Darmowa kawka i owoce w pracy? Zobacz, co na to skarbówka
Owocowe środy, piątki z pizzą czy po prostu kawa dla wszystkich pracowników i gości – tego rodzaju benefity oferuje coraz więcej pracodawców. Wydatki ponoszone na zakup artykułów spożywczych są wysokie, zatem pojawia się pytanie, czy można uznać je za koszt podatkowy? Jak się okazuje, skarbówka jest w tej sprawie przychylna przedsiębiorcom.
Kiedy zakup artykułów spożywczych może stanowić koszt podatkowy?
Darmowa kawa, herbata czy woda dla pracowników to już standard w każdej firmie. Niemniej jednak pracodawcy wychodzą również z innymi inicjatywami, takimi jak owocowe dni czy wspólne lunche finansowane ze środków obrotowych. Im więcej pracowników, tym wyższe koszty w związku z tym ponosi pracodawca. Organy skarbowe nie mają nic przeciwko ujęciu wydatków w kosztach uzyskania przychodu, a tym samym obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Niemniej jednak muszą zostać spełnione pewne warunki, a więc:
- wydatek musi zostać poniesiony w związku z prowadzoną działalnością,
- wydatek musi zostać udokumentowany,
- wydatek służy uzyskaniu przychodu lub zabezpieczeniu jego źródła,
- wydatek nie może podlegać ustawowemu wyłączeniu.
Oznacza to, że – co do zasady – wydatki poniesione celem zakupu artykułów spożywczych dla pracowników są kosztem uzyskania przychodu. Produkty muszą być ogólnodostępne dla wszystkich zainteresowanych w siedzibie firmy. Ustawodawca w żaden sposób nie ogranicza przedsiębiorcy w wydatkowanych kwotach. Do KUP może on zatem zaliczyć wszystkie wydatki związane z zakupem artykułów spożywczych dla pracowników – oczywiście poza tymi, które dotyczą zakupu alkoholu.
Koszty reprezentacji. Jak je rozpoznać?
Ustawodawca wyklucza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na reprezentację. Jednocześnie nie wskazuje, czym dokładnie jest reprezentacja i jak należy ją rozumieć na gruncie podatkowym.
Eksperci są zdania, że kluczowe jest tutaj określenie, w jakim dokładnie celu został poniesiony wydatek. Dobrym przykładem są artykuły spożywcze, które przeznaczone dla pracowników stanowią koszt podatkowy, ale jeśli przedsiębiorca zamierza podać je na spotkaniu biznesowym, to mogą zostać uznane za wydatek związany z reprezentacją. Pełni on bowiem funkcję wizerunkową wobec podatnika. Nie ma natomiast znaczenia, w jakiej wysokości został poniesiony.
W przypadku wątpliwości, które pojawiają się zwłaszcza na gruncie większych wydatków, warto wystąpić o interpretację indywidualną. Organ podatkowy oceni, czy w konkretnej sytuacji mamy do czynienia z reprezentacją.
Darmowa kawa a PIT pracownika
Pracownik mający dostęp do darmowej kawy, herbaty czy artykułów żywnościowych osiąga swego rodzaju korzyść. Pojawia się więc pytanie, czy nie należałoby opodatkować tego rodzaju świadczeń na gruncie podatku PIT? Zgodnie z przepisami, przysporzenie można rozpoznać, jeśli:
- świadczenie zostało zrealizowane za zgodą pracownika,
- wartość świadczenia można jednoznacznie przypisać do danego pracownika,
- świadczenie pozwoliło pracownikowi uniknąć konieczności poniesienia kosztów lub pozwoliło osiągnąć mu przychód.
W kontekście darmowych przekąsek czy napojów nie sposób określić, jaką wartość „konsumuje” konkretny pracownik. Dlatego też tego rodzaju świadczenia nie są opodatkowane podatkiem dochodowym.
Więcej o podatkach przeczytasz na Bizblog.pl:
Artykuły spożywcze dla pracowników – ograniczenia
Ustawodawca umożliwia pracodawcy zaliczenie do KUP wydatków związanych z zakupem artykułów spożywczych dla pracowników. Obowiązują jednak pewne ograniczenia.
Zasada ta nie odnosi się do produktów wręczanych pracownikom w formie prezentów, na przykład paczek świątecznych. Do KUP nie zaliczymy też wydatków na alkohol. Sporna jest natomiast kwestia zakupu obiadów dla współpracowników. O ile w przypadku etatowców nie ma wątpliwości co do zaliczenia wydatku w koszty, o tyle fiskus stoi na stanowisku, że posiłki dla osób współpracujących (prowadzące własną działalność gospodarczą) z kosztów podatkowych należy wykluczyć.
