Paragon tylko z NIP-em to kłopot dla firm. Wielu przedsiębiorców nadal nie wie, o co chodzi

Odpowiedź z Ministerstwa Finansów nadeszła już po opublikowaniu tego artykułu. Tekst został zaktualizowany.

- Proszę wpisać na paragonie NIP, bo będę potem brał na to fakturę.
- Tak się nie da.
- W takim razie proszę od razu wystawić fakturę.
- Faktury wystawia szefowa, ale jest teraz na urlopie. Wystawi fakturę, jak wróci.

Jeśli prowadzicie drobną działalność gospodarczą, jest całkiem spora szansa, że mieliście okazję prowadzić tego typu dialog w sklepie, w którym kupujecie coś do swojej firmy. Gorzej, jeśli sami nie wiedzieliście, że trzeba było domagać się NIP-u na paragonie albo od razu faktury.

Od nowego roku stosowana przez setki tysięcy firm w Polsce praktyka kupowania różnych rzeczy na paragon, a dopiero potem brania na ich podstawie faktury, została ukrócona. Jeśli chcecie faktury na podstawie paragonu, musi być na nim wpisany NIP waszej firmy, i to bynajmniej nie długopisem. Jedynym wyjątkiem są taksówkarze - oni nadal mogą wystawić „fakturkę” na podstawie zwykłego paragonu.

Czytaj też: Kasa fiskalna - kiedy jest obowiązkowa?

To dawno zapowiadana przez rząd walka z nieuczciwym robieniem kosztów przez firmy. Od lat kwitł handel i zbieractwo paragonów, które następnie służyły do wystawiania faktur, czyli de facto tworzenia fikcyjnych kosztów.

Dawno głośno było o tym, że niektórzy sprzedawcy na stacjach paliw zbierają niechciane paragony na zakup paliwa, a następnie za odpowiednią gratyfikacją odstępują je przedsiębiorcom-kombinatorom, którzy na ich podstawie biorą faktury na swoją działalność. To oczywiście skrajny przypadek i może nie tak powszechny, jak głosi legenda, ale proceder kwitł.

Mało kto wie, ale „faktura na podstawie paragonu” to tak naprawdę tolerowane przez fiskusa odstępstwo od standardowego sposobu rejestrowania transakcji między przedsiębiorcami. Co do zasady na kasę fiskalną nabijamy zakupy dokonywane przez osoby fizyczne, a gdy kupuje firma - potwierdzeniem jest faktura.

Dopuszczenie takiej możliwości było zdroworozsądkowe - po co mnożyć faktury, jeśli często u tego samego sprzedawcy dokonujemy zakupów tych samych towarów? Lepiej w takiej sytuacji raz w tygodniu wziąć fakturę zbiorczą. Przepis, który miał pomóc w ograniczeniu biurokracji, był jednak często wykorzystywany niezgodnie intencją ustawodawcy.

Wiele metod uszczelniania przez rząd systemu podatkowego budzi uzasadnione wątpliwości, ale akurat ta moim zdaniem nie budzi żadnych. Tu nie ma ani elementu represji, ani dodatkowych obowiązków po stronie przedsiębiorców. W praktyce obowiązków będzie nawet mniej. Jak to możliwe?

Już od 1 stycznia 2013 r. w Polsce można wystawiać faktury uproszczone, ale dotąd ten przepis pozostawał praktycznie martwy.

Jeśli transakcja nie przekracza 450 zł, to wystarczy na kasie fiskalnej wpisać NIP nabywcy, a opatrzony tym numerem paragon jest pełnoprawną fakturą. Powtórzmy: nie trzeba podawać żadnych danych poza NIP-em. Dlaczego przez siedem lat niemal nikt nie nauczył się korzystać z takiego udogodnienia?

Ta niewiedza nie dotyczyła jedynie drobnych przedsiębiorców, bo szkoleń kasjerów pod tym kątem nie przeprowadzały nawet niektóre wielkie sieci handlowe. Doproszenie się o NIP na paragonie czasem kończyło się wezwaniem przez kasjera swojego przełożonego.

Teraz już jest inaczej. Od nowego roku faktury uproszczone są wypluwane każdego dnia przez tysiące kas fiskalnych nad Wisłą, ponieważ na paragony bez NIP-u faktur już nie można wystawiać. Oczywiście wielu przedsiębiorców nadal nie wie, że jeśli kwota nie przekracza 450 zł, to nie trzeba już żadnej osobnej faktury, ale pewnie jest kwestią czasu, gdy ta wiedza się upowszechni.

Nie wszystkie kasy fiskalne umożliwiają wpisanie NIP-u na paragon. Czy to oznacza, że ich właściciele mogą działać po staremu? Nie. Jeśli paragon jest bez NIP-u, faktura też musi być bez tego numeru. Taki dokument firmie jednak się nie przyda.

Jeśli nabywcą jest firma, a sprzedawca nie może wpisać NIP-u na kasie, to musi od razu wystawić fakturę. Dlaczego od razu? Dlatego, że prawo nie dopuszcza sytuacji, że ma miejsce jakaś transakcja, gotówka trafia z rąk do rąk, ale nie towarzyszy temu formalnie potwierdzenie jej dokonania. Szara strefa urosłaby wtedy do rozmiarów Drogi Mlecznej.

No dobrze, ale wróćmy do dialogu z początku tekstu. Co powinien zrobić w takiej sytuacji przedsiębiorca? Twardo domagać się wystawienia faktury? Zgodzić się na dopisanie NIP-u (może z pieczątką lub podpisem sprzedawcy?) A może machnąć ręką i wziąć zwykły paragon?

„Jeżeli sprzedawca po transakcji odmawia wystawienia faktury, bo tę 'wystawia szefowa', a jako dowód dokonania sprzedaży nie ma możliwości pozyskania paragonu z NIP, to nabywca powinien zażądać jednak faktury, gdyż inaczej nie będzie miał żadnego potwierdzenia dokonanej transakcji” - tłumaczy Bizblog.pl Maciej Hadas, doradca podatkowy w Grant Thornton. „Nie może także przyjąć zwykłego paragonu bez NIP, bo wtedy nie uzyska już faktury” - podkreśla.

„Być może będzie w stanie uzyskać jakiś inny dowód potwierdzający sprzedaż, na (np. jakąś formę oświadczenia handlowego lub zamówienia z potwierdzeniem wydania towaru), ponieważ faktura zgodnie z przepisami może być wystawiona do 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży” - zastanawia się Maciej Hadas.

Czy na takie „oświadczenie” nosem nie będzie kręcić fiskus? Obawiam się, że będzie. Ministerstwo Finansów nie odpowiedziało wprost na zadane przeze mnie pytanie o odmowę wystawienia faktury na poczekaniu, ale jest chyba jasne, że resort nie przewiduje żadnego alternatywnego scenariusza:

Bizblog.pl: Ustawa przewiduje, że gdy kasa fiskalna nie umożliwia wpisania NIP-u, to pomija się nabijanie transakcji na kasę i od razu wystawia się fakturę. Pytanie, co zrobić, gdy sprzedawca odmówi wystawienia faktury na miejscu, mówiąc na przykład, że „faktury wystawia szefowa”, a teraz jest na urlopie?

Ministerstwo Finansów: W związku z tym, że nie wszystkie obecnie funkcjonujące na rynku kasy rejestrujące posiadają możliwość umieszczenia na paragonie numeru identyfikującego nabywcę, wystawianie faktur w oparciu o paragony fiskalne na rzecz nabywców posługujących się takim numerem jest ograniczone do tej grupy kas, które posiadają tę funkcjonalność. W sytuacji, gdy podatnik dokonujący sprzedaży nie ma technicznej możliwości wpisania numeru identyfikującego na paragonie, nabywca winien zadeklarować w momencie dokonywania zakupu, że nabywa towar lub usługę jako podatnik – w takiej sytuacji sprzedawca nie powinien rejestrować zakupu na kasie rejestrującej, tylko wystawić fakturę potwierdzająca dokonanie sprzedaży. Wprowadzona zmiana przepisów nie skutkuje zatem koniecznością wymiany kas rejestrujących przez podatników, lecz zmianą procedur stosowanych przez podatników, takich jak w podanym przykładzie.

Co w sytuacji, gdy jednak wystawimy albo otrzymamy fakturę na podstawie paragonu bez NIP-u? Jeśli transakcja została zarejestrowana już w 2020 roku, taka faktura zostanie przez urzędników skarbówki zakwestionowana. A co nam wtedy grozi?

„W przypadku stwierdzenia, że od 1 stycznia 2020 r. sprzedawca nie przestrzega obowiązujących zasad, tj. wystawia fakturę z numerem NIP do paragonu fiskalnego bez NIP, organ podatkowy ustali takiemu sprzedawcy dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Od 1 stycznia 2020 r. wskazaną powyżej sankcją objęci zostaną również podatnicy (nabywcy), którzy ujmą w ewidencji wystawioną dla nich fakturę dotyczącą sprzedaży udokumentowanej paragonem, który nie zawierał numeru NIP” - wyjaśnia Ministerstwo Finansów.

Problemów z nowymi przepisami jest niestety więcej.

Co to za działania? Ekspert tłumaczy, że cześć sprzedawców stara się radzić sobie, wpisując NIP w miejsce innej informacji. Taka partyzantka nie spełnia jednak wymogów ustawowych, a poza tym na paragonie może zabraknąć innej informacji, która powinna się tam znaleźć.

Jest jeszcze inny rodzaj ryzyka. Gdy faktura jest wystawiana na podstawie paragonu, to oryginał paragonu powinien być podpięty do faktury, która pozostaje u sprzedawcy. Może więc zdarzyć się, że przedsiębiorca, który wystał na zakupy nieuważnego pracownika, nie będzie wiedział, że faktura została bezpodstawnie wystawiona na podstawie paragonu bez NIP-u. Jedyny dowód - czyli oryginał paragonu będzie bowiem znajdował się u sprzedawcy. Najgorzej, gdy dowie się tego od samej skarbówki.

Kłopoty nie wynikają jednak tylko z niewiedzy przedsiębiorców. Problemy interpretacyjne sprawiają też same przepisy. W jaki sposób skorygować fakturę uproszczoną? A jak wystawia się duplikat takiego paragonu z NIP-em?

Przepisy przewidują wystawianie korekt i duplikatów faktur, ale w przypadku paragonów jest to zakazane. Co zrobić w sytuacji, gdy paragon jest fakturą (uproszczoną)? Tak widzi to ekspert Grant Thornton:

A oto stanowisko Ministerstwa Finansów:

W zależności od charakteru błędu w numerze NIP nabywcy umieszczonym na paragonie fiskalnym będącym fakturą uproszczoną, dopuszcza się możliwość wystawienia do takiej faktury noty korygującej, zgodnie z art. 106k ustawy o VAT. Błąd w numerze NIP nabywcy oznacza oczywistą pomyłkę m.in. np.: brak jednej cyfry, przestawienie cyfr, bądź pomyłka w jednej cyfrze i nie może być utożsamiany z uzupełnieniem brakującego numeru NIP na fakturze uproszczonej czy zmianą numeru NIP na innego podatnika. Nie można wystawić noty korygującej w przypadku, gdy: na paragonie fiskalnym nie umieszczono numeru NIP, klient podał na paragonie kompletnie błędny numer NIP, np. 9999999999 lub NIP innego podatnika. Wystawiona nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury uproszczonej.

Nie ma więc korekty faktury, ale można wystawić notę korygującą. Niestety z duplikatami jest większy problem. Resort finansów pisze tylko, że „do faktury uproszczonej nie można wystawić faktury zwykłej z dopiskiem duplikat”.

Czytaj też: Nota korygująca - czym jest, jak ją wystawić, czego nie może zmienić?

Co ciekawe, ekspert Grant Thornton uważa, że wprowadzona zmiana może być „pozornym uszczelnieniem”.