Nota księgowa - kiedy można się nią posłużyć, jak wystawić
Nota księgowa jest dokumentem umożliwiającym ewidencję niektórych kosztów i przychodów. Jednak ze względu na liczne ograniczenia w praktyce stosowana jest rzadko. Sprawdź, kiedy można się nią posłużyć.
Czym jest nota księgowa?
Nota księgowa to dokument służący do przeprowadzania rozliczeń między przedsiębiorcami. Za jej pomocą można ewidencjonować operacje, które nie podlegają pod ustawę o podatku od towarów i usług. Zatem, jeśli w danym przypadku istnieje obowiązek naliczenia VAT, nie można wystawić noty księgowej. Dokumentuje ona takie zdarzenia, jak na przykład:
- naliczenie odsetek umownych,
- obciążenie karą umowną,
- obciążenie odszkodowaniem,
- przeniesienie na nabywcę kosztów niepodatkowych (nieobjętych podatkiem od towarów i usług),
- obciążenie pracownika kosztami kar.
Jak wystawić notę księgową?
Żadna ustawa nie precyzuje, jak powinna wyglądać nota księgowa. Natomiast ze względu na to, że stanowi ona dowód księgowy (będąc podstawą dokonania zapisu w księgach rachunkowych), musi spełniać wymogi przedstawione w art. 21 ustawy o rachunkowości. Obligatoryjne jej elementy to:
- nazwa „nota księgowa”,
- numer identyfikacyjny,
- określenie stron biorących udział w operacji gospodarczej,
- opis operacji i jej wartość,
- data przeprowadzenia operacji,
- data sporządzenia noty księgowej (jeśli jest inna niż data operacji),
- podpis wystawcy,
- podpis osoby, od której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych,
- podpis osoby odpowiedzialnej za zakwalifikowanie noty jako dowodu księgowego.
Notę księgową można sporządzić w formie pisemnej lub elektronicznej.
Rodzaje not księgowych
Noty księgowe dzielimy ze względu na przeznaczenie:
- nota obciążeniowa – dokumentuje przychody i koszty, które nie są obciążone podatkiem VAT,
- nota uznaniowa – wystawiana przez stronę, która jest winna drugiej stronie należność,
- nota obciążeniowo-uznaniowa – wystawiana, gdy możliwe jest jednoczesne obciążenie i uznanie obciążenia przez stronę.
Noty dzielimy także na:
- wewnętrzne – dotyczą rozliczeń przeprowadzanych wewnątrz organizacji,
- zewnętrzne – dotyczą rozliczeń prowadzonych z innymi podmiotami.
Nota księgowa a nota korygująca – różnice
Nota księgowa i nota korygująca to dwa używane zamiennie sformułowania. Tymczasem mają one zupełnie inne zastosowanie, dlatego nie powinny być mylone. Nota korygująca może być wystawiona w ściśle określonych w ustawie o podatku od towarów i usług przypadkach. Co ważne, nie odnosi się ona do samej kwoty podatku, a na przykład ilości dostarczonego towaru. Gdy mowa o poważniejszych uchybieniach, trzeba wystawić fakturę korygującą. Co ważne, nota korygująca może być wystawiona jedynie przez nabywcę. Natomiast notę księgową może wystawić zarówno nabywca, jak i sprzedawca.
Więcej poradników znajdziesz na Bizblog.pl:
Nota księgowa w praktyce
Wszystkie operacje gospodarcze, jakie ewidencjonujemy w księgach rachunkowych, muszą być podparte odpowiednimi dokumentami. Najczęściej są to faktury, wyciągi bankowe czy dokumenty sprzedaży, jednak w niektórych przypadkach zasadne jest sporządzenie noty księgowej. Ze względu na swoją specyfikę ma ona ograniczone zastosowanie w praktyce. Dokumentuje jedynie zdarzenia nieobjęte podatkiem VAT, a te zachodzą znacznie rzadziej, niż sprzedaż towarów czy usług. Jednak warto o niej pamiętać, ponieważ to właśnie wtedy, gdy nie wiemy, jakim dokumentem się posłużyć, najczęściej przychodzi czas na notę księgową. Prawidłowa sporządzona, stanowi podstawę dokonania zapisu w księgach rachunkowych.
