Co jeśli KSeF zawiedzie? Księgowi pełni obaw, eksperci tłumaczą, co należy zrobić
Choć w piątek 9 czerwca obchodzony jest Dzień Księgowego, to księgowym nie jest tak wcale wesoło, bo sen z powiek spędza im nowy pomysł Ministerstwa Finansów. Resort wprowadzi Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wzbudza wiele pytań i obaw m.in. o niejasne przepisy, czy problemy związane z obsługą systemów księgowych.
Ponad 55 proc. księgowych wierzy, że nowy system może przyspieszyć i zautomatyzować obsługę faktur. Jednak równocześnie aż 40 proc. badanych boi się, że KSeF nie będzie funkcjonował prawidłowo, a 26 proc. obawia się trudności w dostosowaniu obecnie wykorzystywanych programów księgowych do współpracy z państwowym systemem faktur elektronicznych - wynika z opracowanego przez Unifiedpost Group raportu "KSeF. Fakty. Obawy Wątpliwości".
Uruchomienie KSeF ma nastąpić 1 lipca 2024 r. Choć jest jeszcze sporo czasu, to eksperci zalecają oni, aby przygotowania do jego wdrożenia zacząć jak najszybciej i zapoznać się z dobrowolną wersją systemu udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Uspokajają również w kwestii ewentualnych awarii oraz zgodności KSeF z systemami księgowymi.
Księgowi zastanawiają się, co będzie jak system zawiedzie?
Resort finansów przewidział sytuację, w której wystawianie faktur w KSeF stanie się niemożliwe. Może do tego dojść z powodu awarii lub aktualizacji samego systemu.
Jeśli księgowy zostanie pozbawiony dostępu do KSeF z przyczyn od siebie niezależnych, będzie mógł wystawić fakturę offline, korzystając z takiego samego wzoru faktury ustrukturyzowanej, jaki obowiązuje podczas normalnego działania systemu. Wypełniony wzór będzie traktowany jak pełnoprawna faktura, którą przekazać trzeba będzie nabywcy - tłumaczy Krzysztof Pulkiewicz, Country Manager Unifiedpost Group.
I wskazuje, że kluczowe w takim przypadku będzie data wystawienia faktury. Jeśli będzie inna, niż data jej przesłania do KSeF, faktura zostanie uznana za wystawioną z chwilą jej przekazania do systemu.
Księgowi mogą czerpać wiedzę ze strony ministerstwa
Eksperci dodają, że przesadzone są obawy dotyczące braku zgodności programów księgowych z KSeF. Na rynku są dostępne rozwiązania, które dzięki funkcjom otwartej bankowości mogą ułatwić obsługę faktur ustrukturyzowanych i bezpośrednie zlecenie płatności.
Aplikacje wykorzystujące interfejsy API pozwalają połączyć transakcje z fakturami kosztowymi lub przychodowymi i umieścić w zleceniu przelewu dane wprowadzone w programie np. numer faktury czy szczegóły płatności. Umożliwiają również dodanie numeru faktury w KSeF i powiązanie płatności z fakturą po stronie odbiorcy - mówi Krzysztof Pulkiewicz.
Księgowi poszukujący aktualnych informacji na temat KSeF i jego wymagań technicznych, mogą czerpać wiedzę ze stron Ministerstwa Finansów.
Według informacji z ministerstwa znajdą na nich m.in.
- wzory logiczne faktur ustrukturyzowanych;
- dostęp do środowiska testowego KSeF;
- bazę wiedzy na temat powstającego systemu;
Prace nad przepisami dotyczącymi KSeF wciąż trwają. 26 maja 2023 r. odbyło się w Sejmie pierwsze czytanie projektu ustawy, podczas którego posłowie zdecydowali o przekazaniu go do dalszych prac w Komisji Finansów Publicznych. System ma się stać obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT 1 lipca 2024 r. Pół roku później mają nim zostać objęci także podatnicy zwolnieni z VAT.
