Rewolucja w fakturach wchodzi nieodwołalnie. Ostatnie zmiany w projekcie

Przedsiębiorcy obawiają się wejścia w życie rewolucji w wystawianiu faktur i termin ten był wielokrotnie odkładany. W końcu stanęło na dacie 1 kwietnia 2026 roku, by wszyscy zdążyli się do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur przygotować. Dwa miesiące wcześniej z KSeF-u będą musiały zacząć korzystać największe firmy.

Ministerstwo Finansów ogłosiło, że rozpoczyna ostatnie konsultacje projektu rozwiązań prawnych i biznesowych w zakresie wdrożenia obowiązkowego KSeF-u. Prezentowane na nich rozwiązania mają uwzględniać zmiany, które zostały zaproponowane podczas poprzednich konsultacji. Uwagi do projektu ustawy można zgłaszać do 19 listopada, a rozwiązań biznesowych do 22 listopada.

Ministerstwo przyznaje, że przeprowadzone dotychczas rozmowy pozwoliły ustalić, co w obowiązkowym KSeF-ie powinno zostać zmienione lub uproszczone. Resort Andrzeja Domańskiego zapewnia, że propozycje zmian legislacyjnych oraz przyjętych rozwiązań technicznych uwzględniają zgłoszone w trakcie tych spotkań postulaty, a także oczekiwania przedsiębiorców.

Faktury będzie można wystawiać wyłącznie w formacie XML, a dotychczasowe formy papierowe i elektroniczne będą niedozwolone. Ministerstwo Finansów proponuje, by podatnicy – jak to ujmuje – wykluczeni cyfrowo, w przypadku których skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, możliwości wystawiania faktur w dotychczasowej formie do 30 września 2026 r.

Kolejne ustępstwa ministerstwa wobec przedsiębiorców to odroczenie terminu wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, utrzymanie dodatkowego odroczenia KSeF w odniesieniu do faktur wystawianych z kas rejestrujących, umożliwienie stosowania trybu offline do końca 2026 r. przez wszystkich podatników, czy utrzymanie dodatkowego odroczenia terminu w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.

Więcej o wprowadzeniu KSeF-u przeczytacie w tych tekstach:

Ministerstwo Finansów przygotowało też możliwość przesyłania faktur z załącznikiem. Resort zapewnia, że po finalnych konsultacjach nowa funkcjonalność spełni oczekiwania rynku i będzie dostosowana do jego potrzeb.

Dlaczego wprowadzenie obowiązkowego KSeF-u jest takie ważne? Oznacza to daleko idące zmiany w funkcjonowaniu nawet najmniejszych firm. Faktury będzie można wystawiać wyłącznie w formacie XML, a dotychczasowe formy papierowe i elektroniczne będą niedozwolone. Do lamusa odejdą nie tylko faktury w formie papierowej, ale także te elektroniczne, ale bez ściśle określonego formatu.

Wprowadzenie nowego systemu ma przyczynić się do skuteczniejszego zwalczania oszustw na VAT i uchylania się od płacenia tego podatku.

Dla wielu przedsiębiorców złą wiadomością jest to, że wraz z wejściem obowiązkowego KSeF-u znikną faktury uproszczone, czyli paragony z NIP-em nabywcy, które dzisiaj zastępują zwykłe faktury, o ile kwota sprzedaży nie przekracza 450 zł. Mało tego, zlikwidowane mają zostać noty korygujące, czyli nie będzie można w żaden sposób modyfikować oryginalnej faktury za pomocą odrębnego dokumentu księgowego. Trzecią rzeczą, która ma zniknąć w nowym systemie, są duplikaty faktur. Każda faktura będzie istniała w formie elektronicznej w KSeF-ie, więc nie będzie potrzeby tworzenia duplikatów.

Ministerstwo Finansów jeszcze przed wakacjami udostępniło wersję produkcyjną Aplikacji Mobilnej KSeF, która umożliwia wystawianie na smartfonie podstawowych faktur w KSeF-ie oraz ich korekt. Można dzięki niej zarządzać fakturami, nabywcami, rachunkami bankowymi, a nawet utworzyć swoją wizytówkę. Aplikacja jest dostępna w sklepach Google Play i App Store.