Można wyrzucić papierowe faktury. Fiskus to potwierdził
Skany wystarczą, by odliczyć VAT. Skarbówka zgodziła się na elektroniczne przechowywanie faktur, jeśli zapewnisz autentyczność, czytelność i dostępność dokumentów.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną na wniosek spółki z branży medycznej. W decyzji uznał za prawidłowe stanowisko spółki, zgodnie z którym możliwe jest przechowywanie dokumentów sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności archiwizacji papierowej. Potwierdził też, że faktury zakupowe przechowywane elektronicznie dają pełne prawo do odliczenia podatku VAT, o ile spełnione są określone warunki przewidziane w ustawie o VAT.
Czy można faktury skanować, a papier utylizować?
W interpretacji poruszono trzy kluczowe kwestie – czy możliwe jest elektroniczne przechowywanie dokumentów sprzedażowych, zakupowych oraz czy można na tej podstawie odliczać VAT. Spółka przekonywała, że taka forma przechowywania jest zgodna z ustawą o VAT, o ile zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Fiskus zgodził się z tym stanowiskiem i uznał, że proponowany sposób archiwizacji jest zgodny z obowiązującym prawem.
Podstawą interpretacji były przepisy ustawy o VAT, które precyzują m.in. warunki przechowywania faktur, wymagania co do ich autentyczności i dostępności dla organów podatkowych oraz zasady odliczania VAT w przypadku działalności mieszanej. Skarbówka wskazała, że kluczowe jest, by faktury były przechowywane przez co najmniej pięć lat, umożliwiały szybkie odnalezienie i były dostępne online, jeśli przechowywane są za granicą.
Czytaj więcej o podatkach:
Jak wygląda cyfrowa archiwizacja faktur w przypadku tej firmy? Dokumenty papierowe są skanowane, rejestrowane w systemie i utylizowane po weryfikacji. Faktury elektroniczne są ewidencjonowane, oznaczane kodem kreskowym i zabezpieczane przed edycją. Weryfikacja danych odbywa się poprzez kontrole biznesowe, które obejmują sprawdzenie danych kontrahenta, zgodności z umowami oraz przypisanie dokumentu do konkretnego zdarzenia gospodarczego.
Jakie warunki trzeba spełnić?
Skarbówka potwierdziła, że elektroniczne przechowywanie dokumentów spełniające wymienione warunki jest w pełni zgodne z przepisami. KIS wskazał, że istotne jest zapewnienie bezzwłocznego dostępu do dokumentów i ich podział na okresy rozliczeniowe. Co ważne, forma przechowywania dokumentu nie ma wpływu na możliwość odliczenia VAT-u, o ile faktura zawiera wymagane dane i dokumentuje transakcję związaną z działalnością opodatkowaną.
Z interpretacji wynika też, że spółka ma prawo do odliczenia VAT-u z faktur elektronicznych, jeśli dotyczą one zakupów związanych z czynnościami opodatkowanymi. W przypadku działalności mieszanej konieczne jest albo przypisanie kosztu do konkretnej czynności, albo zastosowanie proporcji zgodnie z ustawą o VAT. Tylko wówczas odliczenie VAT-u będzie prawidłowe i niezakwestionowane przez organy podatkowe.
Takie podejście skarbówki do archiwizacji otwiera firmom drogę do uproszczenia i cyfryzacji dokumentów. Dzięki elektronizacji możliwa jest oszczędność miejsca, czasu i kosztów, jednak konieczne są odpowiednie zabezpieczenia systemowe i procedury wewnętrzne. Firma musi też pamiętać o konieczności zachowania dostępności dokumentów dla urzędników oraz przestrzegania obowiązujących terminów przechowywania.
