Od obowiązku do przewagi. Jak KSeF zmieni polski biznes
KSeF to dopiero początek – jego wdrożenie może być dla firm impulsem do szerszej cyfryzacji. Dla jednych będzie przykrym obowiązkiem, dla innych punktem zwrotnym, który pozwoli zautomatyzować obieg dokumentów, skrócić czas rozliczeń i przygotować organizację na kolejne etapy cyfrowej transformacji.
W historii polskich firm było już kilka takich momentów: wprowadzenie e-deklaracji, Jednolitego Pliku Kontrolnego, teraz czas na e-faktury. Za każdym razem przedsiębiorcy bali się nowego obowiązku, a po kilku latach trudno sobie wyobrazić działanie bez niego. Tak może być i teraz.
KSeF można potraktować minimalistycznie – wysyłać faktury do KSeF i po prostu odhaczyć obowiązek. Ale można też wykorzystać ten moment do zmian, które dadzą realną przewagę konkurencyjną.
Automatyzacja krok po kroku
Cyfrowa transformacja zaczyna się tam, gdzie firma widzi najwięcej błędów i strat czasu. To mogą być zamówienia, obieg faktur kosztowych albo rozliczanie płatności. Automatyzacja oznacza mniej pomyłek, szybsze rozliczenia i lepszą kontrolę nad danymi.
Przedsiębiorcy często pytają nas, od czego zacząć – odpowiadamy: od tych procesów, w których generujemy najwięcej dokumentów, najczęściej jest to obieg faktur kosztowych i zakupowych. Już teraz część naszych Klientów wspiera te procesy narzędziem Comarch OCR oraz Comarch BPM, po wejściu w życie KSeF będzie łatwiej, bo każda faktura dla każdej firmy będzie odczytywana automatycznie, bez przepisywania danych – opisuje Paweł Krupa, Product Manager – systemy FK/HR w Comarch.
Bariery, których nie możesz zignorować
Oczywiście, cyfrowa transformacja ma swoją cenę. Wymaga inwestycji w systemy, szkoleń i zmianę mentalności pracowników. Niektóre firmy wybierają drogę na skróty i zatrzymują się na wdrożeniu KSeF w wersji minimum. Inne inwestują więcej, ale w zamian zyskują sprawniejsze procesy i lepsze wyniki finansowe.
Dlatego warto realistycznie ocenić, jakie procesy automatyzować w pierwszej kolejności i jakie nakłady są niezbędne.
KSeF jako trampolina do zmian
Comarch podkreśla, że KSeF może być fundamentem większej strategii cyfrowej. Systemy tej klasy integrują e-fakturowanie z obiegiem dokumentów, komunikacją między działami i raportowaniem finansowym. To baza, na której można budować kolejne etapy cyfryzacji – od robotyzacji procesów biurowych po zaawansowaną analitykę w chmurze.
Firmy, które dziś traktują KSeF jako biurokratyczny obowiązek, za kilka lat zobaczą, że był to początek szerszej transformacji – uważa Paweł Krupa.
