Podróż służbowa motocyklem. Wystarczy zgoda pracodawcy

Podróż służbowa kojarzy się z kilkudniowym wyjazdem z dala od miejsca zamieszkania pracownika. Tymczasem przepisy nie określają odległości, natomiast skupiają się na czasie trwania delegacji. Jeśli chodzi o podróż krajową, to musi ona trwać minimum 8 godzin, aby pracownikowi przysługiwała dieta. W przypadku podróży zagranicznych nie ma takiego ograniczenia. Czasami nie jest konieczne pokonywanie długich tras, aby dotrzeć do miejsca docelowego. W takiej sytuacji ustawodawca dopuszcza możliwość przemieszczania się samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który stanowi własność pracownika. Taką podróż można rozliczyć na zasadach ogólnych.

Pracownik, który chce odbyć podróż służbową własnym motocyklem, musi uzyskać zgodę pracodawcy. Co do zasady powinien korzystać ze środków transportu będących własnością zatrudniającego. Pracodawca może wyrazić zgodę, podpisując z pracownikiem umowę o użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Powinna ona zawierać przynajmniej następujące elementy:

Jednorazowa zgoda na użytkowanie własnego pojazdu w podróży służbowej nie oznacza jeszcze możliwości użytkowania go każdorazowo. Decyzja w tej sprawie należy do pracodawcy.

Podróż służbową motocyklem rozliczamy na zasadach ogólnych, uwzględniając zwłaszcza:

Powyższe reguły dotyczą sposobu ustalania diety, natomiast pracownikowi, który użytkuje w ramach czynności służbowych własny motocykl, należy się także zwrot kosztów w postaci tak zwanej kilometrówki. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku określa jaka wysokość zwrotu przysługuje w konkretnych sytuacjach. Stawka zależy od rodzaju pojazdu i pojemności skokowej silnika. Jeśli chodzi o motocykl, to pracownikowi przysługuje zwrot w wysokości 0,69 zł za każdy przejechany kilometr.

Więcej porad dla przedsiębiorców znajdziesz na Bizblog.pl:

Pracownikowi, który odbywa podróż służbową własnym motocyklem, należy się ekwiwalent w postaci kilometrówki. Niemniej jednak pracodawca może ustalić także inny, korzystniejszy sposób rozliczania. Takie rozwiązanie ma na celu zachęcić pracowników do tego, by korzystali z własnych pojazdów, zwłaszcza jeśli firma nie posiada floty. Trzeba jednak wziąć pod uwagę kwestie podatkowe. Ograniczeniem są tutaj stawki wskazane w ww. rozporządzeniu. Określają one maksymalne kwoty, które wypłacone pracownikowi, nie stanowią jego przychodu. Nie są więc podstawą do odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy i składek ZUS. Jeśli jednak wypłacona kwota będzie wyższa, to nadwyżkę trzeba będzie opodatkować i oskładkować. Z drugiej strony, pracodawca nie zaliczy jej do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ podobnie jak w przypadku pracownika, zastosowanie ma limit ustawowy.

Wielu pracowników chętnie udaje się w podróż służbową własnym pojazdem, również motocyklem (o ile warunki na to pozwalają). Takie rozwiązanie może być też opłacalne ekonomicznie, zwłaszcza w przypadku tanich w eksploatacji modeli. Ponadto pracodawca ma możliwość zaoferować korzystniejszy sposób rozliczeń, i choć dodatkowa kwota będzie opodatkowana, stanowi dochód pracownika. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż tematyka podróży służbowych dotyczy pracowników, zatem kilometrówki nie może rozliczyć przedsiębiorca, który podróżuje własnym pojazdem. W dalszym ciągu rozlicza natomiast koszty na zasadach ogólnych, w tym związane ze zużyciem paliwa i eksploatacją.