KSeF zafunduje wam rewolucję na wielu poziomach. Fiskus ostro testuje nowy system
KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorstw działających w Polsce od lipca 2024 r. Próby systemu cały czas trwają. Wiceminister finansów Bartosz Baraszczuk poinformował, że w ramach testów KSeF wystawiono ponad 10 mln faktur. Papier potrzebny na ich wydrukowanie wymagałby ścięcia ponad 12 tys. drzew, zużycia 17 basenów olimpijskich wody oraz energii potrzebnej na ogrzanie 144 domów przez rok.
Dostawcy rozwiązań dla firm nie mają wątpliwości że wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymusi aktualizację systemów ERP i finansowo–księgowych, tak aby użytkujące je przedsiębiorstwa mogły wystawiać elektroniczne faktury zgodne z wymogami fiskusa. Zakres modyfikacji w dużej mierze będzie zależał od typu i wersji oprogramowania czy możliwości zintegrowania go z KSeF.
Katarzyna Lach-Depa, Senior Account Executive w firmie OpenText, wskazuje, że firmowe systemy finansowo-księgowe będą musiały zawierać wszystkie dane wymagane przez wzór KSeF oraz informacje potrzebne do odbierania statusów dokumentów czy urzędowych poświadczeń odbioru (UPO).
Bez numeru KSeF nie będzie możliwe wystawienie ewentualnej faktury korygującej. Dla wielu firm te wymogi i dostosowanie do nich firmowych procesów obiegu dokumentów mogą stanowić wyzwanie. Jednak to też krok do dalszej cyfryzacji przedsiębiorstwa i duża szansa na rozwój – zauważa Katarzyna Lach-Depa.
KSeF otworzy przed firmami wiele możliwości
System umożliwi optymalizację procesów biznesowych, obniżenie kosztów związanych z fakturowaniem oraz przyspieszenie procesu wysyłania faktur do kontrahentów i rozliczania się z urzędem skarbowym. Dla pracowników start KSeF oznaczać będzie mniej pracy związanej z zarządzaniem fakturami oraz pilnowaniem terminów płatności. Firmy otrzymają lepszy wgląd w bieżący stan wszystkich rozliczeń i będą mogły sprawniej monitorować płatności i zarządzać windykacją.
Katarzyna Lach-Depa uważa, że w perspektywie średnio- i długoterminowej faktury elektroniczne znacznie uproszczą składanie deklaracji VAT, ponieważ duża jej część może być już wypełniana automatycznie i z wyprzedzeniem.
W zależności od poziomu cyfryzacji konkretnej firmy e-faktury to też oszczędność czasu i miejsca. Dokumenty nie będą już musiały być fizycznie magazynowane, a dzięki dostępowi do chmury ze wszystkimi danymi różne działy firmy będą mogły łatwiej i szybciej wyszukiwać potrzebne informacje – dodaje ekspertka OpenText.
Jej zdaniem e-fakturowanie i digitalizacja ułatwią skalowanie firmy na inne rynki i współpracę z zagranicznymi kontrahentami. Jeżeli polska firma wystawia fakturę dla partnera z zagranicy, musi ją zarejestrować w systemie KSeF. Kontrahent nie ma jednak dostępu do tego systemu, dlatego trzeba dostarczyć mu dokument pocztą elektroniczną w pliku PDF lub przez system elektronicznej wymiany danych EDI (Electronic Data Interchange).
Czytaj też: Nota korygująca - kiedy i jak wystawić?
Jak wybrać system do e-fakturowania?
Eksperci wskazują, że wiele rozwiązań ERP umożliwia automatyczną wysyłkę faktury do zagranicznego kontrahenta, gdy z KSeF wróci informacja statusowa, że dokument został przeprocesowany. Dodatkowo, jeżeli firma prowadzi sprzedaż zagraniczną, powinna rozważyć rozwiązanie od dostawcy, który wspiera obieg e-faktur w wielu krajach. Można wtedy korzystać z jednego centralnego rozwiązania, które zapewnia, że faktura spełnia wszystkie lokalne wymogi i przepisy prawne.
Wybierając rozwiązania do obsługi e-faktur i integrację z KSeF, należy uwzględnić wielkość firmy, liczbę wystawianych faktur, poziom automatyzacji obiegu dokumentów, a także cele biznesowe. Warto zwrócić uwagę na funkcjonalność rozwiązania, doświadczenie dostawcy w projektach obejmujących obieg e-faktur i automatyzację procesów. O zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami prawa czy standardami bezpieczeństwa nie warto nawet wspominać.
Firmy powinny kierować się minimalizowaniem liczby koniecznych zmian w swoich wewnętrznych systemach, choćby przez integrację nowych rozwiązań z aplikacjami, których już używają – wskazują eksperci OpenText.
