Wiosenne porządki w biurze. Jak sobie poradzić z nadmiarem dokumentów

Dokumenty zalegające na biurku, w szafach, na półkach a nawet parapetach to codzienność wielu pracowników. Zacznijmy zatem od porządkowania przestrzeni, w której pracujemy. Przygotuj trzy pojemniki o następujących nazwach:

Dokumenty, które trafią do kosza, powinieneś zniszczyć zgodnie z obowiązującymi zasadami. Chodzi przede wszystkim o to, aby odtworzenie danych nie było możliwe.

Dokumenty bieżące umieść w segregatorach, które ustawisz w szafach lub półkach. Pamiętaj, że akta zawierające dane osobowe muszą być zamknięte na klucz. Ważny jest też sposób segregacji dokumentów, dzięki któremu łatwiej odnaleźć je w razie potrzeby. Każda firma w tym zakresie własny system, nie ma jednego, uniwersalnego klucza dla wszystkich.

Dokumenty archiwalne należy odpowiednio opisać, a następnie umieścić w firmowym archiwum. Na tym etapie ustal termin przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji.

Jeśli od dłuższego czasu nie zaglądałeś do umów, regulaminów i innych ważnych dokumentów firmowych, czas zrobić to teraz. Pomogą w tym pracownicy poszczególnych działów i prawnicy, którzy przeanalizują konkretne treści pod kątem rozwiązań prawnych. Może okazać się, że niektóre dokumenty wymagają zmiany ze względów praktycznych, inne natomiast mogą zawierać rozwiązania, które obecnie nie obowiązują.

Oceń, czy wdrożone w firmie procedury dobrze się sprawdzają. Jeśli nie, postaraj się je zmienić i dostosować do trybu pracy.

Więcej poradników znajdziesz na Bizblog.pl:

Podstawowa zasada organizacji przestrzeni biurowej brzmi: mniej znaczy więcej. W biurach przechowujemy tylko niezbędne dokumenty, na których w danym czasie pracują poszczególne działy. Zaopatrz się w szafy lub regały, w których będą one trzymane. Jest to pierwszy krok do porządku i czystości biurka zgodnie z regułą clean desk. Poinstruuj pracowników, aby na biurkach nie zalegały ich rzeczy osobiste. Im więcej zbędnych przedmiotów, tym większy bałagan.

Wiosna to dobry czas na wymianę mebli biurowych, zwłaszcza jeśli stan dotychczas używanych nie jest najlepszy. W tym celu warto zaplanować przestrzeń tak, aby maksymalnie wykorzystać jej atuty. Biurka powinny stanąć w nasłonecznionym miejscu, zwiększając dostęp do światła dziennego. Szafy ustaw natomiast w taki sposób, aby nie zajęły całej wolnej przestrzeni. Rozważ ergonomiczne rozwiązania, które pozwalają zaoszczędzić miejsce i przechowywać dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W kontekście wiosennych porządków nie zapominajmy o przestrzeni cyfrowej. Ze względu na to, że obecnie coraz więcej dokumentów ma formę elektroniczną, ład na dysku pozwala pracować efektywniej. Podobnie jak w przypadku dokumentów papierowych, podziel akta na trzy kategorie. Pamiętaj jednak, że prawidłowe usunięcie tych, które nie są już potrzebne, nie polega wyłącznie na formatowaniu dysku. Nośnik należy uszkodzić, aby odtworzenie danych nie było możliwe.

Dokumentom, które nadal będziesz przechowywać, musisz zapewnić odpowiednią ochronę. Używaj haseł i kodów, dzięki którym unikniesz logowania osób nieuprawnionych.

Organizując firmowe dokumenty, zastanów się nad przejściem z formy papierowej na cyfrową. Digitalizacja pomaga skutecznie zarządzać papierami, a jednocześnie pozwala zaoszczędzić miejsce, czas i pieniądze. Rozwiązaniem przejściowym jest forma hybrydowa z zachowaniem papierowego archiwum i obsługą nowych dokumentów wyłącznie w wersji cyfrowej.