Prezenty i imprezy integracyjne. Jak rozliczyć się z fiskusem?
Końcówka roku to czas, w którym pracodawcy tradycyjnie wręczają pracownikom upominki rzeczowe oraz premie pieniężne. Jeśli nie są to prezenty o małej wartości, należy liczyć się z koniecznością dopełnienia formalności na gruncie podatku PIT, CIT oraz VAT. Wiele zależy jednak od tego, z jakich źródeł finansowane są świąteczne prezenty. Od strony podatkowej inaczej natomiast traktowane są spotkania integracyjne.
Udział w spotkaniu opłatkowym, a przychód pracownika i koszt pracodawcy
Organizowanie spotkań opłatkowych dla pracowników stało się już niemal biznesową tradycją. Pracodawca ponosi w związku z tym niemałe koszty, jednak – co do zasady – nie są one przychodem pracownika. Wynika to z faktu, iż aby można było rozpoznać przychód, muszą być spełnione trzy warunki:
- świadczenia zostały spełnione za zgodą pracownika,
- korzystanie ze świadczeń pozwoliło uniknąć poniesienia wydatku lub umożliwiło pracownikowi osiągnięcie przychodu,
- korzyść można przypisać indywidualnie do każdego pracownika.
Świadczenie takie jak spotkanie opłatkowe nie jest realizowane w interesie pracownika, nie osiąga on też przychodu z tytułu udziału w nim. Pracodawca może natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (KUP) wydatki poniesione na organizację wigilii zakładowej, jednak wyłącznie w sytuacji, gdy sprzyja ona na przykład wydajności pracowników. Przyjmuje się, że spotkania o charakterze integracyjnym mają cel motywacyjny, jednak warto sporządzić z nich krótką notatkę, która będzie dowodem w razie kontroli skarbowej. Do KUP nie można natomiast zaliczyć wydatków na alkohol.
Prezenty dla pracowników. Kiedy należy rozliczyć w podatku dochodowym?
Prezenty świąteczne dla pracowników mają charakter rzeczowy albo pieniężny. Limit ustawowy, do którego nie trzeba naliczać podatku dochodowego ani składek ZUS, to 200 zł. Niestety, dotyczy on jedynie przedsiębiorców, natomiast nie ma zastosowania w stosunku do pracowników. Ustawodawca przewiduje obowiązek zapłaty podatku dochodowego od każdego prezentu otrzymanego od pracodawcy, jeśli sfinansowany jest on ze środków obrotowych firmy.
Pracodawcy szukają jednak sposobu na to, aby nie płacić podatku od upominków dla zatrudnionych. Rozwiązaniem może być uznanie prezentu za darowiznę, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym ani oskładkowaniu. Niemniej jednak należy rozważyć, czy nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn. Limit ustawowy dla III grupy (osób niespokrewnionych) wynosi 5733 zł i dotyczy kolejnych pięciu lat. Utożsamianie upominków z darowizną ma pewną wadę – pracodawca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatków poniesionych w związku z ich zakupem. Ponadto granica pomiędzy darowizną a dodatkiem do wynagrodzenia jest bardzo cienka. O ile można za nią uznać upominek rzeczowy, o tyle dodatkowa premia roczna jest w rzeczywistości wynagrodzeniem, które należy opodatkować i oskładkować.
Więcej o podatkach przeczytasz na Bizbog.pl:
Upominki dla pracowników a ZFŚS
Pracodawcy mogą sfinansować zakup upominków dla pracowników środkami zgromadzonymi na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Wypłacane są z niego także premie końcoworoczne lub świąteczne. Pracownicy, którzy otrzymają świadczenie o wartości do 2000 zł, nie zapłacą podatku dochodowego. Limit ten obowiązuje jednak wyłącznie do 31 grudnia 2023 roku – od 1 stycznia 2024 roku wraca poprzedni limit (obowiązujący przed pandemią COVID-19), który wynosi 1000 zł.
Kwota dotyczy wszystkich świadczeń otrzymanych przez pracownika w roku podatkowym, a więc również dodatków wakacyjnych czy dofinansowania do wypoczynku dzieci.
Przekroczenie ustawowego limitu nakazuje opodatkowanie świadczenia na zasadach ogólnych. Pracodawcy powinni pamiętać, że finansując zakup prezentów i wypłatę premii świątecznych z ZFŚS, nie będą mieli prawa do zaliczenia wydatków w KUP. Ponadto nie będą oni mogli odliczyć podatku VAT – nie wykazują w deklaracji ani VAT naliczonego, ani należnego z tytułu przekazania prezentów.
