Zmiany w pracy zdalnej. Pracodawca zwróci ci koszty, ale masz nowe obowiązki
Praca zdalna od piątku nie będzie już postpandemiczną partyzantką, lecz normalnym, pełnoprawnym sposobem wykonywania obowiązków zawodowych. Nowe przepisy Kodeksu pracy wchodzą w życie, a wraz z nimi wiele nowych obowiązków po stronie pracodawców, zwłaszcza dotyczących zwrotu kosztów pracowników. Dla tych drugich wcale nie zaczyna się sielanka, bo nowe przepisy są w pewnych kwestiach dość rygorystyczne.
7 kwietnia zaczynają w Polsce obowiązywać przepisy znowelizowanego Kodeksu pracy, które dotyczą pracy zdalnej. Choć taki tryb wykonywania obowiązków zawodowych jest powszechnie praktykowany w Polsce od ponad trzech lat, dotąd nie był umocowany w prawie. To się właśnie zmienia.
Od piątku niemal każdy pracownik będzie mógł umówić się ze swoim pracodawcą na pracę w trybie całkowicie zdalnym albo hybrydowym, czyli na przykład trzy razy w tygodniu pojawiać się w biurze, a pozostałe dwa pracować w domu. Pracę zdalną będzie można też wykonywać na żądanie. W uzasadnionych okolicznościach nawet do 24 razy w roku.
Czytaj także: Staż z urzędu pracy. Dla kogo jest przeznaczony?
Obowiązki pracodawcy
Nowe przepisy to przede wszystkim masa nowych obowiązków pracodawców. Zasady pracy zdalnej w większych firmach muszą zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i związkami zawodowymi, a w mniejszych, w których nie ma związków, muszą być wpisane w regulaminie pracy zdalnej. Pracodawca może też zawrzeć indywidualne porozumienie z pracownikiem.
To jeszcze nic, bo – jak zwraca uwagę Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt – pracodawca musi zapewnić materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania obowiązków zdalnie, w tym tak zwane urządzenia techniczne. Także to pracodawca musi zapewnić instalację, serwis czy konserwację sprzętu. Pracownik musi mieć też zapewnione szkolenia i pomoc techniczną, i nie może mieć pod tym względem gorzej niż pracownicy, którzy są w biurze.
Najciekawsze zasady dotyczą pokrywania przez pracodawców kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Warunkiem jest zapisanie tego w regulaminie lub porozumieniu z pracownikiem. Jeśli pracownik będzie używał do pracy prywatnego telefonu, to pracodawca będzie musiał pokryć te koszty.
W takiej sytuacji pracownikowi przysługiwać będzie wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez niego w związku z pracą zdalną. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu pracodawca powinien brać pod uwagę m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe, normy zużycia energii elektrycznej czy koszty usług telekomunikacyjnych – wyjaśnia Piotr Juszczyk.
Ważne jest to, że wszystko to nie będzie pociągało za sobą obowiązków podatkowych po stronie pracownika, czyli formalnie nie będą to przychody podlegające PIT. Jak jednak zwraca uwagę doradczyni podatkowa Małgorzata Samborska z firmy Grant Thornton, w przepisach jest dość spory bałagan.
Po pierwsze zapis, że zwrot kosztów, ekwiwalent i ryczałt nie stanowią przychodu, nie znajduje się w ustawie o podatku dochodowym, a jedynie w Kodeksie pracy. Z drugiej strony ekwiwalent za używanie przez pracownika własnych narzędzi lub sprzętu już jest przychodem, choć wolnym od podatku. Te przepisy dla odmiany zapisano w ustawie o PIT, a w Kodeksie pracy – nie.
Obowiązki pracownika
Nowe przepisy to także nowe obowiązki i ograniczenia po stronie pracowników. Nie tylko będą musieli składać odpowiedni wniosek o pracę zdalną, ale będą też musieli konkretnie określić miejsce jej wykonywania. Koniec z wolnością w tej kwestii – jeśli podamy dom, to w godzinach pracy musimy w nim przebywać. Nie będzie też można zasłaniać się niedziałającym internetem. Przepisy mówią jasno, że decydując się na pracę zdalną, zobowiązujemy się do dostępności za pomocą środków komunikacji zdalnej.
Dla niektórych pracowników sporym kłopotem mogą okazać się kontrole trzeźwości pracowników wykonujących pracę zdalną. Pracodawca będzie mógł w każdej chwili przeprowadzić badanie pracownika pod kątem obecności alkoholu lub środków odurzających we krwi. Nie wystarczy nie odbierać telefonu i nie otwierać drzwi, bo pracodawca będzie mógł wezwać policję do przeprowadzenia kontroli.
W ciągu roku kalendarzowego pracownik będzie mógł za to wziąć dwa dni wolnego, ale nie więcej niż łącznie 16 godzin. Zwolnienie takie będzie przysługiwało w przypadku „pilnych spraw rodzinnych spowodowanych zdarzeniem losowym”. Zaznaczmy, że wolne z powodu siły wyższej to jedno z rozwiązań zawartych w unijnej dyrektywie work-life balance, które miały zostać przyjęte najpóźniej w połowie 2022 roku, ale rząd zaliczył tu spory poślizg.
