Kodeks pracy po nowemu. Nie tylko kasa za prąd i internet, dyscyplinarka też jest możliwa
Lada moment w życie wejdzie nowelizacja Kodeksu pracy. Znajdą się w niej m.in. zmiany w związku z pracą zdalną. Jak wkrótce będzie wyglądał home office, na co mogą liczyć pracownicy, a na co powinni uważać?
Już 7 kwietnia wejdą w życie zmiany w Kodeksie pracy w tym również te dotyczące pracy zdalnej.
Kodeks pracy wprowadza dwa rodzaj pracy zdalnej: pracę zdalną oraz pracę zdalną okazjonalną, którą można wykonywać do 24 dni w roku kalendarzowym - przypomina Anna Zielińska, In-house Lawyer ClickMeeting.
Pierwsza to odpowiednik dotychczasowej telepracy z Kodeksu pracy, a ta druga to tzw. home office.
Co istotne, pracownik może łączyć obie te instytucje. Pamiętajmy, że tzw. „praca hybrydowa”, to także rodzaj pracy zdalnej – tej będącej odpowiednikiem telepracy – tyle tylko, że jest to praca zdalna w niepełnym wymiarze. Tak więc pracownik, który uzgodni z pracodawcą pracę zdalną w wymiarze np. trzy dni w każdym tygodniu pracy (czyli tzw. pracę hybrydową), może dodatkowo wnioskować o pracę zdalną okazjonalną, aby np. w danym tygodniu pracować z domu pięć dni – wyjaśnia nowe zasady Zielińska.
O to, jak Polacy oceniają jeszcze projekt nowelizacji Kodeksu zapytał już w 2020 r. ClickMeeting, polska platforma webinarowa. I okazało się, że:
- 29 proc. Polaków ocenia pozytywnie nowe zmiany,
- 10 proc. negatywnie,
- 61 proc. nie ma zdania.
Natomiast jeden na trzech badanych (32 proc.) stwierdziło, że te zmiany powinny być wprowadzone dużo wcześniej.
Co się zmieni w pracy zdalnej?
Pamiętajmy, że praca zdalna wprowadzona Kodeksem Pracy nie jest obowiązkowa, ani też nie ma automatycznego zastosowania do pracowników. Pracodawca sam decyduje, czy w ogóle wprowadza pracę zdalną w swoim zakładzie pracy, a jeśli tak, to czy dla wszystkich pracowników, czy jedynie dla wybranych grup - komentuje Anna Zielińska.
I wyjaśnia, że wyjątkiem od tej reguły są: pracownice w ciąży, rodzice dzieci do 4. roku życia oraz osoby opiekujące się niepełnosprawnymi członkami rodziny. I tacy pracownicy mogą złożyć wniosek o wykonywanie pracy z domu.
Pracodawca może nie uwzględnić takiego wniosku jedynie wtedy, gdy wykonywanie przez takie osoby pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na rodzaj pracy, jaki wykonują lub ze względu na organizację pracy – zaznacza.
Jak przedsiębiorstwa zamierzają wdrożyć zmiany?
Zmiany w Kodeksie to również proces ich wprowadzania wewnątrz firm. Anna Zielińska wskazuje na dwie ścieżki możliwości.
Pierwsza dotyczy sytuacji, gdy pracodawca nie chce wprowadzić w swojej firmie zasad pracy zdalnej lub nie zdążył tego zrobić. Wówczas uregulowanie zasad wykonywania pracy zdalnej następuje w poleceniu pracodawcy (polecenie tylko w okresie epidemii itp.) lub w uzgodnieniu z pracownikiem (w postaci aneksu do umowy o pracę).
Druga dotyczy sytuacji, gdy pracodawca zamierza wdrożyć nowe regulacje. Wówczas nad propozycją dokumentów pracują dział prawny, HR i szefostwo, a następnie odbywają się rozmowy z pracownikami.
Gdy pracodawca ma już komplet regulacji dot. pracy zdalnej, możliwe jest jej zastosowanie do pracowników. Podstawą do zastosowania pracy zdalnej może być albo uzgodnienie pracodawcy i pracownika, albo jednostronne polecenie pracodawcy. Uzgodnienie można zawrzeć przy zawieraniu umowy o pracę lub w toku zatrudnienia - mówi Anna Zielińska.
I przypomina, że uzgodnienie wymaga zgody obu stron umowy o pracę, czyli zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą zgodzić się na jego treść, w tym na konkretne miejsce świadczenia pracy zdalnej.
Polecenie z kolei jest jednostronną czynnością i nie wymaga zgody pracownika. Pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej tylko w określonych okolicznościach, takich jak stany nadzwyczajne, zagrożenie epidemiczne, epidemia czy w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu - wskazuje ekspertka.
I tłumaczy, że aby pracownik rozpoczął świadczenie pracy zdalnej po otrzymaniu polecenia, musi on złożyć oświadczenie, że posiada ku temu warunki lokalowe i techniczne.
W praktyce praca zdalna będzie najczęściej wykonywana w oparciu o uzgodnienie o pracę. Dokument taki powinien zawierać minimum informacje o wykonywaniu pracy zdalnej, jej wymiar oraz miejsce świadczenia - dodaje Zielińska.
Co Polacy myślą o zmianach w Kodeksie ws. pracy zdalnej?
Z badania Clickmeeting wynika, że 44 proc. badanych nie ma na ten temat zdania, 9 proc. uważa, że nowe przepisy powinny pojawić się później, a 16 proc. jest zdania, że to odpowiedni czas.
Niepokojące jest to, że 52 proc. Polaków zadeklarowało, że nie słyszało nic na ten temat, a 22 proc. badanych nie jest pewna, czy takie informacje do nich dotarły. Z pewnością o zapowiadanej nowelizacji słyszało 26 proc. Polaków.
W badaniu zapytano ankietowanych również o to, czy planowana nowelizacja jest korzystna zarówno dla pracowników, jak i samych pracodawców. Dla 36 proc. respondentów nowe przepisy są korzystne dla pracodawców, 13 proc. uważa, że nie, a 51 proc. badanych zaznaczyło odpowiedź “nie wiem”. Natomiast jeśli chodzi o pracowników, aż 40 proc. Polaków uważa, że zmiany te są dla nich korzystne, 13 proc. uważa, że są one niekorzystne, a 48 proc. osób przyznało, że nie wie, co sądzić na ten temat.
Za pracę zdalną należy się dodatek. Jak go policzyć?
Przy wdrożeniu pracy zdalnej najbardziej kłopotliwe wydaje się ustalenie wysokości tzw. dodatku za pracę zdalną, czyli kosztów, które są niezbędne do świadczenia pracy zdalnej oraz bezpośrednio z nią związane - wskazuje Zielińska.
I tłumaczy, że Kodeks pracy zobowiązuje pracodawców do pokrycia jedynie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a pozostałe koszty jedynie mogą być pokrywane. Natomiast ustawodawca nie podpowiedział, według jakich zasad należy wyliczać te koszty i każdy pracodawca musi sam je wymyślić.
Praktyka pokazuje, że jest wiele różnych sposób wyliczenia takich kosztów, a ich wysokość jest naprawdę zróżnicowana, gdyż potrafi wynosić od ok. 2,50 zł za jeden dzień, do ok. 100-150 zł za miesiąc. Pracodawca na wypadek ew. kontroli z Urzędu Skarbowego lub ZUS powinien zachować wyliczenia wysokości takiego dodatku za pracę zdalną wraz ze źródłami, na których się opierał, takich jak oferty dostawców internetu – mówi ekspertka.
O czym należy pamiętać wz. z pracą zdalną?
Anna Zielińska przypomina, że także miejsce wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej powinno zostać uzgodnione przez pracodawcę i pracownika. Trzeba pamiętać, że pracownik ani w przypadku pracy zdalnej, ani pracy zdalnej okazjonalnej nie może swobodnie, w sposób samodzielny wybierać miejsca świadczenia pracy zdalnej. Pracownik proponuje takie miejsce, a pracodawca może się temu sprzeciwić. Dodatkowo każda zmian miejsca świadczenia pracy zdalnej wymaga ponownego uzgodnienia. Jeśli w uzgodnieniu o pracę zdalną strony wpisały kilka miejsc świadczenia pracy zdalnej, to dalszemu uzgodnieniu podlegają tylko miejsca dotychczas nieuzgodnione. Natomiast wykonywanie pracy zdalnej z nieuzgodnionego miejsca może spowodować lawinę konserwacji.
Po pierwsze, w razie wypadku przy pracy, wypadek taki raczej nie zostanie uznany przez ZUS za wypadek przy pracy, a pracownik nie dostanie świadczenia pieniężnego z tego tytułu. Po drugie, w przypadku pracy z zagranicy pracownik może wpaść w inny porządek prawny dot. podatków, w tym w podwójne opodatkowanie. Obowiązki podatkowe związane z taką sytuacją obciążają pracownika. Po trzecie, w przypadku wykonywania pracy spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego może dojść do przetwarzania lub eksportu danych osobowych poza EOG - przestrzega ekspertka.
I mówi również, że w w takich sytuacjach RODO nakłada na administratora, czyli pracodawcę, m.in. obowiązek wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. Pracodawca będzie także odpowiadał za wszelkie naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych w takich sytuacjach.
Po czwarte taka sytuacja może w niektórych wypadkach zostać potraktowana nawet jako samowolne opuszczenie miejsca pracy i doprowadzić do zwolnienia dyscyplinarnego – przestrzega Anna Zielińska.
