Refaktury czyli zmora przedsiębiorców. Coraz częściej potrzebują indywidualną interpretację
Pojęcie refaktury nie zostało zdefiniowane przez ustawodawcę, jednak tego rodzaju dokument jest powszechnie używany w obrocie gospodarczym. Pozwala bowiem na rozliczenie zakupu towaru lub usługi przez ostatecznego nabywcę, jeśli pomiędzy nim a sprzedawcą występuje pośrednik.
Kiedy i na jakich zasadach wystawia się refakturę?
Refakturowanie zakupu usług lub towarów jest powszechnie spotykane w praktyce gospodarczej, jednak definicja refaktury nie pojawia się w żadnej z ustaw podatkowych. Art. 8 ust. 2A ustawy o VAT wskazuje natomiast, że jeżeli podatnik nabywa towar lub usługę na rzecz osoby trzeciej, to do jej rozliczenia zobowiązany jest beneficjent, czyli właśnie osoba trzecia. Można więc stwierdzić, że w takim układzie podatnik jest jedynie pośrednikiem, który nie ponosi kosztów, a jednocześnie nie osiąga przychodów. Tym samym nie rozlicza on faktury na gruncie podatku VAT. Refakturowanie to inaczej odsprzedaż, jednak wystawca nie ma prawa doliczyć marży, prowizji czy dodatkowych kosztów, jakie byłby zobowiązany ponieść odbiorca. Jeśli to zrobi, organ podatkowy uzna fakturę za dokumentującą osobną transakcję, co będzie związane z koniecznością rozliczenia podatku dochodowego oraz VAT przez obie strony.
Czytaj też: Nota korygująca - kiedy i jak wystawić?
Jakie elementy powinna zawierać refaktura?
Refaktura, co do zasady, powinna zawierać dokładnie takie same elementy, jak zwykła faktura VAT, a więc:
- datę wystawienia,
- kolejny numer identyfikujący dokument,
- NIP nabywcy oraz sprzedawcy,
- nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy,
- datę wykonania usługi/zakończenia dostawy towarów,
- nazwę towaru/usługi,
- wartość sprzedaży netto, stawkę i kwotę VAT, wartość brutto.
W refakturze umieszcza się taką samą stawkę VAT, jak w fakturze pierwotnej. Kwoty netto i brutto również powinny być tożsame, ze względu na brak możliwości doliczenia prowizji lub marży. W kontekście stawki VAT obowiązuje jeden wyjątek – refakturowanie usług świadczonych przez Pocztę Polską związane jest z koniecznością przypisania odpowiedniej stawki VAT, mając na uwadze fakt, iż Poczta Polska zwolniona jest z podatku przedmiotowo.
Refaktura a rozliczenie VAT
Kwestia podatku VAT jest niezwykle problematyczna w kontekście refaktury. Przepisy nie określają bowiem, w którym momencie powstaje obowiązek podatkowy. Przyjmuje się, że rozliczenia należy dokonać na zasadach ogólnych, a więc tak, jak przy tradycyjnej fakturze VAT.
Nie wszyscy jednak zgadzają się z tym stanowiskiem, twierdząc, że obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia refaktury. Przyjmując pierwszy wariant, data powstania obowiązku podatkowego w VAT zależeć będzie od rodzaju wykonywanej usługi.
Przychody i koszty przy refakturowaniu
Podobnie jak w przypadku podatku VAT, przepisy nie precyzują, kiedy przy refakturze należy naliczyć przychód, a kiedy możliwe będzie odliczenie kosztu. Organy podatkowe stoją na stanowisku, zgodnie z którym rozliczenie powinno odbywać się na zasadach ogólnych. Przychód powstaje więc w momencie wykonania usługi lub jej części, lecz nie później, niż w dacie wystawienia faktury albo otrzymania płatności. Jeśli usługa rozliczana jest okresowo, to za datę powstania przychodu należy przyjąć ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Niemniej jednak w takiej sytuacji refaktura powinna być wystawiana nie rzadziej niż raz w roku.
Tymczasem podatnicy mają prawo do odliczenia kosztu w dacie jego poniesienia, jeśli nie jest on bezpośrednio związany z osiąganymi przychodami. Organy podatkowe przyjmują, że właśnie tak jest w przypadku refaktury, choć pojawiają się też interpretacje, zgodnie z którymi koszt należałoby przypisać do odpowiadającemu mu przychodu. Kwestia rozliczania podatku dochodowego jest tak samo problematyczna, jak podatku VAT. Dlatego też przedsiębiorcy coraz częściej występują o interpretację indywidualną, zwłaszcza jeśli refakturowane usługi wykonywane są w dłuższej perspektywie czasowej.
Czytaj też: Amortyzacja w firmie - jak to działa?
