Podróż służbowa. Ile wynosi dieta krajowa i zagraniczna
Wysokość diety w podróży służbowej zależy od wielu czynników, jednak przede wszystkim od tego, do jakiego kraju udaje się pracownik. Z założenia przyznawane kwoty powinny pokryć różnicę w wydatkach, jakie podróżujący musiałby ponieść, pozostając w miejscu pracy. Ile pieniędzy należy się za delegację krajową, a ile za zagraniczną?
Ile wynosi dieta krajowa?
Od 1 stycznia 2023 roku obowiązuje nowa, wyższa w stosunku do poprzedniej stawka diety krajowej. Pracownik za każdą dobę podróży otrzyma 45 zł, jednak pod pewnymi warunkami. Jeśli podróż trwa:
- poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50 proc. diety,
- powyżej 12 godzin – przysługuje pełna dieta.
W sytuacji, gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdy rozpoczęty dzień pracownikowi przysługuje 22,50 zł (gdy jest on w delegacji poniżej 8 godzin) bądź 45 zł. Dieta nie przysługuje, jeśli pracodawca zapewni pracownikowi całodzienne wyżywienie. Ulega natomiast zmniejszeniu o 25 proc., gdy otrzyma on śniadanie lub kolację oraz o 50 proc., gdy otrzyma obiad.
Zwrot kosztów za nocleg i dojazdy w podróży krajowej
Pracownik, który odbywa krajową podróż służbową, powinien mieć zapewniony nocleg. Jeśli opłaca go we własnym zakresie, przysługuje mu zwrot kosztów na podstawie przedstawionych dokumentów. Maksymalna wysokość zwrotu to nie więcej niż 900 zł. W sytuacji, gdy nie przedstawi dokumentów potwierdzających zakup usługi hotelowej, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150 proc. wartości diety krajowej – 67,50 zł. Pracownik ma też prawo do zwrotu środków pieniężnych wydatkowych na zakup biletów komunikacji miejskiej. W tym przypadku również musi przedstawić dowód zakupu, a jeśli tego nie zrobi, otrzyma ryczałt w wysokości 20 proc. diety krajowej – 9 zł.
Ile wynosi dieta w delegacji zagranicznej?
Dietę za delegację zagraniczną oblicza się inaczej, niż dietę krajową. Jej wysokość uzależniona jest od czasu, jaki pracownik przebywa w podróży służbowej:
- poniżej 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50 proc. diety,
- powyżej 12 godzin – przysługuje pełna dieta.
Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi śniadanie, należy pomniejszyć dzienną dietę o 15 proc., a w przypadku obiadu kolacji – o 30 proc. Podobnie jak w przypadku podróży służbowej w kraju, pracownikowi przysługuje zwrot za nocleg, jednak musi przedstawić stosowne dokumenty. W przeciwnym razie przysługuje mu jedynie 25 proc. kwoty ryczałtu przewidzianego dla danego państwa. Stawki dziennej diety dla poszczególnych krajów są różne i wynoszą np.:
- Austria – 57 euro,
- Hiszpania – 50 euro,
- Kanada – 71 CAD,
- Francja – 55 euro,
- Czechy – 41 euro,
- Belgia – 55 euro.
Pracownicy, którzy podróżują innym środkiem transportu niż samochód, mają prawo do ryczałtu na pokrycie wydatków związanych z dojazdem z lotniska lub dworca do miejsca docelowego. Przysługuje on w wysokości jednej diety. 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę podróży wypłaca się też celem pokrycia kosztów związanych z zakupem biletów na komunikację miejską.
Więcej o przepisach prawa pracy przeczytasz na Bizblog.pl:
W jakim terminie należy rozliczyć delegację?
Krajowe podróże służbowe powinny zostać rozliczone w ciągu 14 dni od zakończenia. Niemniej jednak należy dołożyć wszelkich starań, aby pracownik otrzymał pieniądze niezwłocznie. Jego obowiązkiem jest przedłożenie wszelkich dokumentów, które mają wpływ na wysokość świadczenia. Im później to zrobi, tym później otrzyma należne środki.
Dieta w podróży służbowej a regulamin wewnątrzzakładowy
Przedstawione wyżej rozwiązania w zakresie delegacji krajowych i zagranicznych zostały narzucone przez ustawodawcę i dotyczą przede wszystkim sfery budżetowej. Pracodawca może jednak wdrożyć własny regulamin podróży służbowych, który jednocześnie nie może być mniej korzystny niż rozwiązania ogólnoobowiązujące. Warto też pamiętać o kwestii opodatkowania i oskładkowania diet. Kwoty, które widnieją w przepisach, są zwolnione od podatku dochodowego i składek ZUS. Jeśli jednak pracodawca zapewnia pracownikom wyższe wynagrodzenie, będzie musiał opodatkować nadwyżkę i odprowadzić od niej należne składki.
