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku trafiła skarga jednego z przedsiębiorców na decyzję skarbówki, która w interpretacji podatkowej orzekła, że nie ma możliwości wystawienia faktury VAT na podstawie paragonu bez numeru NIP. WSA orzekł, że fiskus ma rację i jeśli w czasie nabijania paragonu na kasie przez sprzedawcę nie podamy NIP-u, to zamykamy sobie drogę do zaliczenia tego zakupu na poczet kosztów prowadzenia działalności.

O sprawie pisze poniedziałkowa „Rzeczpospolita”. Gazeta wyjaśnia, że zapytanie o możliwość wystawienia faktury do paragonu bez NIP-u skierowała firma doradcza, która spotyka się z sytuacją, że jej klienci nie żądają paragonu z NIP-em w momencie rozliczania się za usługę, ale potem uznają, że chcą dostać fakturę na działalność. Firma doradcza sama nie była pewna, czy może taką prośbę spełnić, więc postanowiła wystąpić o interpretację podatkową.

Skarbówka szybko pozbawiła przedsiębiorcę złudzeń, stwierdzając, że nie da się legalnie wystawić faktury VAT na działalność gospodarczą do paragonu bez NIP-u. Fiskus wyjaśnił, że nabywca jakiejś usługi lub towaru w chwili dokonywania płatności musi się zdecydować, czy robi to jako konsument, czy jako przedsiębiorca. Podjęta w danej chwili decyzja jest ostateczna i nie podlega żadnej zmianie – nie pomoże żadna późniejsza pisemna deklaracja.

Przedsiębiorca nadal miał wątpliwości, więc z interpretacją podatkową poszedł do sądu. WSA w Białymstoku stwierdził jednak, że stanowisko fiskusa jest prawidłowe i wprost wynika z obowiązujących przepisów. Podkreślił, że prawo podatkowe wyklucza sytuację, gdy zakupu dokonujemy jako konsument, a następnie zmieniamy zdanie i deklarujemy, że jednak chcemy w tej transakcji wystąpić w roli przedsiębiorcy.

Warto przypomnieć, że takie zasady obowiązują od 1 stycznia 2020 roku i przed tą datą można było zażądać wystawienia faktury VAT do zwykłego paragonu. Rząd postanowił w ten sposób ukrócić proceder nieuczciwego robieniem kosztów przez firmy. Od lat kwitł handel i zbieractwo obcych paragonów, które następnie służyły do wystawiania faktur, czyli de facto tworzenia fikcyjnych kosztów. Gdy do wystawienia faktury potrzebny jest paragon z nabitym NIP-em nabywcy, takiej możliwości nie ma.

Mało kto wie, ale „faktura na podstawie paragonu” to tak naprawdę tolerowane przez fiskusa odstępstwo od standardowego sposobu rejestrowania transakcji między przedsiębiorcami. Co do zasady na kasę fiskalną nabijamy zakupy dokonywane przez osoby fizyczne, a gdy kupuje firma, potwierdzeniem jest faktura. Dopuszczenie takiej możliwości było zdroworozsądkowe, bo po co mnożyć faktury, jeśli często u tego samego sprzedawcy dokonujemy zakupów tych samych towarów? Lepiej w takiej sytuacji raz w tygodniu wziąć fakturę zbiorczą. Przepis, który miał pomóc w ograniczeniu biurokracji, był jednak często wykorzystywany niezgodnie z intencją ustawodawcy.

Więcej o podatkach w Polsce przeczytacie w tych tekstach:

Jeszcze mniej osób wie, że już od 1 stycznia 2013 r. w Polsce można wystawiać faktury uproszczone, czyli wystarczy paragon z nabitym numerem NIP nabywcy, ale przez długi czas ten przepis pozostawał praktycznie martwy. Jeśli transakcja nie przekracza 450 zł, to wystarczy na kasie fiskalnej wpisać NIP nabywcy, a opatrzony tym numerem paragon jest pełnoprawną fakturą. Jeśli jednak kwota transakcji przekracza 450 zł, to do takiego paragonu trzeba wystawić tradycyjną fakturę.

Zmiany zasad dotyczących kas fiskalnych i wystawiania faktur zawsze wywołują sporo zamieszania i często potrzeba dużo czasu, by przedsiębiorcy zaczęli je stosować, tak jak należy. Warto więc przypomnieć, że najprawdopodobniej już za kilka miesięcy czeka nas kolejna rewolucja w tej sferze. Od 1 lipca 2024 r. niemal wszystkie firmy będą musiały wystawiać i odbierać faktury w formie elektronicznej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Do lamusa odejdą nie tylko faktury w formie papierowej, ale także te elektroniczne, ale bez ściśle określonego formatu.

Czemu ma służyć ta zmiana? Według Ministerstwa Finansów wprowadzenie obowiązku fakturowania elektronicznego przyczyni się do lepszego zwalczania oszustw na VAT i uchylania się od płacenia tego podatku. Z drugiej strony będzie to prawdziwa rewolucja dla setek tysięcy polskich mikroprzedsiębiorców, którzy będą musieli wprowadzić całkiem nowy, elektroniczny system wystawiania i odbierania faktur. Nowe przepisy to poważna rewolucja księgowa dla większości firm i nie chodzi tylko o to, że będą musiały zakupić odpowiednie oprogramowanie. Nowością będzie m.in. likwidacja możliwości dołączania do faktur wszelkich załączników.

To jeszcze nie koniec. Od 1 stycznia 2025 r. znikną faktury uproszczone, czyli paragony z NIP-em nabywcy, które dzisiaj zastępują zwykłe faktury, o ile kwota sprzedaży nie przekracza 450 zł. Mało tego, zlikwidowane zostaną noty korygujące, czyli nie będzie można w żaden sposób modyfikować oryginalnej faktury za pomocą odrębnego dokumentu księgowego. Trzecią rzeczą, która zniknie w nowym systemie, są duplikaty faktur. Każda faktura będzie istniała w formie elektronicznej w KSeF, więc nie będzie potrzeby tworzenia duplikatów.