Rewolucja w fakturach klepnięta. Podali, kiedy wejdzie KSeF
1 lutego 2026 roku. Taka jest nowa, ostateczna data wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur dla wszystkich firm. Terminem wejścia w życie tej rewolucji w prowadzeniu działalności gospodarczej był 1 lipca bieżącego roku, ale niemal w ostatniej chwili opublikowana została ustawa przesuwająca datę wejścia w życie KSeF-u. Ministerstwo Finansów obiecuje, że mniejsze firmy dostaną kolejne dwa miesiące na przygotowanie się na nowe obowiązki, a także zaproponuje rozwiązania w zakresie uproszczenia stosowania KSeF-u.
Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur według ściśle określonego elektronicznego wzoru miało nastąpić już za trzy tygodnie, ale pod koniec kwietnia minister finansów poinformował, że przygotowany przez poprzedni rząd system e-faktur jest tak zły, że trzeba go wyrzucić do kosza i stworzyć od początku. Była to jednak tylko niewiążąca deklaracja, bo ustawa wprowadzająca obowiązkowy KSeF od 1 lipca wciąż obowiązywała.
Nowy format faktur
Przedsiębiorcy nie mieli całkowitej pewności, że zmiany przepisów zostaną wprowadzone, ale ostatecznie 5 czerwca prezydent podpisał nowelizację ustawy przesuwającej obowiązek wystawiania e-faktur na 1 lutego 2026 r. Po opublikowaniu w Dzienniku Ustaw stało się to obowiązującym prawem. W praktyce oznacza to, że przez ponad półtora roku zasady wystawiania faktur pozostaną takie jak dotychczas.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że nowa ustawa przesuwa datę rozpoczęcia obowiązywania obligatoryjnego KSeF na 1 lutego 2026 r., a także utrzymuje półroczne odroczenie niektórych obowiązków związanych z KSeF-em. To jednak tylko część planowanych zmian, bo resort szykuje kolejną, już nie tak pilną nowelizację, ale chce ją przeprowadzić na spokojnie, dając przedsiębiorcom „możliwość lepszego zapoznania się z propozycjami zmian i odbycia rzetelnych konsultacji”.
W drugim pakiecie zmian planowane jest wprowadzenie dwóch dat wejścia w życie obowiązującego KSeF-u:
- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Więcej o wprowadzeniu KSeF-u przeczytacie w tych tekstach:
Resort Andrzeja Domańskiego zapewnia, że pomimo odroczenia terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF-u nie ustają prace nad dostarczeniem podatnikom bezpłatnych narzędzi do korzystania z systemu. Ministerstwo Finansów udostępniło już wersję produkcyjną Aplikacji Mobilnej KSeF, która umożliwia wystawianie na smartfonie podstawowych faktur w KSeF-ie oraz ich korekt. Można dzięki niej zarządzać fakturami, nabywcami, rachunkami bankowymi, a nawet utworzyć swoją wizytówkę. Aplikacja jest już dostępna w sklepach Google Play i App Store.
Aplikacja do wystawiania e-faktur
Trzeba pamiętać, że nie jest to żadna wersja testowa, w której z ciekawości można wystawić sobie fikcyjną fakturkę, lecz działający normalnie program wystawiania dokumentów księgowych. Ministerstwo podkreśla, że każda faktura wystawiona w środowisku produkcyjnym i przesłana do KSeF-u jest dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego. Wymagane jest użycie danych uwierzytelniających zgodnie z rejestrem informacji o właścicielach firm, a w celu zalogowania się do usługi konieczne jest posiadanie faktycznych uprawnień.
Aplikacja jest w pełni bezpieczna. Nie gromadzimy żadnych danych o Twojej aktywności. Wystawione faktury są wysyłane do KSeF, a pozostałe informacje są zapisywane tylko w Twoim urządzeniu z możliwością przechowywania ich w chmurze – zapewnia MF.
Dlaczego KSeF to taka istotna sprawa? Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w tym systemie oznaczać będzie daleko idące zmiany w funkcjonowaniu nawet najmniejszych firm. Faktury będzie można wystawiać wyłącznie w formacie XML, a dotychczasowe formy papierowe i elektroniczne będą niedozwolone. Do lamusa odejdą nie tylko faktury w formie papierowej, ale także te elektroniczne, ale bez ściśle określonego formatu. Wprowadzenie nowego systemu ma przyczynić się do skuteczniejszego zwalczania oszustw na VAT i uchylania się od płacenia tego podatku.
Dla wielu przedsiębiorców złą wiadomością jest to, że wraz z wejściem obowiązkowego KSeF-u znikną faktury uproszczone, czyli paragony z NIP-em nabywcy, które dzisiaj zastępują zwykłe faktury, o ile kwota sprzedaży nie przekracza 450 zł. Mało tego, zlikwidowane mają zostać noty korygujące, czyli nie będzie można w żaden sposób modyfikować oryginalnej faktury za pomocą odrębnego dokumentu księgowego. Trzecią rzeczą, która ma zniknąć w nowym systemie, są duplikaty faktur. Każda faktura będzie istniała w formie elektronicznej w KSeF-ie, więc nie będzie potrzeby tworzenia duplikatów.
