Nowa wersja e-faktury. Można przetestować KSeF
Choć prace legislacyjne nad wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wciąż trwają, to Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowaną wersję wzoru elektronicznej faktury ustrukturyzowanej. Atutem dla zdezorientowanych przedsiębiorców jest testowa wersja oprogramowania, która ma zachęcić do zapoznania się z nowym systemem i dobrowolną wersją KSeF.
Za rok od 1 lipca 2024 r. w Polsce ma zacząć działać Krajowy System e-faktur. Aby ułatwić przedsiębiorcom przygotowanie się do obowiązku wystawiania faktur elektronicznych, Ministerstwo Finansów już w styczniu ubiegłego roku udostępniło dobrowolną wersję produkcyjną KSeF. Można się do niej zalogować, korzystając z danych uwierzytelniających zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm i mając niezbędne uprawnienia. Faktury wystawione w środowisku produkcyjnym KSeF trafiają do obiegu prawnego.
Trwają testy nowego systemu do e-faktur
Zgodnie z danymi Ministerstwa Finansów od 1 stycznia do połowy maja 2023 r. w środowisku produkcyjnym KSeF odnotowano ponad 319 tys. uwierzytelnień. Dużo większą popularnością cieszy się wersja testowa systemu, z której w podobnym okresie (1 stycznia - 30 kwietnia 2023 r.) skorzystano ponad 17 mln razy. Udział w testach nie wymaga oficjalnego zgłoszenia, a wystawione w ramach prób faktury nie rodzą konsekwencji prawnych i są po pewnym czasie usuwane. Dzięki testowej wersji KSeF można poznać zasady działania systemu i wstępnie przystosować wykorzystywane oprogramowanie księgowe do jego obsługi.
Ministerstwo Finansów namawia przedsiębiorców do zapoznania się z KSeF, a jedną z zachęt ma być najnowsza wersja wzoru struktury logicznej e-faktury, którą 29 czerwca opublikowano na platformie ePUAP.
Eksperci tłumaczą, że elektroniczna faktura zgodna z KSeF (tzw. faktura ustrukturyzowana) jest dokumentem elektronicznym zapisanym w formacie XML i zbudowanym wg schematu, który pozwala m.in. na przetwarzanie takich informacji, jak: data sprzedaży, data wystawienia faktury czy kwota należności a najnowsza wersja faktury ustrukturyzowanej nosi oznaczenie FA(2) i zastąpi obowiązujący wcześniej wzór FA(1). Środowisko testowe zgodne z nowym standardem dokumentu ma zostać udostępnione jeszcze w lipcu, a 1 września br. faktura FA(2) powinna zacząć działać także w wersji produkcyjnej KSeF. Równocześnie Ministerstwo Finansów poinformowało, że w lipcu i sierpniu testowa wersja systemu obsługiwać będzie obie ww. wersje struktur logicznych.
Testy pozwolą oswoić się z nowym programem
Ponad 40 proc. księgowych boi się, że system nie będzie funkcjonował prawidłowo - wynika ze zrealizowanego przez Unifiedpost Group badania "KSeF. Fakty. Obawy. Wątpliwości". Rozwianiu podobnych obaw służyć ma środowisko testowe KSeF. Pojawienie się nowego wzoru faktury ustrukturyzowanej to dobra okazja, aby choć trochę zmniejszyć obawy związane z obowiązkiem wystawiania faktur elektronicznych.
Wcześniejsze poznanie zasad działania Krajowego Systemu e-Faktur leży w najlepszym interesie każdego przedsiębiorcy i księgowego. Udostępnione przez Ministerstwo Finansów środowisko testowe KSeF pozwala lepiej zrozumieć, czym jest faktura ustrukturyzowana i w jaki sposób należy ją wystawiać. Warto z tej możliwości skorzystać, zwłaszcza że jest ona darmowa i nie wymaga wielu formalności - komentuje Krzysztof Pulkiewicz, country manager Unifiedpost Group.
Wskazuje on również, że najważniejsze jest to, że faktury wystawione w środowisku testowym nie są dokumentami księgowymi w rozumieniu Ustawy o podatku od towarów i usług, więc nawet jeśli popełnimy jakikolwiek błąd, nie przyniesie to żadnych negatywnych konsekwencji.
Dodatkową korzyścią płynącą z testów KSeF jest również szansa na sprawdzenie, czy wykorzystywane oprogramowanie księgowe zapewnia pełną zgodność z nowym systemem. Jeśli tak nie jest, można wystarczająco wcześniej wdrożyć, w firmie rozwiązania umożliwiające współpracujące z KSeF przy pomocy interfejsu API - - dodaje Krzysztof Pulkiewicz.
I dodaje, że warto też rozważyć wykorzystanie aplikacji zapewniających dodatkowe funkcje, jak np. dodanie numeru KSeF w zleceniu przelewu czy powiązanie płatności z fakturą po stronie odbiorcy.
Prace nad przepisami dotyczącymi KSeF prowadzone są aktualnie w senacie. System ma się stać obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT od 1 lipca 2024 r. Pół roku później mają nim zostać objęci także podatnicy zwolnieni z VAT.
Czytaj też: Nota korygująca - kiedy i jak wystawić?
