Pieczątka firmowa. Co mówią o niej przepisy? Kiedy warto ją wyrobić?

Żaden akt prawny nie nakłada na przedsiębiorców obowiązku posiadania pieczątki. Ustawodawca jako dane identyfikujące wymienia jednie numer NIP oraz nazwę firmy. Oznacza to, że ani w momencie zakładania działalności gospodarczej, ani w żadnym innym, przedsiębiorca nie musi wyrabiać pieczątki firmowej. Ustawodawca wprowadził jednak kilka wyjątków od powszechnie obowiązującej reguły. Pieczęcią muszą legitymować się osoby, wykonujące zawód:

Warto zwrócić uwagę na fakt, iż pieczęć wyżej wymienionych zawiera inne dane, niż tradycyjna pieczątka firmowa. Musi się na niej znaleźć między innymi imię i nazwisko oraz numer pozwolenia wykonywania zawodu.

Przedsiębiorca, który zdecyduje się wyrobić pieczątkę firmową, powinien uwzględnić w niej:

Zgodnie z ustawą o statystyce publicznej, obowiązkowe jest podawanie wyłącznie numeru REGON, o ile takowy oczywiście został nadany. O tym, jakie inne elementy znajdą się w pieczątce, przedsiębiorca decyduje we własnym zakresie. Niemniej, jednak jeśli już posiada pieczątkę, powinna ona stanowić czynnik identyfikacyjny, tak aby osoba postronna wiedziała, o jaką firmę chodzi.

Jak wspomniano wyżej, ustawodawca nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku posiadania pieczątki firmowej. Od tej reguły istnieje kilka wyjątków, jednak wynikają one z kwestii praktycznych, w tym odpowiedzialności zawodowej. Tymczasem przedsiębiorcy często spotykają się z twierdzeniem, jakoby musieli posiadać pieczątkę, chcąc załatwić na przykład sprawę w urzędzie. Rzeczywiście, wiele wzorów wniosków zawiera na nią miejsce, lecz urzędnik w żadnym wypadku nie może wymagać przedstawienia przez przedsiębiorcę pieczątki.

Jak zareagować, jeśli uporczywie twierdzi, że nie przyjmie pisma bez stempla? W takiej sytuacji należy przytoczyć art. 20 ust. 2 i 4 ustawy o prawie przedsiębiorców z 08.03.2018 r., z którego wynika, że tylko NIP i nazwa firmy są danymi identyfikującymi przedsiębiorcę. Z taką argumentacją nie sposób walczyć, dlatego urzędnik powinien przyjąć wniosek natychmiastowo.

Przedsiębiorca może również dodać w miejscu przeznaczonym na pieczątkę adnotację „nie posiadam pieczątki”, podpisując się imieniem i nazwiskiem.

Więcej o prowadzeniu biznesu przeczytasz na Spider's Web:

Problematyczne dla właścicieli firm, którzy nie zdecydowali się na pieczątkę firmową, może być załatwienie sprawy w banku lub towarzystwie ubezpieczeniowym. Niektóre instytucje tworzą wewnętrzne regulaminy, w których znaleźć można adnotację o konieczności opatrzenia wniosku czy innego dokumentu pieczątką firmową. Takie rozwiązanie wydaje się dyskusyjne, zwłaszcza że ustawodawca nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku wyrobienia pieczątki. Z drugiej strony, trudno polemizować z polityką banku, mogąc skorzystać z oferty innego, który nie wymaga od klientów jej posiadania.

Pieczątka firmowa to pomocne narzędzie, które jednocześnie może przysłużyć się działaniom marketingowym przedsiębiorstwa. Pozwala w krótkim czasie zidentyfikować firmę, a także nawiązać współpracę z bankiem czy ubezpieczycielem. Pieczątka przyda się zwłaszcza właścicielom dużych firm, które działają na szeroką skalę. Mniejsze znaczenie ma natomiast w kontekście przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, a zwłaszcza samozatrudnionych. Jej wyrobienie nie kosztuje zbyt wiele, natomiast pozwala ona bez większych problemów załatwić sprawy urzędowe czy związane z zakupem produktów finansowych.