Raport kasowy - kiedy sporządzić, co musi zawierać
Raporty kasowe dokumentują stan gotówki, jaki znajduje się w kasie przedsiębiorstwa. Są istotne nie tylko dla niego, ale również dla urzędu skarbowego i księgowych. Sprawdź, co warto o nich wiedzieć.
Polacy wciąż chętnie płacą gotówką
Wydaje się, że w czasach powszechnego dostępu do płatności elektronicznych gotówka traci rację bytu. I choć Polacy chętnie sięgają po kartę płatniczą czy BLIK, nadal chętnie płacą gotówką. Jak wynika ze statystyk Narodowego Banku Polskiego, tendencja ta jest co prawda malejąca, ale nie należy też spodziewać się rychłego odejścia od gotówki. Z punktu widzenia przedsiębiorcy jest to o tyle istotne, że przekazywane przez klientów w formie papierowej pieniądze trzeba w jakiś sposób ewidencjonować. Służy do tego raport kasowy, który stanowi zbiorcze zestawienie tego rodzaju transakcji.
Raport kasowy a raport z kasy fiskalnej
Raport kasowy nie jest tym samym co raport z kasy fiskalnej. Pierwszy dokument skupia wyłącznie operacje gotówkowe przeprowadzone w jednostce, drugi natomiast dotyczy operacji ewidencjonowanych na kasie fiskalnej. Skąd ta rozbieżność? Dziś, gdy większość operacji ma charakter bezgotówkowy, pieniędzmi w formie fizycznej płacimy głównie w sklepach. Ale jeszcze kilkanaście lat temu powszechne było istnienie kas w zakładach pracy, które zajmowały się np. wypłatą wynagrodzeń czy zaliczek z tytułu podróży służbowej. Zatem rolą osoby obsługującej kasę przedsiębiorstwa była nie sprzedaż towarów, a ewidencja operacji gotówkowych.
Dziś w wielu firmach kasa już nie funkcjonuje, a ewentualne operacje gotówkowe są przeprowadzane na małą skalę. Dlatego raporty kasowe kojarzymy przede wszystkim z punktami sprzedaży, które przyjmują płatności w gotówce.
Kiedy sporządza się raport kasowy?
Raport kasowy powinniśmy sporządzić przynajmniej raz w miesiącu. Jednak w firmach, w których obrót gotówkowy wciąż pozostaje na wysokim poziomie, sporządza się go nawet w ujęciu dziennym. Takie podejście ułatwia księgowanie raportów, a także bieżącą kontrolę nad stanem gotówki w kasie. Kwoty uwzględnione w raporcie kasowym muszą być zgodne z kwotami rzeczywistymi, zatem w razie jakichkolwiek nieścisłości łatwiej wyznaczyć osobę odpowiedzialną za niedobory lub nadwyżki.
Więcej poradników znajdziesz na Bizblog.pl:
Jakie elementy powinien zawierać raport kasowy?
W raporcie kasowym muszą znaleźć się:
- oznaczenie okresu obrachunkowego, którego dotyczy,
- rejestr transakcji w porządku chronologicznym,
- treść operacji,
- numery dowodów księgowych,
- data oraz imię i nazwisko osoby, która dokonała wpłaty lub wypłaty środków pieniężnych,
- wykazanie dokładnego obrotu,
- stan początkowy i końcowy kasy.
Ponadto, aby sporządzić raport kasowy, należy posiadać dokumenty źródłowe (faktury, rachunki, wnioski o wypłatę zaliczek itp.) oraz zastępcze dowody księgowe (dokumenty „kasa wypłaci” i „kasa przyjmie”).
Raport kasowy – kompleksowe podejście
Raport kasowy powinna wypełniać osoba, która w danej firmie obsługuje kasę. Jeśli jednak nie ma ona wiedzy w tym zakresie, obowiązek przygotowania dokumentu najczęściej spada na księgową. Częstotliwość sporządzania raportu kasowego należy dostosować do specyfiki działalności firmy, jednak ze względu na ograniczony dziś obrót gotówkowy coraz więcej jednostek przygotowuje go raz w miesiącu. W sytuacji, gdy każdego dnia realizowane są operacje gotówkowe, warto przygotowywać dokument na bieżąco, co pozwala wykryć ewentualne nieprawidłowości i obciążyć osoby za nie odpowiedzialne.
Raport kasowy sporządzamy w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden z nich powinien zostać w kasie, drugi natomiast trafia do działu księgowości.
