Przechowywanie dokumentów w firmie. Jak zabezpieczyć, kiedy zarchiwizować
Archiwizacja dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Przepisy określają, jak długo i w jaki sposób przechowywać poszczególne rodzaje akt. Nie ulega wątpliwości, że prowadzenie archiwum to obciążenie dla firm, dlatego coraz większą popularnością cieszy się przechowywanie dokumentów w chmurze. Sprawdź, jak zgodnie z przepisami prowadzić archiwum tradycyjne i elektroniczne.
Jak długo przechowywać dokumenty firmowe?
Okres przechowywania jest inny dla każdego rodzaju dokumentów, dlatego tak ważne jest ich klasyfikowanie i prawidłowe opisywanie przed umieszczeniem w archiwum. Zgodnie z przepisami okres archiwizacji wynosi:
- 1 rok – dla dokumentów związanych z prowadzeniem rekrutacji,
- 5 lat – dla dokumentów księgowych i podatkowych, związanych z reprezentacją, szkoleniami czy udzielaniem gwarancji,
- 10 lat – dla akt osobowych pracowników i umów handlowych,
- 20 lat – dla dokumentacji medycznej pacjentów,
- 50 lat – dla akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.
Metody archiwizacji dokumentów
Cykl życia niemal wszystkich dokumentów firmowych jest taki sam. Zaraz po tym, jak trafią do odpowiedniego działu, są procesowane. Natomiast w momencie, gdy przestajemy na nich pracować, trafiają do archiwum. Tam są przechowywane przez okres wynikający z właściwych przepisów.
Metody archiwizacji dokumentów najogólniej można podzielić na dwie kategorie: archiwizacja papierowa (archiwum tradycyjne) i elektroniczna. Dokumenty papierowe przechowujemy w taki sposób, aby dotrwały w stanie nienaruszonym do terminu wymagalności. Archiwum musi być zlokalizowane na terenie niezalewowym, a dodatkowo musi w nim panować odpowiednia temperatura. Ważne, aby papier nie miał kontaktu z wilgocią ani słońcem.
Archiwum elektroniczne można prowadzić na nośnikach danych lub w chmurze. Drugie rozwiązanie jest o tyle korzystniejsze, że dostęp do dokumentów można uzyskać z dowolnego miejsca.
Więcej o prowadzeniu firmy przeczytasz na Bizblog.pl:
Jak zabezpieczyć dane chronione prawnie?
Większość dokumentów firmowych zawiera dane chronione prawnie. Mowa o danych osobowych, tajemnicy handlowej, danych niejawnych, finansowych czy wrażliwych. Wymagają one wdrożenia zabezpieczeń, za co odpowiada administrator, czyli przedsiębiorca.
W przypadku tradycyjnego archiwum najważniejsze jest umieszczenie dokumentów w miejscach, do których nie mają dostępu osoby niepowołane. Pomieszczenia powinny być zamykane na klucz lub chronione kodem. Dobrym rozwiązaniem jest także umieszczenie w archiwum zamykanych szaf, w których będą przechowywane papiery.
Dokumenty elektroniczne również wymagają właściwego zabezpieczenia. Cyberprzestępcy stosują coraz bardziej wyrafinowane metody kradzieży danych, stąd konieczne jest wdrożenie zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Ochronę danych zapewniają hasła, szyfrowanie czy nadawanie dostępu. Można je zabezpieczyć także dzięki uwierzytelnianiu dwuskładnikowemu.
Jak mądrze przechowywać dokumenty w firmie?
Archiwizacja nawet niewielkiej ilości dokumentów to uciążliwy obowiązek. Wymaga poniesienia pewnych nakładów finansowych, opracowania wytycznych i strategii. Trzeba mieć na uwadze obowiązujące przepisy, w tym przede wszystkim te wynikające z RODO, Ordynacji Podatkowej czy właściwych rozporządzeń.
Ułatwieniem może okazać się digitalizacja archiwum, czyli skanowanie dokumentów, a tym samym przejście z formy papierowej na elektroniczną. Dzięki temu nie tracisz miejsca na przechowywanie papieru, a dodatkowo uzyskujesz dostęp do dokumentów bez długiego ich szukania. Z drugiej strony, digitalizacja pociąga za sobą kolejne obowiązki w zakresie wdrożenia zabezpieczeń cyfrowych.
Na rynku działa wiele firm, które oferują usługę przechowywania dokumentów. Przejmują one na siebie odpowiedzialność nie tylko w zakresie archiwizacji, ale też zabezpieczenia danych przed wyciekiem, zniszczeniem czy nieautoryzowanym dostępem. Jeśli przerasta cię prowadzenie firmowego archiwum, warto rozważyć usługi outsourcingowe w tym zakresie.
