Faktura korygująca. Na jakich zasadach można ją wystawić?

Faktura to jeden z podstawowych dokumentów księgowych, który jest podstawą zaliczenia wydatku do kosztu albo odliczenia podatku VAT. Sprzedawca ma obowiązek wystawić ją poprawnie, jednak ostatecznej weryfikacji dokumentu dokonuje nabywca. Jeśli zauważy on drobne błędy, takie jak na przykład dane adresowe, może sporządzić we własnym zakresie notę korygującą. Niemniej jednak błędy większej wagi, w tym błędy liczbowe, powinny zostać poprawione za pomocą faktury korygującej. Wystawia ją sprzedawca na prośbę kupującego, lecz także w sytuacji, gdy na przykład udziela mu rabatu (w jednym albo w kilku okresach) już po zrealizowaniu transakcji. Fakturę korygującą sporządza się też w przypadku powiększenia należności.

Ustawodawca określa, jakie dokładnie elementy muszą się znaleźć w fakturze korygującej. Są to:

W korekcie należy też umieścić odniesienie do faktury pierwotnej, na przykład poprzez podanie jej numeru. Umożliwi to jednoznaczne przypisanie dokumentu do danego okresu. Fakturę korygującą powinno się wystawić niezwłocznie, tak aby można było zaksięgować ją w odpowiednich okresach obrachunkowych.

Do 2021 r. sprzedawca, który wystawił fakturę korygującą „in minus”, musiał posiadać potwierdzenie odbioru od nabywcy. Pakiet Slim VAT wprowadza pewne zmiany w tej kwestii. Wystawca korekty w dalszym ciągu musi posiadać potwierdzenie, jednak może mieć ono formę ustaleń dokonanych z odbiorcą, który oświadcza, że akceptuje zmiany. Najczęściej potwierdzenie ma formę elektroniczną, rzadziej natomiast faksu lub listu poleconego. Sprzedawca musi więc zadbać o odpowiednią dokumentację, którą przedstawi podczas ewentualnej kontroli skarbowej.

Więcej o fakturach przeczytasz na Bizblog.pl:

Okres, w którym faktura korygująca zostanie zaksięgowana, zależy przede wszystkim od tego, czy jej skutkiem jest zwiększenie, czy zmniejszenie należności budżetowych. Księgowania faktury zmniejszającej należy dokonać w okresie, w którym została ona wystawiona. Tymczasem rozliczenie faktury in plus może nastąpić w miesiącu jej otrzymania oraz w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych.

Inaczej natomiast wygląda kwestia księgowania korekty u sprzedawcy. Jeśli faktura korygująca zwiększa podstawę opodatkowania, to należy zaksięgować ją w okresie, w którym została wskazana faktura pierwotna, o ile przyczyna wystawienia dokumentu korygującego była już wtedy znana. W przeciwnym razie korektę księguje się w okresie, w którym została wystawiona. Faktura zmniejszająca podstawę opodatkowania księgowana jest w okresie, w którym sprzedawca otrzymał od nabywcy potwierdzenie akceptacji nowych warunków. Jest to w szczególności dokumentacja handlowa, która może mieć formę elektroniczną.

Przedsiębiorca, który zauważy błąd w fakturze, musi w pierwszej kolejności ocenić jego charakter. Drobne błędy może skorygować samodzielnie, ale w przypadku większych ma obowiązek zgłosić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej. Powinien to zrobić jak najszybciej, jednak przepisy nie przewidują żadnego konkretnego terminu, w którym należy wystawić korektę. Przyjmuje się więc, że obowiązuje tutaj termin pięcioletni, po którym można zutylizować dokumentację księgową – wystawienie korekty po tym czasie nie przyniosłoby żadnych konsekwencji podatkowych. Wystawienie i przekazanie faktury korygującej jest bardzo proste, jednak zdecydowanie więcej wątpliwości pojawia się na tle prawidłowego księgowania dokumentu.