Jak przygotować się na wprowadzenie faktur elektronicznych? Sprawdzamy w praktyce
Od ponad roku przedsiębiorcy oprócz faktur w formie papierowej i elektronicznej mogą wystawiać e-faktury poprzez Krajowy System e-Faktur. Dziś korzystanie z KSeF jest jedną z opcji, ale od 1 lipca 2024 roku faktury elektroniczne będą koniecznością. Najlepiej już dziś przygotować się na zmiany.
Pierwotnie wprowadzenie obligatoryjności Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) planowano na 1 stycznia 2024 roku, ale niedawne konsultacje skłoniły resort finansów do opóźnienia zmian. Ministerstwo tłumaczyło, że same biura księgowe i przedsiębiorcy mogą nie być gotowi na nowe regulacje. Dodatkowe pół roku ma dać im czas na przystosowanie się do nowego systemu wystawiania faktur.
Na drodze do pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów
Od lipca 2024 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał stosować faktury elektroniczne. Jeśli dokumentu nie będzie w KSeF, to nie będzie go można uznać za fakturę. System ma podnieść bezpieczeństwo przeprowadzanych transakcji handlowych i uszczelnić system VAT, poprzez ułatwianie wykrywania nieprawidłowości czy oszustw podatkowych.
Faktury elektroniczne bazują na uniwersalnym formacie XML i będą automatycznie archiwizowane po stronie rządowej. Skróci się czas oczekiwania na zwrot VAT (z 60 do 40 dni) i nie będzie już trzeba raportować plików JPK_FA.
W wielu przypadkach nowa forma komunikacji z urzędem oznacza konieczność przesiadki na nowoczesny program integrujący się z Krajowym Systemem e-Faktur. Jak będzie to wyglądało w praktyce?
Czytaj też: FV marża - co to jest i jak rozliczyć?
Jak korzystać z KSeF? Korzystamy z Faktura XL
Prześledźmy jak prosto można wystawić i wysłać faktury z pomocą programu Faktura XL. Zacznijmy od zera, czyli wystawienia pierwszej faktury. W moim przykładzie wybrałem jedną z najbardziej znanych firm odzieżowych w kraju - LPP. Jej dane zostały szybko odnalezione i uzupełnione na podstawie podanego numeru NIP.
Po uzupełnieniu wszystkich pozycji wystawiłem i wysłałem fakturę do KSeF za pomocą jednego kliknięcia.
Faktury możemy wysyłać pojedynczo lub zbiorczo. W każdym przypadku system poinformuje nas o pomyślnej komunikacji z rządowym serwerem.
W zakładce koszty możemy również pobrać fakturę, którą inna firma wystawiła z naszym numerem NIP. W powyższym przykładzie LPP zobaczyłaby więc dwie faktury, które wystawiłem na ich konto. Właśnie w tym miejscu widać więc kolejną zaletę centralizacji systemu. Gdy wszystkie firmy będą korzystały z KSeF, będzie można w szybki sposób zaimportować faktury zakupowe. Usunie to konieczność ręcznego wprowadzania faktur i będzie szybszym rozwiązaniem, niż popularne obecnie odczytywanie faktur przez OCR.
Szybko, prosto i wygodnie
Nie mam najmniejszych zarzutów do integracji z KSeF w przypadku Faktury XL. Przez cały proces jesteśmy prowadzeni za rękę, a system niweluje konieczność pobierania faktur i ich oddzielnej wysyłki, jak w przypadku konkurencyjnych rozwiązań. Wszystko załatwimy z poziomu jednego systemu.
Każdy może przetestować go samodzielnie bez ponoszenia kosztów. Faktura XL jest bowiem darmowa do 10 faktur miesięcznie. Abonament miesięczny to zaś koszt 8 zł/mc przy rozliczeniu rocznym.
Artykuł powstał we współpracy z Faktura XL
