Notatka służbowa. W jakich przypadkach należy ją sporządzić?
Notatka służbowa to dokument, który nie został uregulowany ani w Kodeksie pracy, ani w innych aktach prawnych. Niemniej jednak znajduje ona zastosowanie zarówno w firmach prywatnych, jak i instytucjach publicznych, stanowiąc cenne źródło informacji. Czym jest notatka służbowa i kiedy się ją sporządza?
Ustawodawca nie nakłada obowiązku sporządzania notatek służbowych ani na pracodawcę, ani na pracowników. Wypracowano jednak pewną praktykę ich przygotowywania oraz wzory, na podstawie których można skonstruować taki dokument. Notatkę służbową najczęściej przygotowuje się:
- po spotkaniu biznesowym,
- po spotkaniu z podwładnymi lub współpracownikami,
- po szkoleniu,
- argumentując nałożenie na pracownika kary.
Notatka ma więc przede wszystkim charakter informacyjny. Czasami przybiera również formę dyscyplinującą, stanowiąc uzasadnienie nałożenia na pracownika kary bądź udzielenia nagany. Notatkę służbową może sporządzić każda osoba zatrudniona w danej jednostce, jednak zazwyczaj zadanie to wykonują menedżerowie lub kierownicy działów. Należy przy tym uważać, aby nie doszło do wycieku danych osobowych lub wrażliwych, które mogą – choć nie muszą – być zawarte w notatce.
Jak przygotować notatkę służbową?
Przepisy nie określają, jakie elementy powinna zawierać notatka służbowa. Nie przygotowano również jednolitego jej wzoru. Przyjmuje się jednak, że zawiera ona następujące elementy:
- miejsce i datę sporządzenia,
- imię i nazwisko autora,
- ustalenia, przebieg spotkania czy wnioski,
- dane odbiorcy lub odbiorców.
Notatka służbowa nie powinna natomiast zawierać opinii autora ani informacji niepotwierdzonych, nieprawdziwych. Ważne, aby była napisana prostym, zrozumiałym językiem, dostarczając jedynie najważniejszych wiadomości z punktu widzenia odbiorców. Najczęściej notatki służbowe to dokumenty zawierające kilka zdań, z którymi zainteresowany może zapoznać się w krótkim czasie.
Notatka dyscyplinująca – szczególny rodzaj notatki służbowej
Szczególnym rodzajem notatki służbowej jest notatka dyscyplinująca, przygotowywana celem wyjaśnienia, dlaczego na pracownika została nałożona kara. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 23 listopada 2010 r. I PK105/10, notatka dyscyplinująca sama w sobie nie może stanowić upomnienia. Niemniej jednak często sporządza się ją i przechowuje w teczce pracownika, a tym samym jest ona powiązana z nałożoną karą. Pracodawcy muszą przy tym przestrzegać kilku istotnych zasad.
Pierwsza z nich dotyczy przechowywania tego rodzaju notatek. Przepisy nie regulują, jak długo powinny one znajdować się w teczkach pracowników, dlatego należy posiłkować się orzecznictwem. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 16 czerwca 2011 r. (I PK 222/10), notatka dyscyplinująca powinna zostać usunięta z akt pracowniczych w momencie, gdy cel, dla którego została sporządzona, przestał być aktualny. Jednocześnie w wyroku tym stwierdzono, że notatki, które nie są powiązane z karami pracowniczymi, w ogóle nie powinny znajdować się w aktach.
Druga zasada dotyka problemu ochrony danych osobowych pracowników – notatki mogą być sporządzane wyłącznie przez osoby, które mają do nich dostęp, a zarazem nie mogą zostać podane do wiadomości publicznej.
Więcej o przepisach w pracy przeczytasz na Spider's Web:
Przechowywanie notatek służbowych – co na ten temat mówią przepisy?
Prawo nie określa, jak długo powinny być przechowywane notatki służbowe – ustawodawca nie przewidział wyjątku nawet dla notatek dyscyplinujących. Należy przyjąć, że o ile przechowywanie takowych jest celowe, o tyle pozostałe notatki mogą zostać zutylizowane w momencie, gdy przestaną być aktualne. Wynika to z ich informacyjnego charakteru. Przepisy szczególne regulują jedynie kwestię notatek służbowych sporządzanych w jednostkach publicznych (na przykład w szkołach), gdzie uznawane są one za informację publiczną.
