Proforma to nie faktura VAT! Nie próbuj jej wrzucać w koszty
Faktura proforma, w przeciwieństwie do faktury VAT, nie jest dokumentem księgowym, zatem nie podlega ewidencji rachunkowej. Pomimo tego przedsiębiorcy często sięgają po nią, zawierając transakcję z kontrahentem. Kiedy wystawić proformę, a kiedy zwykłą fakturę VAT?
Czym jest faktura proforma i jakie elementy powinna zawierać?
Faktura proforma to dokument, który pozwala przedsiębiorcy przedstawić potencjalnemu kontrahentowi ofertę sprzedaży, pomagając jednocześnie uzyskać płatność. Nie podlega ona ewidencji księgowej, a jej odbiorca nie ma obowiązku uiszczania na rzecz wystawcy wskazanej kwoty. Przyjmuje się natomiast, że złożenie podpisu na proformie świadczy o przyjęciu oferty. Wyglądem proforma przypomina zwykłą fakturę VAT, a jej elementy składowe do między innymi:
- numer,
- data wystawienia,
- nazwa sprzedawcy i nabywcy,
- adresy sprzedawcy i nabywcy,
- nazwa usługi lub towaru,
- cena netto,
- stawka i kwota podatku VAT,
- kwota brutto,
- termin zapłaty.
Przedsiębiorca nie ma obowiązku sporządzania proformy, dlatego też prawo nie określa, w jakim terminie należy ją przekazać odbiorcy. Niemniej jednak dokumentu nie wystawia po otrzymaniu całości lub części zapłaty – wtedy przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić fakturę VAT, następnie ewidencjonując ją w księgach rachunkowych i rozliczając na gruncie podatku dochodowego oraz VAT. Proforma nie może więc stanowić sposobu na opóźnienie powstania obowiązku podatkowego.
Kiedy należy wystawić fakturę VAT?
Faktura VAT dokumentuje sprzedaż towarów lub usług, podlegając jednocześnie ścisłym przepisom. Jest to dokument księgowy, uprawniający do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych oraz odliczenia podatku VAT – przy spełnieniu ustawowych wymogów. Jednocześnie wystawiający dokument rozpoznaje przychód podatkowy. Fakturę VAT należy wystawić do każdej proformy, o ile nabywca dokonał płatności lub towar został mu przekazany/usługa została wykonana. W praktyce nabywca może:
- odrzucić ofertę – sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury głównej, gdyż nie doszło do zawarcia transakcji,
- zaakceptować ofertę i opłacić proformę – sprzedawca wystawia fakturę VAT na rzeczywistą kwotę, po jakiej została przeprowadzona transakcja.
Co istotne, opłacona proforma nie „zeruje” faktury głównej – dokument musi więc przedstawiać odpowiednią kwotę netto, stawkę i kwotę podatku oraz kwotę brutto. Sprzedawca może natomiast umieścić adnotację o wcześniejszym dokonaniu płatności – ułatwia to rozliczenie transakcji. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę VAT w ciągu 15 dni, licząc od końca miesiąca, w którym otrzymał płatność (w całości lub w części). Faktura VAT zawiera takie same elementy, jak faktura proforma. Dokumenty te wyglądają więc bardzo podobnie, jednak o ile kwestia wystawiania proform nie została ujęta w przepisach, o tyle wystawiając fakturę VAT, trzeba ściśle przestrzegać obowiązujących zasad.
Faktura VAT czy faktura proforma?
Faktura proforma i faktura VAT to tak naprawdę dwa różne dokumenty, choć dotyczą tej samej transakcji. Proformę wystawia się:
- chcąc przedstawić kontrahentowi ofertę,
- przed otrzymaniem całości lub części zapłaty,
- przed wysłaniem towaru lub wykonaniem usługi.
Natomiast w przypadku, gdy doszło do przekazania towaru lub wykonania usługi, albo kontrahent dokonał płatności, przedsiębiorcy zobowiązani są wystawić fakturę VAT. Proforma nie uprawnia do odliczenia podatku VAT ani zaliczenia wydatku do kosztów, nawet jeśli przekazano należną sprzedawcy kwotę. Obowiązek podatkowy dotyczy więc wyłącznie faktury VAT.
Czytaj też:
