Jak prawidłowo rozliczać podróże służbowe - przewodnik po kilometrówce
Pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym pojazdem pracownika, jednak zobowiązany jest pokryć koszty zarówno paliwa, jak i eksploatacji samochodu. Ustawodawca wprowadził kwotę zryczałtowaną, tak zwaną kilometrówkę, zgodnie z którą należy mu wypłacić rekompensatę za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.
Czym jest kilometrówka?
Kilometrówka jest formą rekompensaty wypłacanej pracownikowi, który używa samochodu prywatnego do celów służbowych. Pracodawca może zlecić pracownikowi odbycie podróży służbowej samochodem firmowym, jednak może również wyrazić zgodę na przebycie wyznaczonej trasy pojazdem prywatnym – nie tylko samochodem, lecz także motocyklem czy motorowerem. W praktyce z pojazdów prywatnych najczęściej korzysta się w firmach, które nie posiadają własnej floty.
Pracownikowi, który odbywa podróże służbowe własnym samochodem, należy się nie tylko zwrot kosztów zakupu paliwa. Bardzo istotnym elementem jest też zużycie pojazdu, czyli amortyzacja. Ustawodawca, biorąc pod uwagę wydatki, jakie musi ponieść pracownik, wprowadził tak zwaną kilometrówkę. W 2023 roku nastąpiła zmiana stawek, na podstawie których należy rozliczać się z pracownikiem. Stało się to na skutek rosnącej inflacji, a więc i kosztów, jakie ponosi właściciel pojazdu.
Kiedy należy wypłacić pracownikowi kilometrówkę?
Kilometrówka wypłacana jest wyłącznie w przypadku, gdy pracownik udaje się w podróż służbową samochodem prywatnym. Nie ma on obowiązku wykazać, że pojazd jest jego własnością – przepisy przewidują bowiem wypłatę kilometrówki w przypadku podróżowania autem, który nie należy do pracodawcy. Natomiast jeśli zapewnia on pracownikowi transport, nie ma obowiązku wypłacania kilometrówki. Ponadto nie obejmuje ona kosztów dojazdu na przykład na lotnisko czy na dworzec kolejowy, jeśli stamtąd rozpoczyna się delegacja pracownika.
Kilometrówka od 2023 roku – stawka za 1 kilometr
Kilometrówkę, jak sama nazwa wskazuje, rozlicza się za każdy przejechany kilometr. Od 17 stycznia 2023 roku obowiązują nowe stawki maksymalne, wynoszące:
- 0,89 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika mniejszej lub równej 900 cm3
- 1,15 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3,
- 0,69 zł – dla motocykla,
- 0,42 zł – dla motoroweru.
Pracownik, chcąc otrzymać rekompensatę, zobowiązany jest przedstawić pracodawcy ewidencję określającą liczbę przejechanych kilometrów. Należy to zrobić niezwłocznie po zakończeniu podróży służbowej.
Kilometrówka na gruncie podatku dochodowego i składek ZUS
Finansowa rekompensata za używanie samochodu własnego do celów służbowych jest całkowicie zwolniona z podatku dochodowego, nie trzeba też rozliczać składek na ubezpieczenie społeczne czy zdrowotne z jej tytułu.
Należy jednak mieć na uwadze, że zasada ta dotyczy wyłącznie kilometrówki, która została wypłacona zgodnie z maksymalnymi stawkami zawartymi w rozporządzeniu. Jeśli pracodawca ustali wyższe stawki, za pomocą których rozlicza się z pracownikami, to nadwyżka będzie podlegała opodatkowaniu oraz oskładkowaniu. Jednocześnie pracodawca nie będzie mógł zaliczyć pełnej kwoty do kosztów uzyskania przychodu.
Do kiedy pracodawca musi wypłacić kilometrówkę?
Pracownik po zakończeniu podróży służbowej zobowiązany jest przedstawić wszelkie dokumenty z nią związane, które wpływają na wysokość diety, kilometrówki czy innych należnych mu świadczeń. Zgodnie z przepisami ma na to maksymalnie 14 dni, jednak w prywatnych przedsiębiorstwach istnieje możliwość ustalenia krótszego terminu.
Pracodawca rozlicza podróż służbową oraz wypłaca świadczenie niezwłocznie, jednak prawo nie określa konkretnego terminu, jaki miałby w tym przypadku obowiązywać. Przyjmuje się, że kilometrówka może być wypłacona w tym samym terminie, co wynagrodzenie, lecz wyłącznie w sytuacji, gdy pomiędzy rozliczeniem podróży służbowej a dniem przekazania pensji nie występuje znacząca luka czasowa.
