KSeF zbliża się wielkimi krokami. Ministerstwo Finansów odkryło karty

Ministerstwo Finansów zaprezentowało nową wersję projektu zmian w Krajowym Systemie e-Faktur, które mają wejść w życie w 2026 roku. Nowe przepisy mają objąć dużych podatników już od 1 lutego 2026 roku, a pozostałych – dwa miesiące później, od 1 kwietnia. Ważną nowością jest uzależnienie obowiązku korzystania z systemu od wysokości sprzedaży w 2024 roku.

Dla przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 roku nie przekroczyła 200 mln zł, obowiązek korzystania z KSeF-u zacznie się później. Z kolei ci, którzy prowadzą działalność na niewielką skalę, czyli wystawiają faktury tylko do 450 zł i nie przekraczają 10 tys. zł obrotu miesięcznego, mogą wystawiać faktury poza KSeF-em aż do końca 2026 roku. Jeśli jednak progi te zostaną przekroczone, konieczne będzie przejście na nowy system.

Jak informuje „Dziennik Gazeta Prawna”, nowością jest możliwość wystawiania faktur w trybie offline, który będzie dostępny stale, a nie tylko w sytuacji awarii systemu. Faktury wystawione offline będą jednak musiały zostać przesłane do KSeF-u najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Dodano też tryb offline24 pozwalający wystawiać faktury niezależnie od dostępności systemu, pod warunkiem oznaczenia dokumentu kodem QR.

Zmienią się też zasady dotyczące faktur konsumenckich. Sprzedawca będzie mógł wystawić taką fakturę przez KSeF bez uprzedniej zgody konsumenta, ale musi zapewnić nabywcy dostęp do niej np. przez QR lub kod weryfikacyjny. Jeśli klient zażąda faktury poza KSeF-em, sprzedawca będzie musiał wystawić ją w tradycyjny sposób.

Więcej o wprowadzeniu KSeF-u przeczytacie w tych tekstach:

O prawie pół roku dłużej, bo do końca 2026 roku podatnicy będą mogli wystawiać faktury z kas rejestrujących, w tym faktury uproszczone do kwoty 450 zł. Od 2027 r. nie będzie to już możliwe. Warto zwrócić uwagę na podniesienie rocznego limitu zwolnienia z VAT-u – od stycznia 2026 roku wyniesie on 240 tys. zł zamiast obecnych 200 tys. zł.

MF udostępni nową aplikację mobilną do zarządzania fakturami i danymi sprzedawcy. Będzie ona zintegrowana z systemem KSeF 2.0 i ma wspierać przedsiębiorców w codziennej obsłudze e-faktur. Faktury będzie można wystawiać wyłącznie w formacie XML, a dotychczasowe formy papierowe i elektroniczne będą niedozwolone.

W projekcie znalazły się też ułatwienia dla rolników. Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem e-fakturowania, choć ich dobrowolne wystawianie w KSeF-ie będzie możliwe od kwietnia 2026 roku.

Dlaczego wprowadzenie obowiązkowego KSeF-u jest takie ważne? Oznacza to daleko idące zmiany w funkcjonowaniu nawet najmniejszych firm. Faktury będzie można wystawiać wyłącznie w formacie XML, a dotychczasowe formy papierowe i elektroniczne będą niedozwolone. Do lamusa odejdą nie tylko faktury w formie papierowej, ale także te elektroniczne, ale bez ściśle określonego formatu.

Wprowadzenie nowego systemu ma przyczynić się do skuteczniejszego zwalczania oszustw na VAT i uchylania się od płacenia tego podatku. Dla wielu przedsiębiorców złą wiadomością jest nie tylko to, że znikną faktury uproszczone, ale także noty korygujące, czyli nie będzie można w żaden sposób modyfikować oryginalnej faktury za pomocą odrębnego dokumentu księgowego. Znikną też duplikaty faktur – każda faktura będzie istniała w formie elektronicznej w KSeF-ie, więc nie będzie potrzeby tworzenia duplikatów.