Jak wystawić notę korygującą? Skarbówka ci nie pomoże
Przedsiębiorcy wystawiają faktury sprzedaży, natomiast od swoich kontrahentów otrzymują faktury dokumentujące zakup towarów lub usług. Czasami zawierają one błędy formalne, które należy wyjaśnić poprzez wystawienie noty korygującej. Czym jest ten dokument i w jakich sytuacjach znajduje zastosowanie?
Czym jest nota korygująca?
Nota korygująca to dokument, który pozwala zniwelować błędy, jakie zawiera faktura kosztowa lub również faktura korygująca. Wystawia ją odbiorca pierwotnego dokumentu, a więc przedsiębiorca, który nabył towar lub usługę. Nota korygująca nie podlega ewidencji księgowej ani wpisowi do rejestru VAT. Można ją wystawić jedynie w przypadku, gdy błędy dotyczą elementów opisowych, niemających wpływu na kwotę netto, brutto czy podatku VAT.
Jakie elementy zawiera nota korygująca?
Elementy, jakie muszą znaleźć się w nocie korygującej, zostały sprecyzowane w ustawie o podatku od towarów i usług. Są to:
- nazwa „nota korygująca”,
- numer,
- data wystawienia,
- dane wystawcy noty oraz faktury, ich adresy i numery NIP,
- dane zawarte w fakturze poprawianej,
- dane korygowane,
- dane właściwe.
Kto i na jakich zasadach wystawia notę korygującą?
Nota korygująca to dokument, który może wystawić jedynie odbiorca faktury pierwotnej. Powinna ona zostać przekazana sprzedawcy, natomiast drugi egzemplarz należy pozostawić w dokumentacji własnej. Notę korygującą wystawia się w sytuacji, gdy błędy w fakturze pierwotnej dotyczą:
- numeru NIP,
- adresu sprzedawcy bądź nabywcy towaru/usługi,
- dat,
- numeru dokumentu,
- oznaczenia towarów lub usług,
- numeru rejestracyjnego pojazdu,
- dodatkowych zwrotów, takich jak „mechanizm podzielonej płatności” i im podobne.
Ustawa o podatku od towarów i usług precyzuje, że odbiorca noty korygującej ma obowiązek ją zaakceptować lub odrzucić. Może zrobić to w formie pisemnej lub elektronicznej.
W jakich przypadkach nie może wystawić noty korygującej?
Wystawienie noty korygującej ma na celu zniwelowanie drobnych błędów, które uniemożliwiają podatnikowi na przykład odliczenie VAT. Niemniej jednak można ją wystawić jedynie w określonych prawnie przypadkach. Dokumentem, który pozwala wyjaśnić błędy rachunkowe, jest faktura korygująca, podlegająca ewidencji w księgach rachunkowych. Jeśli błąd w fakturze pierwotnej dotyczy:
- kwoty netto lub brutto,
- stawki lub kwoty podatku VAT,
- kwoty zniżek lub upustów w formie rabatów,
- ceny jednostkowej towaru/usługi,
- ilości dostarczonych towarów/usług,
to należy wystawić fakturę, a nie notę korygującą.
Czytaj też: FV marża - co to jest i jak rozliczyć?
W jakim terminie należy wystawić notę korygującą?
Ustawodawca nie sprecyzował, kiedy odbiorca faktury powinien wystawić do niej notę korygującą, jeśli dokument pierwotny zawiera błędy. Warto jednak zrobić to bezzwłocznie po ich zauważeniu. Błędy formalne, pomimo iż nie wydają się istotne, mogą mieć wpływ na odliczenie podatku VAT w danym okresie czy zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. W takiej sytuacji podatnik nie ma prawa zaksięgować faktury pierwotnej tak, jak gdyby nie zawierała błędów, do czasu wystawienia nory korygującej i otrzymania stosownego potwierdzenie ze strony wystawcy faktury.
Jak wystawić notę korygującą?
Nota korygująca, podobnie jak faktura główna, musi zawierać pewne niezbędne elementy. Ustawodawca nie precyzuje jednak, w jaki sposób należy ją wystawić. Wzór takiego dokumentu można znaleźć w programach do fakturowania, lecz równie dobrze podatnik ma prawo sporządzić go odręcznie lub z pomocą arkusza kalkulacyjnego.
