Zmiany w pracy zdalnej. Poznaj nowe prawa i obowiązki

Praca zdalna to w aktualnym brzmieniu przepisów swego rodzaju przywilej pracownika. Pracodawca może wyrazić zgodę, by wykonywał on obowiązki w innym miejscu niż siedziba firmy. Model pracy zdalnej przybiera też formę hybrydową, kiedy to część pracy realizowana jest zdalnie, a część stacjonarnie. Kodeks pracy porusza też problematykę okazjonalnej pracy zdalnej. Pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o pozwolenie na pracę z domu, jednak ten nie musi wyrazić na nią zgody. Ponadto obowiązuje ograniczenie w ilości 24 dni rocznie, w których pracownik może korzystać z okazjonalnej pracy zdalnej.

Praca zdalna została uregulowana w Kodeksie pracy w 2023 roku, jednak pewne kwestie wciąż pozostawały niejasne. Nowelizacja Kodeksu pracy nakłada nowe obowiązki w zakresie:

Warunki pracy zdalnej powinny zostać uzgodnione w umowie o pracę lub innym porozumieniu. Oznacza to, że obowiązkiem pracownika jest np. wskazanie miejsca wykonywania obowiązków czy dostępności godzin. Pracodawca natomiast powinien ustalić sposób raportowania zadań. Nowy przepis ma na celu ograniczenie nadużyć, które niosły za sobą dalekosiężne konsekwencje. Pracownik będzie miał obowiązek poinformować pracodawcę na przykład o zmianie miejsca wykonywania zadań. Nierzadką praktyką była praca zdalna podczas zagranicznego wyjazdu, co rodziło pewne konsekwencje podatkowe.

Komputer, dostęp do internetu, oprogramowanie – to jedne z narzędzi, które pracodawca zobowiązany jest dostarczyć pracownikowi wykonującemu obowiązki zdalnie. Ustawodawca dopuszcza jednak wypłatę ekwiwalentu, którego wartość powinna odpowiadać kwocie ponoszonych przez pracownika kosztów.

W modelu hybrydowym pracownik część obowiązków wykonuje stacjonarnie, a część zdalnie. Jak podaje Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki, praca zdalna najczęściej przyjmuje charakter hybrydowy. Dlatego też dostosowanie przepisów było konieczne. W obecnym kształcie umożliwiają one pracę hybrydową, której zasady powinna określać umowa o pracę.

Więcej o Kodeksie pracy przeczytasz na Bizblog.pl:

W dobie RODO ochrona danych jest ważna, natomiast w kontekście pracy zdalnej nabiera nowego znaczenia. Ze względu na to, że najczęściej obowiązki wykonywane są w domu, należy wdrożyć rozwiązania zabezpieczające przed wyciekiem danych wrażliwych. Pracownicy powinni zostać w tym zakresie przeszkoleni, a dodatkowym obowiązkiem pracodawcy jest opracowanie zasad ochrony danych przechowywanych zarówno na nośnikach, jak i na papierze.

Podane wyżej zmiany w Kodeksie pracy obowiązują od 2025 roku, dlatego należy wdrożyć je jak najszybciej. W pierwszej kolejności warto przyjrzeć się konstrukcji umów o pracę, a konkretnie zapisom dotyczącym pracy zdalnej. Następnie trzeba ustalić, czy pracownikom zostaną dostarczone odpowiednie narzędzia pracy, czy też firma poprzestanie na wypłacie ekwiwalentu. Drugie rozwiązanie wymaga ustalenia kwoty świadczenia. Największym wyzwaniem jest opracowanie procedur w zakresie ochrony danych. Jest to zadanie dla prawników, ale też informatyków.

W 2025 roku nie weszły w życie przepisy zwiększające roczny limit okazjonalnej pracy zdalnej z 24 do 36 dni. Był to postulat zarówno pracowników, jak i Głównego Inspektora Pracy, ale póki co nie doczekał się realizacji. Ponadto obecnie nie są prowadzone prace legislacyjne w tym kierunku.