Koszt uzyskania przychodu - czym jest, co można do niego zaliczyć?
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z uzyskiwaniem przychodów, lecz jednocześnie wymaga od przedsiębiorcy ponoszenia różnego rodzaju nakładów finansowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami niektóre z nich mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, zmniejszając jednocześnie podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.
Kiedy wydatek staje się kosztem?
Przedsiębiorcy na co dzień ponoszą różnego rodzaju wydatki. Jeśli są one związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą pozyskaniu przychodu lub zabezpieczeniu jego źródeł, to na mocy art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mogą stanowić koszt.
Taki koszt musi być jednak odpowiednio udokumentowany. Ustawodawca nie podaje katalogu wydatków, które można by w sposób jednoznaczny uznać za koszty. Jednocześnie zgodnie z art. 23 wspomnianej ustawy o PIT, podatnik nie ma prawa zakwalifikować pewnego rodzaju wydatków do kategorii kosztów.
Co może stanowić koszt uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu muszą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz zostać odpowiednio udokumentowane.
Najczęściej wśród wydatków uwzględnionych w kosztach przedsiębiorcy wymieniają:
- remont biura, hali produkcyjnej czy magazynu firmowego
- wynagrodzenia pracowników oraz związane z nimi narzuty
- zakupione materiały produkcyjne czy biurowe
- zakup energii elektrycznej, wody czy gazu
- reklamę
- zakup sprzęty biurowego
- usługi księgowe i inne outsourcingowe
- amortyzację środków trwałych
- szkolenia własne i pracowników
Jakich wydatków nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Ustawodawca wskazuje, które wydatki nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, nawet jeśli mają one związek z prowadzoną działalnością i zostały udokumentowane w odpowiedni sposób. Należą do nich:
- wydatki na reprezentację
- odsetki karne od należności budżetowych
- wydatki na spłatę rat kredytów i pożyczek
- część wydatków związanych z eksploatacją samochodów i utrzymaniem floty
- grzywny i kary pieniężne
- podatek VAT podlegający odliczeniu
- odpisy aktualizujące wartość należności
Jak dokumentować koszty?
Podatnicy mają prawo odliczać wyłącznie te koszty, które zostaną odpowiednio udokumentowane. Dokumenty stanowiące podstawę ujęcia wydatków w kosztach firmowych powinny być sporządzone w języku polskim, w sposób czytelny, staranny i trwały. Podstawowe to faktura, faktura RR, rachunek oraz dokument celny. Podatnicy mają również prawo sporządzać dowody wewnętrzne, które będą posiadać:
- datę i podpisy osób dokonujących wydatek
- nazwę, ilość, cenę jednostkową i wartość towaru
- przedmiot operacji gospodarczej oraz wysokość wydatku
Dokumenty kosztowe należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Mogą one stanowić przedmiot zainteresowania organów skarbowych w czasie prowadzonej kontroli czy postępowania podatkowego. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że kwalifikacja wydatku do kosztu jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika. Oznacza to, że ponosi on odpowiedzialność w przypadku błędnego ujęcia jako koszt wydatku, który zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie będzie go stanowił.
Czytaj też:
