Ulga B+R. Dla kogo jest? Jak z niej skorzystać?
Ulga B+R to jedna z preferencji podatkowych, z której mogą skorzystać przedsiębiorcy prowadzący prace badawczo-rozwojowe. Ustawodawca wymaga jednak potwierdzenia zaangażowania pracowników w tego typu działalność, poprzez sporządzanie stosownej ewidencji.
Czym jest ulga B+R i kto może z niej skorzystać?
Ulga na badania i rozwój ma za zadanie zachęcać podatników do inwestowania w działalność badawczą oraz rozwojową. Skierowana jest do osób fizycznych i prawnych prowadzących działalność gospodarczą, jednak nie mogą z niej skorzystać podatnicy wykonujący działalność osobiście.
Ulga B+R polega między innymi na odliczeniu od podstawy opodatkowania 200 proc. kosztów osobowych związanych z zatrudnianiem pracowników realizujących prace badawczo-rozwojowe. Ulgi nie można zastosować na etapie obliczania zaliczek na podatek dochodowy – stosownych odliczeń dokonuje się dopiero w deklaracji rocznej.
W jaki sposób ewidencjonować koszty osobowe związane z działalnością badawczo-rozwojową?
Podatnik, który chciałby skorzystać z ulgi B+R, zobowiązany jest udowodnić, że dany pracownik wykonuje działalność badawczo-rozwojową w ramach realizowanych obowiązków zawodowych. Prawo dopuszcza dokonanie odliczeń względem osób zatrudnionych na umowę o pracę bądź umowę cywilnoprawną.
Niemniej jednak pracodawca zobowiązany jest prowadzić ewidencję, na podstawie której będzie można jednoznacznie ocenić, jaki procent kosztów osobowych kwalifikuje się jako koszt w ramach ulgi B+R. Prowadzenie tego typu ewidencji generuje niemałe problemy. Ustawodawca nie precyzuje nawet, w jakiej formie wspomniana ewidencja miałaby zostać sporządzona.
Do dyspozycji podatników pozostają jedynie wskazówki Ministerstwa Finansów, które dotyczą co prawda ulgi IP BOX, jednak mogą mieć przełożenie na ulgę B+R. Ministerstwo radzi, aby w ewidencji uwzględnić procentowy podział na działalność badawczą oraz rozwojową i działalność pozostałą.
Ujęcie kosztów osobowych w księgach podatkowych
Podział kosztów osobowych na te związane z działalnością B+R oraz pozostałą może być prowadzony z zastosowaniem arkusza kalkulacyjnego. Niemniej jednak należy uwzględnić go również w księgach podatkowych. W tym celu wyodrębnia się konta analityczne, na których ewidencjonowane są wydatki związane z ulgą B+R. Zapisy na tych kontach będą uwzględniane przy sporządzaniu rocznej deklaracji podatkowej oraz sprawozdania finansowego.
Więcej o ulgach podatkowych przeczytasz na Bizblog.pl:
Koszty osobowe to nie tylko wynagrodzenie
Jakie koszty osobowe można wziąć pod uwagę w kontekście ulgi B+R? Składa się na nie przede wszystkim wynagrodzenie pracownika oraz różnego rodzaju narzuty. Podatnik może również uwzględnić wydatki związane z wyposażeniem stanowiska pracy i zakupu niezbędnych urządzeń czy materiałów.
W rzeczywistości są to więc wszelkiego rodzaju koszty przypisane do konkretnego pracownika, ale w odpowiedniej proporcji, mając na uwadze ilość czasu poświęconego na działania badawczo-rozwojowe.
Kto odpowiada za prawidłowe ujęcie kosztów w ramach ulgi B+R?
Sposób obliczania proporcji, zgodnie z którą pewna część kosztów zostanie przypisana działalności badawczo-rozwojowej, powinien ustalić podatnik. Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że koszty należy ewidencjonować w ujęciu miesięcznym, mając na uwadze rodzaj realizowanego projektu. Prowadzona dokumentacja powinna zawierać szczegółowy opis czynności wykonywanych w ramach prac badawczo-rozwojowych. Jest ona dowodem w przypadku kontroli skarbowej, dlatego podatnik musi przedstawić ją osobom upoważnionym.
Pracodawca może scedować na pracownika obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w zakresie wykonywanych zadań. Obecnie ma on do dyspozycji wiele specjalistycznych programów, które pozwalają w krótkim czasie wypełnić dokumentację. Niemniej jednak powinien on na bieżąco nadzorować sposób, w jaki pracownik prowadzi ewidencję. W przeciwnym razie istnieje ryzyko zaliczenia do kosztów podatkowych w ramach ulgi wydatków, które nie powinny się tam znaleźć. Zaniżenie podstawy opodatkowania skutkuje koniecznością skorygowania deklaracji i uiszczenia zaległego podatku wraz z odsetkami.
