Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Zaostrzono przepisy, kary będą surowe
Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych w miejscu pracy zostały zaostrzone w 2025 roku. Nowelizacja jest odpowiedzią przede wszystkim na szybkie tempo rozwoju nowoczesnych technologii, w tym sztucznej inteligencji. Nakłada ona na przedsiębiorców kolejne obowiązki, których nieprzestrzeganie może skutkować surowymi karami.
RODO w 2025 roku – co się zmieni?
Ochrona danych osobowych w dobie nowoczesnych technologii nabiera zupełnie innego znaczenia. To m.in. szybki rozwój sztucznej inteligencji nakłonił Komisję Europejską do wprowadzenia pewnych zmian w RODO. Od 2025 roku przedsiębiorcy są zobowiązani:
- zapewnić transparentność działania algorytmów sztucznej inteligencji (jeśli z niej korzystają) i umożliwić śledzenie podejmowanych przez nie decyzji,
- uzyskać wyraźną zgodę na przetwarzanie danych biometrycznych, przy czym dokument musi zawierać jej zakres,
- regularnie przeprowadzać audyty, aby upewnić się, że wdrożone rozwiązania są zgodne z obowiązującymi przepisami.
Przedsiębiorcy stoją przed trudnym zadaniem, jakim jest wprowadzenie nowych procedur w zakresie ochrony danych osobowych pracowników, osób współpracujących, klientów i innych.
Ochrona danych osobowych a nowoczesne technologie
Nowoczesne technologie z jednej strony stały się motorem napędowym zmian, z drugiej strony mają za zadanie przyczynić się do ochrony danych osobowych. Nowe obowiązki przedsiębiorców w tym zakresie to:
- stosowanie najnowszych standardów szyfrowania, które zapewniają bezpieczeństwo danych na każdym etapie przetwarzania,
- wdrożenie systemów pozwalających na automatyczne identyfikowanie potencjalnych zagrożeń,
- wdrożenie systemów zarządzania dostępem do danych ograniczających ryzyko bezprawnego użycia informacji.
Powyższe zmiany wiążą się z inwestycjami, jakich muszą dokonać niektórzy przedsiębiorcy. Wdrażanie nowoczesnych technologii, które mają za zadanie zabezpieczyć dane, miało miejsce już przed 2025 rokiem, jednak teraz nie jest już dobrowolne.
Więcej o RODO przeczytasz na Bizblog.pl:
Surowe kary za nieprzestrzeganie przepisów
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych weszło w życie w 2018 roku, umożliwiając właściwym organom ukaranie przedsiębiorców, którzy dopuścili do wycieku danych osobowych, nie stosując się do wytycznych. Od 2025 roku potencjalne kary są jeszcze surowsze. Urząd Ochrony Danych Osobowych otrzymał nowe narzędzia, dzięki którym może kontrolować wykonalność przepisów. Przedsiębiorcy mogą spodziewać się:
- wyższych kar finansowych – będą one wynosić nawet do 6 proc. światowego obrotu rocznego przedsiębiorstwa,
- nowych obowiązków w zakresie raportowania – przedsiębiorca zobowiązany jest zaraportować ewentualne naruszenia w ciągu 48 godzin od ich wykrycia,
- kontroli prowadzonych przez organy nadzorcze, prowadzonych bez zapowiedzi.
Nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych w pracy zdalnej
Początek 2025 roku przynosi pewne zmiany w kontekście pracy zdalnej, a konkretnie ochrony danych osobowych przetwarzanych przez pracowników. Przepisy dopuszczają wykonywanie pracy zdalnej także w przypadku konieczności zarządzania danymi, ale jednocześnie nakładają na pracodawcę obowiązek opracowania procedur ochronnych. Przy czym trzeba wziąć pod uwagę zarówno zmiany w RODO, jak i specyfikę wykonywanej pracy. W tym kontekście dobrym rozwiązaniem wydaje się digitalizacja dokumentów zawierających dane osobowe, a następnie zabezpieczenie ich wersji elektronicznej.
Pracodawca zobowiązany jest także zapewnić pracownikowi odpowiednie przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych w miejscu pracy. Pracownik ma natomiast obowiązek zgłaszać każdorazowo pracodawcy jego zmianę.
Jak się przygotować do zmian?
Zmiany w RODO dotyczące ochrony danych osobowych w miejscu pracy nie są liczne, ale niosą za sobą kilka dodatkowych obowiązków. Przedsiębiorcy, chcąc się z nich wywiązać, powinni zasięgnąć porady ekspertów z zakresu ochrony danych osobowych, a także specjalizujących się w nowoczesnych technologiach informatycznych. Warto też opracować plan audytów, które zgodnie z nowymi przepisami, trzeba będzie przeprowadzać regularnie.
