Jak rozliczyć delegację zagraniczną? Przysługuje ci nie tylko dieta

Pracownicy najczęściej udają się w podróże służbowe za granicę na co najmniej kilka dni, jednak w przypadku krajów przygranicznych wyjazd może trwać zaledwie kilka godzin. Sposób obliczania liczby godzin czy dób, które pracownik spędził w podróży, zależy od rodzaju środka komunikacji, jakim się poruszał.

I tak: jeśli są to podróże drogą lądową, to czas pobytu liczy się od momentu przekroczenia polskiej granicy. Tymczasem podróż drogą lotniczą rozpoczyna się od momentu startu samolotu na ostatnim lotnisku w kraju. Podróż statkiem rozliczana jest natomiast od jego wyjścia z portu polskiego. Wybór środka transportu, co do zasady, pozostaje w gestii pracodawcy. Może on wyrazić zgodę na podróż samochodem prywatnym pracownika, jednak wtedy zobowiązany będzie wypłacić mu ryczałt za każdy przejechany kilometr.

Pracownikowi, który odbywa zagraniczną podróż służbową, przysługuje dieta. Jej wysokość określona została w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 roku zmieniającym rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Więcej poradników dotyczących prawa pracy

Co istotne, w przypadku każdego kraju obowiązują inne stawki – za każdą dobę spędzoną we Włoszech pracownikowi należy się dieta w wysokości 53 euro, natomiast podróżując do Hiszpanii otrzyma on 50 euro za dobę. Obliczając wysokość diety, należy mieć na uwadze liczbę godzin, jaką pracownik spędził w podróży. Za każdą dobę przysługuje ona w pełnej wysokości, za niepełną dobę – do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety, 1/2 diety należne jest przy podróży trwającej od 8 do 12 godzin. Jej wysokość należy pomniejszyć o:

Dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymał ekwiwalent na wyżywienie, chyba że jest on niższy, niż stawka ustawowa. Wtedy też pracodawca ma obowiązek dopłacić brakującą kwotę. Jeśli w czasie podróży służbowej pracownik będzie podlegał hospitalizacji, to za każdy dzień otrzyma 25 proc. diety.

Przywołane wyżej rozporządzenie określa nie tylko stawki diet w poszczególnych krajach, lecz również kwotę maksymalną zwrotu za hotel, jaką może otrzymać pracownik. Przysługuje ona, jeśli pracodawca nie zapewni noclegu, a pracownik przedłoży stosowne rachunki wystawione przez hotel. W przypadku ich braku, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 proc. ustawowego limitu. Pracownik jest także uprawniony do zwrotu kosztów dojazdu do i z dworca kolejowego, autobusowego, lotniska czy porta morskiego. Wynosi ona 50 proc. wartości diety.

Tymczasem na podróże środkami komunikacji miejskiej pracownik otrzymuje 10 proc. wartości diety za każdą rozpoczętą dobę. Po powrocie z delegacji zobowiązany jest on niezwłocznie przedstawić pracodawcy dokumenty potwierdzające fakt poniesienia kosztów.

Czytaj także: Cashflow - jak obliczyć i jak interpretować?

Pracownicy zatrudnieni w jednostkach państwowych i samorządowych otrzymują diety zgodnie z rozporządzeniem, tymczasem przedsiębiorcy prowadzące prywatne firmy mogą ustalać dla swoich pracowników inne stawki. Zasady rozliczania delegacji zagranicznych należy wtedy zawrzeć w regulaminie wewnątrzzakładowym.

Jednocześnie trzeba pamiętać o specyficznych warunkach rozliczania delegacji. Diety, co do zasady, są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym oraz ze składek ZUS, jednak wyłącznie w przypadku, gdy ich wysokość jest liczona zgodnie ze stawkami ustawowymi. Tymczasem każdą nadwyżkę należy opodatkować oraz oskładkować.