Jaka chmura dla małej firmy?
Przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z tzw. chmury, która sprawdza się zarówno w przypadku dużych, jak i małych firm. Praca z nią jest wygodna, ale wymaga też wdrożenia pewnych zabezpieczeń. Sprawdź, czy chmura to dobre rozwiązanie dla twojego biznesu.
Czym jest chmura obliczeniowa?
Chmurę obliczeniową można porównać do dysku lub innego nośnika danych. Z tą różnicą, że nie ma ona formy fizycznej. Jest to specjalny serwer lub aplikacja, które umożliwiają przechowywanie dokumentów.
Aby uzyskać dostęp do chmury, wystarczy połączenie z internetem i znajomość hasła. Można z niej korzystać z dowolnego miejsca na świecie. To od ciebie zależy, który z pracowników uzyska dostęp do konkretnych dokumentów.
Jak wykorzystać potencjał chmury w małej firmie?
Z chmury coraz częściej korzystają nie tylko korporacje, ale też małe firmy. Jest ona przede wszystkim wygodna, ponieważ, aby skorzystać z danych, nie musisz mieć przy sobie nośnika. Wyobraź sobie, że wyjeżdżasz w delegację i zapominasz płyty, na której masz wszystkie potrzebne dokumenty. Taka sytuacja nie grozi ci, gdy korzystasz z chmury.
Chmura obliczeniowa doskonale sprawdza się w pracy zdalnej. Małe firmy, celem generowania oszczędności, umożliwiają pracownikom wykonywanie obowiązków z domu. Bezpieczne przekazywanie im dokumentów byłoby bardzo trudne, gdyby nie tego typu serwery. Umożliwiają one również wspólną pracę nad projektami, udostępnianie regulaminów czy innego rodzaju ważnych dokumentów. Co ważne, chmura zapisuje dane w czasie rzeczywistym, dlatego wprowadzone przez pracownika zmiany są natychmiast widoczne dla innej osoby.
Trzeba jednak uważać, by chmura nie stała się zbiorem rozrzuconych dokumentów. Jeśli nie kontrolujemy zasobów, bardzo łatwo się pogubić. Problem ten dotyczy nie tylko dużych firm – nawet małe biznesy generują ogromne liczby dokumentów, które należy w jakiś sposób uporządkować. Nad ich zbiorem w chmurze powinien czuwać właściciel przedsiębiorstwa.
Przechowywanie dokumentów w chmurze a obowiązujące prawo
Chmura obliczeniowa – wygodna, ale czy zgodna z przepisami? Tak, ponieważ nie wskazują one jednoznacznie sposobu przechowywania danych. W żadnej ustawie ani innym akcie prawnym nie znajdziemy tego typu wytycznych. Mówią one jedynie o obowiązku przechowywania niektórych danych w formie elektronicznej, zatem chmura spełnia ogólne wymogi.
Nie oznacza to jednak, że można z niej korzystać w dowolny sposób. Dokumenty muszą być zabezpieczone w taki sposób, aby nie doszło do wycieku czy nieautoryzowanego dostępu. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest więc nadawanie uprawnień, ustawianie haseł (i ich regularne aktualizowanie) oraz czuwanie nad tym, by niepowołane osoby nie miały dostępu do serwera.
Jak wybrać dostawcę usług chmurowych?
W zakresie bezpieczeństwa danych bardzo ważnym elementem jest wybór dostawcy usług chmurowych. Zanim podpiszesz z nim umowę, sprawdź:
- jakie zabezpieczenia stosuje – jest to najważniejszy czynnik, który należy wziąć pod uwagę. Im więcej zabezpieczeń i im bardziej będą one rozbudowane, tym dla ciebie lepiej,
- gdzie znajduje się ośrodek przetwarzania danych – dobrze, aby dostawca usług posiadał kilka lokalizacji na terenie całego kraju,
- jakie ceny oferuje – przejrzysta polityka cenowa pozwoli zaplanować budżet,
- na jaką pomoc techniczną możesz liczyć – dobrze, by była ona dostępna całodobowo na wypadek zdarzeń nagłych.
Więcej poradników dla prowadzących firmy
Jak zacząć korzystać z chmury?
Z chmury możesz zacząć korzystać od razu po podpisaniu umowy z dostawcą usług. Pamiętaj jednak o zabezpieczeniach, które należy ustanowić jeszcze przed umieszczeniem w serwerze pierwszego dokumentu.
Niektóre małe firmy przenoszą swoje archiwa do chmury, oszczędzając tym samym zasoby. Proces ten wymaga jednak pewnego przygotowania, na przykład w zakresie zabezpieczenia dokumentów na czas skanowania.
