Faktura zaliczkowa – kiedy ją wystawić i jak rozliczyć?
Przedsiębiorcy mogą pobierać od swoich kontrahentów zaliczki na poczet dostawy towarów lub wykonania usług. Otrzymanie przedpłaty wiąże się jednak z koniecznością wystawienia faktury zaliczkowej, która rodzi obowiązek podatkowy na gruncie podatku VAT.
Faktura zaliczkowa dotyczy otrzymanej na poczet dostawy towaru lub wykonania usługi przedpłaty. W przeciwieństwie do faktury końcowej nie rodzi obowiązku podatkowego na gruncie podatku dochodowego, jednak ma konsekwencje w kontekście podatku VAT. Sprzedawca zobowiązany jest bowiem odprowadzić VAT należny, natomiast kupujący ma prawo odliczyć wysokość VAT.
Faktura zaliczkowa nie musi być wystawiana w każdym przypadku – dotyczy ona jedynie transakcji, w których sprzedający otrzymuje przedpłatę. Co do zasady, jest to dokument, którym posiłkują się przedsiębiorcy w transakcjach B2B, jednak istnieje możliwość uzyskania faktury zaliczkowej przez osobę fizyczną. Sprzedawca wystawia ją na żądanie kupującego, który nie prowadzi działalności gospodarczej.
Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa i kiedy należy ją wystawić?
Art. 106f ustawy o VAT wskazuje, iż faktura zaliczkowa powinna zawierać:
- kolejny numer identyfikujący,
- dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy,
- datę wystawienia,
- numery identyfikacji podatkowej,
- dane dotyczące zamówienia,
- kwotę netto oraz brutto,
- kwotę VAT,
- numery wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych, jeśli dotyczą one tego samego zamówienia.
Fakturę zaliczkową można wystawić nawet na 60 dni przed otrzymaniem płatności. Niemniej jednak samo przekazanie jej kupującemu nie generuje jeszcze obowiązku na gruncie podatku VAT. Powstaje on dopiero w momencie otrzymania zapłaty. Nabywca ma natomiast prawo odliczyć podatek VAT, jednak – podobnie jak sprzedawca – dopiero po zrealizowaniu płatności. Jeśli przedsiębiorca nie wystawił wcześniej faktury zaliczkowej, ma obowiązek zrobić to najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał pieniądze.
Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli sprzedawca otrzyma część zapłaty przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi, wystawia fakturę zaliczkową. Od tej reguły przewidziano jednak wyjątek – dotyczy on sytuacji, w której zarówno otrzymanie płatności, jak i realizacja zamówienia mają miejsce w tym samym okresie. Rozliczenie transakcji nie wymaga wtedy wystawienia faktury zaliczkowej, sprzedawca może od razu wystawić fakturę końcową. Niemniej jednak należy na niej wskazać datę otrzymania zaliczki, gdyż to w niej, co do zasady, powstaje obowiązek podatkowy.
Więcej porad na temat podatków i rachunkowości
Faktura zaliczkowa a faktura końcowa
Faktura końcowa wystawiana jest, jeśli otrzymana przez podatnika zaliczka nie opiewa na pełną kwotę transakcji. Przykładowo w sytuacji, gdy przedsiębiorca otrzymał przedpłatę w wysokości 200 zł, a wartość usługi to 400 zł, ma on obowiązek wystawić fakturę końcową. W dokumencie tym należy zamieścić informacje dotyczące otrzymanych zaliczek, pomniejszając o ich kwotę należność główną. Faktury końcowe wystawia się na zasadach ogólnych, mając na uwadze zapisy ustawy o podatku VAT. Nie trzeba natomiast wystawiać ich w sytuacji, gdy faktura zaliczkowa obejmuje całość zapłaty. Jeśli do jednej transakcji przypisanych jest kilka faktur zaliczkowych, to w ostatniej należy wymienić wszystkie poprzednie.
Faktura zaliczkowa a podatek dochodowy
Faktura zaliczkowa nie generuje obowiązku podatkowego na gruncie podatku PIT lub CIT – dopiero fakturę końcową należy ująć w księgach, rozpoznając odpowiednio przychód. Jeśli faktura zaliczkowa staje się fakturą końcową, to przychód ujmuje się w momencie zakończenia dostawy towaru lub wykonania usługi. Oznacza to, że faktura zaliczkowa w kontekście podatku dochodowego wywołuje skutki jedynie w sytuacji, gdy opiewa na pełną kwotę zamówienia. Wtedy też podlega ewidencji księgowej.
