Biała lista podatników VAT. Jak trafić do rejestru i z niego korzystać?
Biała lista podatników VAT to narzędzie, przy pomocy którego można sprawdzić kontrahenta. Znajdują się na niej numery rachunków rozliczeniowych czynnych podatników VAT. Jak trafić na białą listę i kiedy należy z niej korzystać?
Czym jest biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT (w języku potocznym nazywana po prostu białą listą) prowadzona jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej celem wyszukiwania i weryfikowania kontrahentów – czynnych podatników VAT. W ewidencji znajdują się między innymi informacje dotyczące:
- numeru rachunków bankowych czynnych podatników VAT, na które należy dokonywać płatności za faktury,
- daty rejestracji na cele podatku VAT,
- podstawy prawnej odmowy zarejestrowania podmiotu jako czynnego podatnika VAT,
- danych, takich jak nazwa przedsiębiorstwa, adres siedziby firmy czy numery identyfikacyjne.
Biała lista podatników VAT przyjmuje formę wyszukiwarki, którą można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów. Informacje w niej umieszczone można wyszukiwać po:
- numerze NIP,
- numerze REGON,
- nazwie firmy,
- numerze rachunku bankowego.
Jakie rachunki znajdują się na białej liście?
Biała lista podatników VAT to ewidencja, w której można znaleźć wyłącznie numery rachunków bankowych podmiotów zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT bądź które przywrócono do rejestru VAT. Dane uwidocznione w wykazie nie obejmują natomiast numerów kont przedsiębiorców, którzy nie zarejestrowali się do celów VAT ze względu na zbyt niskie obroty. Biała lista nie ewidencjonuje także prywatnych rachunków rozliczeniowych, z których korzystają przedsiębiorcy. Nie mogą być one bowiem wykorzystywane do celów prowadzonej działalności gospodarczej.
Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy muszą zakładać osobny rachunek firmowy? Odpowiedź na to pytanie jest prosta – jeśli rejestrują się jako czynni podatnicy VAT, to mają taki obowiązek. Dokonując płatności za towar lub usługę, należy wykonać przelew na numer rachunku znajdujący się na białej liście. Dotyczy to zwłaszcza transakcji, których kwota opiewa na co najmniej 15 000 zł. Przekazując pieniądze na konto spoza białej listy, przedsiębiorca będzie zobowiązany wyłączyć wydatek z kosztów uzyskania przychodów.
Ponadto ponosi on solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe kontrahenta w zakresie należnego podatku VAT od transakcji. Uniknięcie kary jest możliwe wyłącznie w przypadku poinformowania naczelnika urzędu skarbowego, że pieniądze zostały przekazane na niewłaściwe konto. Podatnik ma na to 7 dni od momentu wykonania przelewu.
Jak znaleźć się na białej liście podatników VAT?
Każdy przedsiębiorca, zakładając działalność gospodarczą, ma obowiązek podać do wiadomości urzędu skarbowego numer rachunku rozliczeniowego. Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą robią to poprzez formularz CEIDG, natomiast spółki zarejestrowane w KRS i spółki cywilne składają dokumenty NIP-8 i NIP-2. Numery rachunków trafiają automatycznie do bazy Krajowej Administracji Skarbowej po potwierdzeniu w STIR.
W ten sposób publikowane są na białej liście. Przedsiębiorcy nie muszą dopełniać żadnych dodatkowych formalności, aby ich rachunki były widoczne w wyszukiwarce. Niemniej jednak powinni pamiętać o konieczności zaktualizowania danych w urzędzie skarbowym w przypadku zmiany numeru konta lub siedziby firmy, jeśli jednocześnie zmienia się właściwość miejscowa urzędu.
Co zrobić, gdy rachunek bankowy nie jest widoczny na białej liście?
Biała lista podatników VAT nie jest jedynie bazą informacyjną – niekorzystanie z numerów rachunków, które się na niej znajdują (a więc dokonywanie przelewów na konta spoza białej listy) wiąże się z poważnymi konsekwencjami finansowymi. Jeśli numer firmowego konta nie widnieje w wyszukiwarce, należy sprawdzić, czy dane w KRS lub CEIDG zostały poprawnie zaktualizowane.
W pozostałych przypadkach istnieje ryzyko niezgłoszenia numeru do STIR, jednak zadanie do pozostaje w kompetencji banku. Kwestię tę należy wyjaśniać wyłącznie w instytucji prowadzącej rachunek, a nie w urzędzie skarbowym.
