Nota korygująca - czym jest, jak ją wystawić, czego nie może zmienić?
Nota korygująca to dokument służący do poprawiania prostych błędów zawartych w fakturach. Nie mają one bezpośredniego związku z liczbami, nie wpływają więc na wysokość zobowiązania podatkowego, jednak z prawnego punktu widzenia w dalszym ciągu są istotne. W jakich przypadkach wystawia się notę korygującą i czego nie może ona poprawić?
Czym jest nota korygująca?
Nota korygująca umożliwia poprawę prostych błędów, które zostały popełnione na etapie wystawienia faktury głównej lub korygującej. Najczęściej dotyczą one nabywcy towaru lub usługi i to właśnie on zobowiązany jest wystawić właściwy dokument. Przekazuje go kontrahentowi, natomiast drugi egzemplarz pozostawia we własnej dokumentacji.
Nabywca może wystawić notę korygującą w każdym momencie – nie obowiązują go żadne ograniczenia czasowe. Powinien jednak zrobić to bezzwłocznie po odnotowaniu błędu. Nabywca ma prawo wystawić notę korygującą, jeśli błąd zawarty w fakturze dotyczy:
- adresu nabywcy lub sprzedawcy,
- numeru NIP,
- daty sprzedaży,
- terminu płatności,
- oznaczenia towaru lub usługi.
Nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez sprzedawcę, ale ustawodawca nie sprecyzował, w jaki sposób powinien on to zrobić. Ma więc prawo odesłać podpisany dokument wystawcy bądź potwierdzić jego przyjęcie mailowo.
Dlaczego nota korygująca jest tak istotna? Otóż faktura zawierająca błędne dane nie jest dokumentem, na mocy którego można dokonać odliczenia podatku VAT. Błędne dane wpływają też na rzetelność wystawiania dokumentów sprzedażowych.
Jakie elementy zawiera nota korygująca?
Art. 106k ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług wymienione zostały elementy, które musi zawierać nota korygująca. Są to:
- nazwa dokumentu „nota korygująca”,
- kolejny numer,
- data wystawienia,
- nazwa wystawcy noty i faktury głównej lub korygującej,
- dane zawarte w fakturze,
- oznaczanie treści informacji korygowanej.
Czytaj też: Nota korygująca - kiedy i jak wystawić?
W jakich przypadkach nie można wystawić noty korygującej?
Ustawodawca przewidział możliwość wystawienia noty korygującej jedynie w przypadkach, gdy błędy w wystawionej fakturze głównej lub korygującej są nieznaczne. Dokumentem tym nie można posłużyć się, jeśli błędne dane dotyczą:
- jednostek miar i ilości towaru,
- rodzaju wykonanych usług,
- ceny jednostkowej towaru lub usługi,
- stawki podatku VAT,
- sumy wartości sprzedaży netto poszczególnych towarów lub usług z podziałem na poszczególne stawki podatku VAT,
- kwoty podatku VAT,
- kwoty należności ogółem.
Nota korygująca nie ma więc zastosowania, gdy błąd popełniony przez wystawiającego fakturę dotyczy danych liczbowych.
Nota korygująca a faktura korygująca
Nota korygująca bardzo często mylona jest z fakturą korygującą, ale te dwa dokumenty mają zupełnie inne zastosowanie w obrocie gospodarczym. Faktura korygująca służy bowiem poprawianiu błędnych danych liczbowych zawartych w fakturze głównej. Może wystawić ją jedynie sprzedawca – z własnej inicjatywy bądź na prośbę nabywcy.
Nota korygująca jest dokumentem, który należy dołączyć do faktury głównej, lecz nie podlega on księgowaniu. Tymczasem faktura korygująca nie tylko musi zostać wpisana do ewidencji, lecz również wpływa na wysokość podatku VAT naliczonego lub należnego. Jej otrzymanie wiąże się z koniecznością dopełnienia pewnych obowiązków, w tym również dotyczących sporządzenia i przekazania organowi podatkowemu korekty deklaracji, jeśli faktura korygująca wystawiona została w innym okresie rozliczeniowym. Tymczasem otrzymanie noty korygującej wymaga jedynie jej zaakceptowania oraz dołączenia do dokumentacji.
