Zarządzenie czasem w przedsiębiorstwie. Podstawowe zasady
Własna działalność gospodarcza miała być dobrą alternatywą dla etatu, a zamiast elastyczności, masz coraz więcej pracy? Być może problemem jest zła organizacja czasu. Małe firmy muszą zarządzać nim tak samo, jak międzynarodowe korporacje. Dowiedz się, jak efektywnie wykorzystywać czas i zacząć czerpać radość z posiadania własnej firmy.
Podstawowe zasady zarządzania czasem w przedsiębiorstwie
Zarządzanie czasem własnym i pracowników jest trudne, ale tą umiejętność można na szczęście nabyć w krótkim czasie. Wystarczy wprowadzić w życie kilka podstawowych zasad:
- planowanie – tworzenie planów na dzień i tydzień pomaga usystematyzować zadania. Ważne jednak, aby twój plan był możliwy do wykonania, a nie obładowany obowiązkami do granic możliwości,
- priorytetyzacja - wymaga skupia się na najważniejszych zadaniach i odsunięciu na bok tych, które mogą poczekać,
- delegowanie – nie wszystkie zadania musisz wykonywać sam. Księgowość, kadry, administracja, logistyka to tylko niektóre działy, nad jakimi opiekę może przejąć ktoś inny,
- unikanie rozpraszaczy – jeśli to możliwe, pracuj poza domem lub zaplanuj sobie dzień w taki sposób, aby sprawy prywatne nie mieszały się z zawodowymi,
- automatyzacja – wybieraj programy, które ułatwią ci pracę, wykonując niektóre zadania bez twojej ingerencji,
- odpoczynek – regularny sen i regeneracja zwiększają efektywność pracy. Unikaj wykonywania obowiązków kilkanaście godzin dziennie. Ta metoda, choć początkowo może wydawać się drogą do sukcesu, na dłuższą metę nie przynosi rezultatów.
Jak stworzyć plan dnia i tygodnia?
Podstawą zarządzania czasem w firmie jest stworzenie planów, które obejmują okres jednego dnia i tygodnia. Plany muszą być realistyczne, a dodatkowo powinny uwzględniać wszystkie najważniejsze obowiązki. Tworząc je, zacznij od zadań, które musisz zakończyć w danym okresie. Warto kierować się techniką Eisenhowera, za pomocą której dzielimy zadania na cztery kategorie:
- pilne i ważne – muszą być wykonane natychmiast,
- ważne, ale nie pilne – przynoszą korzyści długoterminowe, ale ich realizacja nie jest niezbędna tu i teraz,
- pilne, ale nieważne – nie mają dużego wpływu na rozwój biznesu, choć wydają się istotne,
- niepilne i nieważne – można je usunąć z listy lub zlecić komuś innemu.
Pamiętaj, aby nie planować dnia ani tygodnia w 100 proc. Około 20 proc. zostaw sobie na niespodziewane, nagłe zadania, które trzeba zrealizować. Oceniaj swoje możliwości realnie i planuj tylko tyle, ile jesteś w stanie zrealizować.
Więcej poradników dla przedsiębiorców znajdziesz na Bizblog.pl:
Kiedy warto delegować obowiązki?
Właściciel firmy nie musi, a często wręcz nie powinien robić wszystkiego sam. Wiele zadań mogą zrealizować pracownicy lub osoby zatrudnione w ramach umowy zlecenie. Celem optymalizacji kosztów warto też rozważyć usługi outsourcingowe. Najczęściej w małych firmach deleguje się zadania z zakresu:
- księgowości i finansów,
- kadr i płac,
- obsługi klienta,
- logistyki i czynności magazynowych.
Narzędzia, które pomogą Ci zarządzać czasem
Nowoczesne technologie pomagają nie tylko osiągać cele biznesowe, ale też zaplanować pracę. Warto korzystać z darmowych programów, jednak w miarę rozwoju firmy najprawdopodobniej będzie potrzebna Ci wersja płatna, rozbudowana o dodatkowe funkcje. Najpopularniejsze programy do zarządzania czasem to:
- kalendarz Google – jeden z najprostszych programów, po którym poruszanie się nie sprawia żadnych problemów,
- Trello – aplikacja zastępuje tablicę korkową, umożliwiając delegowanie zadań i informowanie pracowników o przydzielonych obowiązkach,
- Asana – umożliwia podpinanie plików z Dropboxa i Google Drive, synchronizuje się również z kalendarzem Google,
- Evernote – niektórzy nazywają aplikację ogromnym notatnikiem, ponieważ umożliwia tworzenie notatek w postaci plików tekstowych. Największą zaletą jest jednak możliwość korzystania z niej, będąc offline.
Wybierając program do zarządzania czasem, uwzględnij specyfikę swojej działalności i potrzeby firmy. Dobrym rozwiązaniem może być synchronizacja kalendarza Google z innym systemem.
